Conversations 1-1. Moteur de communication

Je pense que le sujet des conversations en tête-à-tête, 1-1 ou peu importe comment ils les appellent, aurait pu mettre un peu les dents sur le bord. Mais parler de la nécessité de conversations avec les employés et ne pas mentionner les conversations personnelles périodiques revient à parler de l'appareil d'une voiture, mais en contournant le moteur.



Ici, je veux partager mes principes des conversations 1-1, qui, à mon avis, sont légèrement différents des conversations classiques, ainsi que donner des exemples de questions qui devraient ou ne devraient pas être soulevées dans de telles conversations, et comment il est préférable de le faire de manière formelle et informelle.



Je ne prétends pas être la vérité ultime. Chacun choisit un instrument à son goût et à sa situation. Mais j'espère que mon outil sera utile à quelqu'un.





^{Pas nécessairement formel. L'essentiel est seul. Photo de Charles Deluvio sur Unsplash}



Je crois que les conversations 1-1 sont la base des relations avec les collègues. Sans cela, d'autres conversations de gestion perdent la part du lion de leur efficacité et de nombreux processus deviennent totalement impossibles.



Pourquoi? Voici quelques raisons de ma pratique:

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Je me souviens encore très douloureusement du départ d'un des employés. Lors de l'entretien de sortie (j'essaie de parler à la personne le dernier jour de son travail), il m'a dit: «Sash, tu me parlais souvent, une fois tous les 1 à 2 mois, puis tu t'es arrêté. Je mijotais en moi-même, je n'avais personne avec qui partager, j'ai commencé à avoir des problèmes à la maison, j'ai commencé à m'épuiser au travail. Mais personne ne s'en fichait. Je ne m'attendais pas à une aide psychologique . Je voulais juste au moins une attention minimale , au moins au travail. " Et cela a été dit par un homme qui respirait l'optimisme, selon lequel on ne peut pas dire qu'il est en train de s'épuiser ou qu'il a des problèmes. Ce n'est pas une excuse pour moi. Cela me rappelle maintenant qu'il est impossible, malgré les «impressions», d'arrêter de communiquer avec l'équipe en tant que personnes.

Alors qu'est-ce que 1-1?

Il y a un point de vue que 1-1 est une réunion spécifique, généralement strictement périodique, souvent avec des questions formulées avec précision.



Je suis d'accord. Vous pouvez le faire. Parfois, cela doit même être fait. Et cela est très utile.



Mais! Pour moi, ce n'est pas nécessairement une réunion individuelle préétablie, ce n'est pas un événement officiel. Pour moi, le 1-1 est un moyen d'apprendre à connaître les gens et d'établir des relations personnelles avec eux .





^{Lors du rafting, traditionnel pour mon équipe, les rencontres sont particulièrement sincères. Photo de Priscilla Du Preez sur Unsplash}



Une fois par mois, en prévenant vos collègues à l'avance, vous pouvez parler avec chaque membre si cela vous convient le mieux, à vous et à l'équipe.



Je préfère simplement parler périodiquement avec les gens, apprendre ce qui se passe dans leur vie, où ils vont, quels problèmes ils ont. J'adore mes gars, car même si je n'ai pas d'intérêts communs avec quelqu'un (et qu'il est difficile de trouver de l'intérêt avec chacune des centaines de personnes), j'essaie de comprendre ce qui les anime, ce qui les intéresse, comment je peux les aider.



Il est important de ne pas confondre 1-1 avec Performance Review. Ce sont deux formes d'interaction complètement différentes, servant des objectifs différents, réalisées à des intervalles différents. Et si la présence d'un Performance Review dans une entreprise, je considère pas nécessaire (différentes entreprises suivent les progrès de différentes manières, se fixent des objectifs, etc.), alors 1-1 est nécessaire indépendamment de l'organisation des processus de production et de formation et du système de fixation des objectifs.

Que demander?

Il est difficile de commencer. Il est difficile, sans aucune raison, d’écrire à l’employé «hé, bonjour, comment vas-tu?» Surtout si vous ne l'avez jamais fait. Par conséquent, nous devons essayer de mettre en œuvre cette pratique dès le premier jour , lorsqu'une personne rejoint l'équipe.



Mes gars me connaissent déjà, donc ils ne sont pas surpris de ma question: «Comment vas-tu? Comment allez-vous? Comment ça marche? "



La dernière question que je remplace ou complète souvent selon la situation: «Comment se passe ta formation dans une auto-école?», «As-tu réussi à inscrire ton enfant dans une école maternelle?» etc.



Connaissez votre équipe et vous n'aurez pas à trouver par où commencer.



Pendant la conversation, essayez de découvrir:

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Il n'est pas nécessaire de tout apprendre ou d'avoir le même plan pour chaque conversation. Essayez simplement de garder les réponses à ces questions toujours dans votre champ de vision et mettez à jour vos informations à leur sujet avec une certaine fréquence.

Qu'est-ce qui est important?

Être sincère!

^{"Faites en sorte que les gens se sentent aimés aujourd'hui." Photo par Clay Banks sur Unsplash}



Pour moi, c'est le plus important: être sincère et s'intéresser à une personne. De fausses listes de questions artificielles, un sourire forcé, la technique de «l'écoute active» - oubliez tout. Si vous ne pouvez pas être sincère dans votre intérêt, alors il vaut la peine d'envisager une réunion officielle 1-1. Il est également nécessaire de manifester sincèrement de l'intérêt, mais les exigences sont nettement inférieures à celles des conversations informelles.



Soit dit en passant, les coûts émotionnels élevés sont l'une des raisons pour lesquelles il est impossible de tenir de nombreuses réunions en une seule journée. Maintenez votre équilibre émotionnel. Le maximum est généralement de 3 à 4 réunions par jour .

Avoir un retour

Rencontrer les membres de l'équipe ne consiste pas seulement à mieux connaître la personne. Il s'agit également de mieux se connaître et de comprendre ce qui doit être changé en soi et dans l'entreprise. Renseignez-vous, clarifiez ce qui manque en vous, ce qui manque dans la façon dont vous lui parlez, comment vous donnez votre avis.



Je n'aime pas vraiment donner des commentaires lors des réunions , comme le recommandent de nombreux documents 1-1. Et il y a plusieurs raisons à cela:

• les éloges doivent être opportuns . Cela signifie: pour faire l'éloge d'une personne, il n'est pas nécessaire d'attendre un mois le moment où «vous avez la chance de parler». Félicitez dès que l'employé le mérite. Ainsi, il comprendra ce que vous attendez de lui, et cela le stimulera à faire de même à l'avenir.
  
  
• la rétroaction corrective ne doit pas être retardée . Pourquoi attendre la réunion si la personne a des problèmes maintenant? Dans l'espoir qu '"il se guérira tout seul"? Bonjour au responsable de la conduite autonome.
  
  
• Ne confondez pas conversation sur la personne et rétroaction corrective . Pourquoi créer un précédent: "Je lui ai versé mon âme, et il a immédiatement commencé à me réclamer"?

Une exception est lorsque la rétroaction parvient au tribunal.



"J'ai aimé le problème XXX" - "Au fait, vous l'avez fait parfaitement, merci de votre aide!"



«A cause de cette auto-école, je n'ai pas le temps de faire quoi que ce soit» - «Oui, je me souviens, nous avons parlé de cette question. Je vois que cela se résout lentement. Comment puis-je aider ici? "



Etc.



Alors pourquoi tant de gestionnaires préconisent-ils cette approche? Je vois deux raisons principales:

1. Formalisation
2. La conversation n'est pas menée avec un rapport direct.

Il est difficile de donner une rétroaction en temps opportun si vous ne travaillez pas en étroite collaboration avec la personne, vous devez donc donner lorsque vous parlez en tête-à-tête. Il n'y a rien de mal à cela. Telles sont les circonstances. Et c'est le style de gestion. Chacun a le sien. Je soupçonne que je pourrais un jour arriver à la même chose.

Ne croyez pas toujours ce qu'on vous dit

J'ai eu un employé qui, dans une conversation, a mentionné comment il aimerait devenir ingénieur en automatisation (l'une des options de développement pour un spécialiste des tests). Quand j'ai dit que nous avions un projet où vous pouvez apprendre cela, et j'étais prêt à aider, il a immédiatement reculé, admettant qu'il avait dit cela uniquement parce que «le développement est encouragé dans notre département, et si vous ne développez pas, oh vous commencez à mal penser. " C'est ça. Combien de raisons de penser ici? )



Malheureusement ou heureusement, mais parfois les employés essaient de deviner les souhaits du directeur et lui font plaisir. C'est mauvais quand ça se transforme en système!



C'est un sujet pour un article séparé, mais il vaut la peine de s'en souvenir: si vous remarquez que trop souvent les gens attendent votre décisiontout d'abord, ils attendent d'entendre ce que vous en pensez, vous supprimez donc l'initiative... Il est difficile pour une petite pousse de pousser sous un arbre en expansion. C'est un grand danger - l'équipe peut glisser dans le contrôle administratif et devenir extrêmement inefficace. Un tel malheur se produit souvent avec des dirigeants forts, charismatiques ou oppressifs. Il y a un tas d'exemples: du président d'une ferme collective qui gronde pour n'importe quelle raison (même absente) et enseigne à tout le monde comment traire, tondre, traiter et extraire l'huile, à un gestionnaire qui s'avère avoir trop souvent raison et les gens sont habitués au fait que s'ils ne résolvent pas le problème , un bon oncle viendra décider de tout. Le résultat sur le long terme est toujours le même: une équipe incapable de travailler en autonomie, l'incapacité à déléguer suffisamment les tâches, et par conséquent l'incapacité de grandir du fait que tout est fermé sur une seule personne. Leader trop durmal gérer son sang-froid est souvent le même pour une entreprise qu'un dictateur l'est pour un pays . Cela peut même aider à court terme; à long terme, cela conduit à des échecs.





C'est aussi un manager ...



Donc, j'ai déjà dit tellement de fois sur les conversations formelles qu'il vaut la peine de s'y attarder plus en détail.

Formalisation 1-1

Comme je l'ai déjà dit, il n'y a rien de mal à officialiser les conversations. Tel est le style. Chacun a le sien.



Je ne peux donner que quelques recommandations que j'ai développées lorsque j'ai essayé cette approche, et qui sont apparues à la suite d'observations de personnes ayant cette approche.

Régularité

Dans une approche formelle, la régularité est de la plus haute importance. Les gens attendent une réunion . De plus, les gens peuvent ne pas signaler le problème tant que vous ne vous rencontrez pas. Et si vous n'avez pas tenu de réunion, alors: a) vous n'avez pas été informé du problème; b) vous avez reçu une puissante charge négative dans votre direction. Les gens considéreront cela comme un manquement à votre promesse.... Même si tu n'as rien promis. Cela me rappelle d'appeler mon petit-fils chez ma grand-mère. Le petit-fils aimait beaucoup sa grand-mère, il appelait donc régulièrement avec une fréquence strictement spécifiée. Et d'une manière ou d'une autre, j'ai raté l'appel. La prochaine fois, la conversation a commencé par la phrase «Eh bien, bonjour, petit-fils. Vous oubliez complètement votre grand-mère, vous n'aimez pas. J'attends. Vous avez appelé avant, nous avons donc convenu d'appeler, mais vous n'appelez pas. " Etes-vous d'accord? O_o Le petit-fils s'est souvenu de la leçon, les appels sont devenus plus chaotiques. Il n'y a plus eu de plaintes de ce genre, bien qu'en moyenne il n'y ait pas eu plus ou moins d'appels.



Un de mes employés, qui faisait partie de l'équipe avec un responsable qui préférait des réunions plus formelles, avait un problème sur le projet. Il n'a pas si bien travaillé avec l'un des membres de l'équipe qu'il était prêt à quitter. Mais il ne m'en a parlé ni à personne. J'avais hâte de me rencontrer.L'homme a tout gardé pour lui pendant près d'un mois et a bouilli. Et le problème a été résolu en un jour . Et il a admis qu'il était au courant de l'opportunité d'aller voir le manager et de parler, mais depuis honore les processus et le temps des autres, il ne l'a pas fait, prévoyant la prochaine réunion.



À propos, cette caractéristique de la psyché humaine rend les réunions formelles plus appropriées que les réunions informelles pour les personnes qui, en raison de leur nature, ne sont pas en mesure de poser des questions ou de se tourner d'abord vers le leader. Plus d'une fois, j'ai rencontré une situation où des employés modestes et calmes préféraient attendre que je leur parle, puis ils ont posé un tas de questions. Et, je pense, tout le monde n'a pas été interrogé à cause de la spontanéité de telles rencontres. J'ai essayé de rendre les rencontres avec eux moins spontanées et plus formalisées. Si vous avez de telles personnes dans votre équipe, faites attention à cela. Probablement, il leur sera plus facile de se préparer pour une réunion à l'avance , ce qui signifie que 1-1 devrait être négociable avec eux, et peut-être même dans une certaine mesure formalisé, et non spontané.

Temps

Déterminez la fréquence des réunions avec chacun individuellement. Les employés doivent également être mentalement préparés pour la réunion. Il n'est pas nécessaire de rencontrer tout le monde une fois toutes les 2 semaines ou une fois par mois. Déterminez une fréquence confortable pour les deux parties.



Prendre rendez-vous. La rencontre est formelle, vous et l'interlocuteur devez y être prêts. Ce sera plus productif, et une telle réunion a beaucoup plus de chances de couvrir des questions importantes.



Ne traînez pas la réunion. Je recommande d'allouer environ 30 minutes pour chacun (et 60 minutes dans le calendrier, juste au cas où):

• 10 minutes pour les questions et problèmes des employés;
• 10 minutes pour les commentaires, la rétroaction et l'examen des accords conclus antérieurement;
• 10 minutes sur les tâches à venir, les idées, les aspirations d'un employé, l'élaboration et la prise de décisions.

Il est clair que l'heure est approximative. Je ne me tiens jamais avec un chronomètre et je mets de côté autant de temps que nécessaire. Parfois, la réunion doit être divisée en plusieurs, si des moments surviennent que nous n'avons pas le temps de couvrir.

Résultats et conclusions

C'est très bien si, sur la base des résultats de votre conversation, un employé ou vous-même décrivez ce à quoi vous êtes arrivé. Il est difficile d'imaginer combien de fois je suis tombé sur le fait que les deux parties croyaient avoir pris certaines décisions. Mais en le décrivant, il s'est avéré que ces solutions sont complètement différentes.



Si vous décidez que vous avez besoin de faire quelque chose, cela devrait certainement être corrigé immédiatement.



N'hésitez pas à conserver vos propres dossiers. Le crayon le plus terne est plus net que le souvenir le plus net. Nous avons tendance à oublier, en particulier les détails. Notez les choses importantes que vous avez découvertes par vous-même. Revenez à ces notes.



En passant, les conseils de cette section s'appliquent également aux réunions informelles. C'est juste que la discipline exige beaucoup plus.

Les sujets

Les sujets sont généralement les mêmes que pour les réunions informelles:

• Questions personnelles;
• développement;
• les problèmes de conception;
• questions visant à comprendre la personne et l'employé;
• question sur l'entreprise;
• questions correctives.

En général, les réunions formelles sont mieux adaptées pour clarifier des questions qui sont davantage liées au travail, des réunions informelles pour maintenir et établir le contact. Ne négligez ni l'un ni l'autre aspect, quelle que soit la forme de travail que vous choisissez.

Des questions

Comme je l'ai promis plus tôt, j'ai essayé de rassembler et de résumer certaines des questions soulevées lors des réunions, ainsi que mon opinion à leur sujet.











En bref, ce que j'ai décrit est une rampe de lancement pour les conversations. Il m'a fallu beaucoup de temps pour perfectionner mes compétences et développer mon propre style de direction, et je ne peux pas dire que je suis même à mi-chemin). Mais je n'ai aucun doute que ce chemin est correct et nécessaire.



Après tout, tout est fait pour que les bonnes personnes soient présentes. Et les bonnes personnes sont la chose la plus importante que chaque manager possède. Ne les manquez pas.