Quel est le problème?
Peut-être, pour certains, rien. Mais nous avons rencontré un problème. Nous sommes engagés dans la construction et l'automatisation des systèmes de vente, la mise en œuvre du CRM, la création d'une infrastructure cloud pour les entreprises. En plus des départements de développement et de production, les projets des clients incluent souvent des spécialistes du marketing, des vendeurs, des comptables et d'autres employés. Et nous avons commencé à réfléchir à la manière d'organiser un processus de gestion de projet efficace.
Si le processus de développement et de production est organisé dans une plate-forme comme Jira ou GitLab, alors personne, à l'exception du développement, ne comprend quoi . Pour connecter un employé tiers au projet, vous devez le rencontrer, lui expliquer le contexte, corriger la tâche quelque part, puis surveiller le niveau de préparation dans les discussions de travail, obtenir le résultat via le chat et l'ajouter à Jira. Et ainsi à chaque fois.
Le développement est coupé des autres départements de l'entreprise, ils ne savent pas comment nous attirer et nous ne savons pas s'ils ont besoin de notre participation.
Il y a quelques années, nous avons découvert la plateforme Asana. Dans cet article, je souhaite vous expliquer comment nous avons organisé le processus de développement et de gestion de la production pour que:
- toute l'entreprise a travaillé dans un seul écosystème,
- tout le monde avait assez de fonctionnalités,
- il était possible d'estimer le coût de chaque projet en heures et en argent,
- le travail avec les clients était à long terme: non pas dans le cadre d'une tâche, mais dans le cadre d'un projet entier avec un arriéré constant d'idées.
Un peu d'apprendre à connaître Asana
J'ai passé 10 ans à rechercher un logiciel pratique pour la gestion de projet. Trello, Jira, Planfix, Megaplan, Bitrix24 et des dizaines d'autres trackers de tâches n'ont pas réussi le test de résistance. Puis j'ai trouvé Asana. Et tout a fonctionné.
À notre avis, c'est la meilleure et la plus rapide plate-forme pour la gestion de tâches et de projets. Aujourd'hui, Asana est le leader mondial de la popularité et de la satisfaction des utilisateurs. Ceci est démontré par le graphique de la cote g2.
Nous sommes fans d'Asana, nous avons même obtenu la certification pour pouvoir l'implémenter auprès des clients.
Je décrirai brièvement le processus de la vente à la mise en œuvre du projet
Puisque nous vendons des services informatiques, notre entonnoir est assez long et, vers la fin, il entre dans le département de production et, parfois, de développement.
Le service commercial effectue des manipulations standards: audit, approbation de proposition commerciale, signature d'un accord, transfert de la transaction en production. La production peut ne pas accepter le contrat: il doit obligatoirement indiquer le budget, la date de transfert à la production, le fonds de temps estimé pour la mise en œuvre du projet.
Grâce à la combinaison amoCRM + Asana, lorsque la transaction est transférée du service commercial à la production et vice versa, le travail n'est interrompu nulle part. La zone de responsabilité du département commercial est indiquée en bleu, la zone de responsabilité du département production, en rose - le département développement.
Il est important que le département de développement, contrairement au département de projet, ne soit pas impliqué dans tous les projets. Parfois, la configuration du système ne nécessite pas de solutions personnalisées.
Ainsi, lorsque le responsable a accepté le projet en production, le responsable des ventes en 1 clic se rend sur Asana (capture d'écran). Depuis amoCRM, le projet est automatiquement créé dans Asana.
Une tâche avec une carte de projet, les propositions commerciales sont automatiquement créées sur le tableau général des projets des clients. Tous les clients actuellement en production sont affichés ici. Ici, un responsable est nommé, les délais sont fixés, le type de travail est sélectionné et les statuts des tâches sont modifiés.
Le responsable peut lancer n'importe lequel des processus métier automatiques proposés dans la tâche:
- Rechercher / créer un projet client + y attacher une tâche
- Remplissez la tâche avec des informations sur la transaction
- Créer une offre à partir de la tâche actuelle
Le projet est rempli avec toutes les données spécifiées dans amoCRM. En fonction du type de services, un ensemble de sous-tâches est immédiatement créé pour la mise en œuvre des blocs de travail pertinents. Il ne reste plus au chef de projet qu'à décomposer les tâches détaillées, à affecter les responsables et les délais.
Ce tableau vous aide à mettre en œuvre de nouveaux projets. Mais il n'est pas pratique de contrôler les statuts actuels et la présence de projets dans la zone à risques sur celle-ci.
Comment nous regroupons les tâches et projets clients
Depuis le conseil général de tous les projets, le gestionnaire ajoute le projet à 3 autres tableaux:
- conseil des clients personnels;
- portefeuille de clients actifs;
- portefeuille de gestionnaires.
Voyons pourquoi nous avons besoin de chacune des entités.
Dans la capture d'Ă©cran, vous pouvez voir le tableau personnel du client.
Pourquoi ce conseil?
Nous avions l'habitude de penser en tâches. J'ai terminé la tâche, je suis allé en faire une autre. Il s'est avéré que nous faisons exactement la quantité de travail qu'il a demandée pour le client. Mais nous voulions construire des relations à long terme, nous sommes donc passés du travail avec les tâches au travail avec les clients.
Nous nous assurons de noter toutes les idées d'amélioration pour le client. Même s'il s'agit d'une pensée lancée accidentellement en l'air par un client, nous la réparons et la terminons. C'est ainsi que se forme le backlog des tâches, le travail avec le client ne se termine pas.
Qu'y a-t-il sur ce tableau?
Notre Asana est associé à plusieurs services:
- Système CRM (pour l'interaction avec le service commercial),
- TimeDoctor (pour le suivi du temps),
- ERP- ( ).
Nous avons ajouté un panneau de contrôle des ressources rapide à Asana. Vous survolez l'assiette au-dessus de la tâche et voyez qui et combien ont travaillé sur la tâche, quel bonus ils ont gagné.
Le travail du département de production est estimé à l'heure, il était donc important pour nous de suivre strictement le temps qu'il fallait à chaque employé pour résoudre les problèmes du client.
Quel est l'avantage d'utiliser le tableau?
En conséquence, dans le système ERP, nous voyons le rapport de projet . Statut de la transaction, participants au projet, budget du projet, heures travaillées et délais.
Nous pouvons prédire le coût de projets de développement similaires, le calcul des KPI devient totalement transparent et il n'y a pas de place pour l'illusion que le développement ne prend que quelques heures. Si nécessaire, nous avons toujours une interface que nous pouvons montrer au client pour le reporting.
Porte-documents Asana
Cette fonctionnalité est implémentée dans Asana depuis longtemps. Mais nous ne l'avons pas immédiatement apprécié. Dans un premier temps, nous venons de rassembler tous les projets de nos managers dans des portefeuilles. Il s'est avéré que pendant son séjour dans l'entreprise, Denis Kiselev a travaillé avec 61 clients.
C'est amusant à savoir, mais pas assez pour justifier le temps qu'il faut pour collecter. Et nous avons marqué sur les portefeuilles. Tout a changé lorsque nous avons assimilé le projet Asana à une seule transaction dans le système CRM.
Auparavant, le responsable souscrivait à tous les projets et recevait des notifications pour toutes les modifications dans la boîte de réception (flux de notifications). À chaque mise à jour de statut, un nouveau commentaire était affiché dans le flux, en commençant par le plus récent. Lundi, le chef s'est assis et a effectué les tâches de la boîte de réception de manière séquentielle. Les priorités sont hors de question et parfois des tâches importantes ne leur parviennent pas.
Il existe désormais un portefeuille d'employés et un portefeuille de départements de projets. Dans le premier, le manager gère ses projets, le second donne au manager une fonctionnalité de contrôle de la charge de travail actuelle de tous les employés.
Portefeuille du département de projet
Dans la capture d'écran, vous pouvez voir les projets triés par employés.
Une fois par semaine, le chef de projet met à jour le statut de chaque projet. Écrit ce qui a été fait la semaine dernière et ce qui est prévu pour la prochaine. Définit l'une des trois balises: sous contrôle, à risque, il y a des problèmes.
Le gestionnaire peut Ă©valuer rapidement:
- le volume actuel de clients dans le bureau d'Ă©tudes,
- le nombre de projets en cours pour chaque manager,
- nombre de tâches en retard par projets,
- la présence de problèmes et la nécessité de s'impliquer dans les projets,
- les délais du projet, le temps passé, l'étape de l'entonnoir et la priorité du projet.
Les portefeuilles nous aident également à produire des rapports. Après la mise à jour du statut du projet, le rapport sur les travaux terminés et prévus est automatiquement envoyé au chat avec le client.
Portefeuille d'employés
Même le chef du département de projet a son propre portefeuille. Si, pah-pah-pah, il renonce à ses pouvoirs, la nouvelle personne verra tous les projets contrôlés qu'il doit continuer à suivre.
Le personnel hiérarchique a également apprécié la commodité de la planification des charges de travail du portefeuille. Dans l'onglet «Charger», Asana analyse le volume des tâches en tenant compte des délais et avertit si un employé a prévu un nombre de tâches insupportable. Vous pouvez modifier les délais et ajuster les détails sans quitter cet onglet.
Correction de bugs et développement personnalisé
Une équipe distincte est responsable de notre développement. Dans le cadre du processus métier, il reçoit des tâches de deux types:
- punaise,
- nouveau développement.
Les bogues sont vérifiés, évalués pour leur criticité et soumis au service d'assistance technique.
Les tâches de développement proviennent soit du backlog des produits internes de l'entreprise, soit du chef de projet, si demandé au client.
Le processus de développement, en général, ressemble à ceci.
Les tâches ont frappé le conseil de développement d'Asana. Elle est là .
Le gestionnaire de tâches sélectionne le type «Bug» ou «Fonctionnalité», définit le degré de criticité, indique le client, les services internes de l'entreprise qui sont concernés par la tâche. Lorsque la tâche répond à toutes les exigences du règlement intérieur, l'expéditeur clique sur l'icône en forme d'éclair dans la barre supérieure au-dessus de la tâche et lance le processus métier automatique «Évaluer en cours de développement».
Le chef du département de développement reçoit une notification concernant une nouvelle tâche à évaluer, la tâche elle-même est déplacée vers un tableau distinct du même nom pour la durée de l'évaluation.
Après l'évaluation, le manager déplace la tâche vers le sprint correspondant au mois de l'achèvement prévu. Les tâches sont toujours sur plusieurs tableaux en même temps:
- au conseil d'administration personnel du chef de projet,
- sur le panneau de support technique,
- sur la carte de développement.
Tous les participants et employés qui contrôlent la tâche peuvent voir la progression de la tâche, recevoir des notifications et mener des discussions directement dans les commentaires de la tâche. Lorsque la tâche est terminée, le chef de projet ou le spécialiste du support technique responsable le «prend» à ses côtés afin de continuer à travailler sur le projet.
Que s'est-il passé lorsque nous avons ramené les départements de développement et de production dans un environnement unique avec l'équipe?
Premièrement, les projets clients sont devenus plus à long terme. En raison de l'arriéré constamment mis à jour, le chèque moyen a augmenté.
Deuxièmement, la qualité des projets s'est grandement améliorée, puisque le service développement pouvait poser une question au marketing, aux ventes, à la comptabilité, etc. à tout moment. Nous avons eu l'opportunité de connecter les compétences d'équipe nécessaires à temps et d'offrir des solutions d'un niveau complètement différent.
Troisièmement, les employés, les gestionnaires et les clients ont bénéficié d'une transparence totale dans les tâches planifiées et achevées. Nous avons appris à GÉRER les projets, réalisé qu'il s'agit d'un processus absolument technique dont le facteur humain peut être presque complètement éliminé.
Quatrième,l'équipe est devenue plus cohésive. Auparavant, les employés n'avaient aucune idée de ce que faisaient les mythiques services de développement et de production.
Maintenant, voyant le processus de développement et de configuration technique des systèmes:
- le service commercial trouve en lui des idées et de l'inspiration pour vendre,
- les spécialistes du marketing prennent régulièrement du contenu utile pour les publications, les articles, le positionnement et le contenu publicitaire,
- les managers analysent les besoins et le comportement des clients, ajustent la stratégie.
Le résultat est une transformation gagnant-gagnant-gagnant, dans laquelle nous, nos clients et nos partenaires avons gagné. Je serais heureux que vous partagiez votre opinion dans les commentaires: y avait-il quelque chose d'utile dans mon article et quelles méthodes de gestion de projet utilisez-vous dans le développement?