Nous comprenons tous que nous ne vivons pas au Japon, où il existe des contrats à vie. Tout employé peut quitter et changer d'emploi à tout moment qui lui convient. Mais en cours de travail, cette personne obtient un accès officiel aux valeurs de l'entreprise. Dans de nombreux cas, le travail efficace d'un spécialiste est impossible sans cet accès. Mais comment éviter les abus?
À propos des valeurs accessibles dans le service commercial
Dans cet article, je parlerai principalement du travail du service commercial, c'est là que les fuites se produisent le plus souvent.
Le directeur des ventes a généralement accès à ces types de valeurs:
- La finance. La relation est indirecte car, contrairement à la comptabilité, le service commercial n'interagit pas directement avec l'argent.
- Des produits. Ici aussi, l'accès n'est que partiel, puisqu'un autre service est en charge des soldes d'entrepôt.
- Information. Le point le plus important. Ce type de valeur est créé par le service commercial, et dans la plupart des cas, l'employé a un accès direct aux données qu'il a accumulées avec ses collègues.
Les manipulations financières ne sont possibles dans le département des ventes qu'indirectement, cela se produit par la manipulation des remises ou la différence des taux de change. Je ne parlerai pas en détail de ces méthodes ici. Les fraudes sont assez bien connues, tout comme les méthodes de protection contre elles. De plus, ces abus ne sont pas pertinents pour le sujet de la publication.
L'abus de marchandises peut être pratiqué en collaboration avec les employés des entrepôts. Le plus souvent, dans ce cas, des documents de dépenses sont créés sur la base desquels les marchandises sont expédiées. Ensuite, le document électronique est supprimé, la copie imprimée est détruite. Sur la base des résultats de l'inventaire, la pénurie est radiée aux coûts.
Une autre méthode consiste à créer un «reclassement» en fonction des documents. Dans le même temps, certains articles sont expédiés, tandis que d'autres apparaissent dans les documents, le plus souvent, à la demande de l'acheteur. Parfois, de telles actions sont effectuées sous la direction du gestionnaire, le plus souvent à l'initiative de l'employé. Lors du prochain inventaire, la pénurie est corrigée, la différence est radiée au «reclassement». Ces actions ne sont pas non plus classées comme secrets commerciaux.
Par conséquent, nous passons à la chose la plus importante - travailler avec l'information.
Secret commercial: qu'est-ce que c'est?
De nombreux chefs d'entreprise et propriétaires pensent à tort que tous les types d'informations que leurs employés reçoivent au travail pour exercer leurs fonctions officielles peuvent être considérés par défaut comme un secret commercial. Ces erreurs ont de tristes conséquences.
Un secret commercial n'est même pas l'information protégée elle-même, mais le mode de fonctionnement de l'entreprise. Ceux. seule l'introduction d'un certain mode de fonctionnement, y compris le flux de travail correspondant, contribuera à protéger les types d'informations sélectionnés par des secrets commerciaux.
Autrefois, l'expression «installation sécurisée» était associée à quelque chose de militaire, car il y avait un degré maximal de protection, y compris tout type de données. Aujourd'hui, les entreprises qui utilisent des secrets commerciaux peuvent être qualifiées de «régime», c'est-à-dire définir clairement les informations qu'ils protègent et prendre les mesures organisationnelles appropriées.
Les informations qui peuvent être obtenues dans le domaine public - nom, adresse, NIF, numéro de téléphone de l'entreprise, etc. - ne peuvent pas être "restreintes". En principe, toute information qui est dans le domaine public ne peut pas être considérée comme confidentielle, mais, avant tout, il faut être guidé par liste de l'article 5 de la loi fédérale sur les secrets commerciaux.
Article 5. Informations ne pouvant constituer un secret commercial
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- sur les conditions des appels d'offres ou des enchères pour la privatisation de la propriété de l'Etat ou des communes;
- sur la taille et la structure des revenus des organisations à but non lucratif, sur la taille et la composition de leurs biens, sur leurs dépenses, sur le nombre et la rémunération de leurs employés, sur l'utilisation du travail gratuit des citoyens dans les activités d'une organisation à but non lucratif;
- sur la liste des personnes habilitées à agir sans procuration au nom d'une personne morale;
- dont la divulgation obligatoire ou l'irrecevabilité de restreindre l'accès est établie par d'autres lois fédérales.
Les données sensibles sont les données que l'organisation considère comme "fermées", elles sont destinées exclusivement à un usage officiel et leur divulgation est considérée comme une violation des secrets commerciaux.
Au service commercial, les informations «régime» comprennent:
- Base de clientèle.
- Transactions avec les clients.
- Informations sur la relation avec les clients.
La base de clients comprend une liste d'organisations et d'individus qui sont des acheteurs (clients): leurs noms, noms complets des personnes à contacter, téléphones, adresses et autres modes de communication.
Les transactions sont les détails des relations financières (quand les clients paient, avec quels détails, quels paiements, etc.).
Les relations comprennent des informations sur les besoins des clients, la fréquence des applications, les spécificités des expéditions, etc. Sur la base de ces données, vous pouvez comprendre comment et ce qu'il est préférable de vendre à un client particulier.
Pourquoi vous devez protéger les informations
Il est extrêmement important de protéger toutes les catégories de données décrites ci-dessus par des secrets commerciaux. Ce n'est qu'alors que l'entreprise pourra fonctionner en toute sécurité.
Si ces données deviennent disponibles pour les concurrents, ils peuvent en tirer parti. Par exemple, ils contacteront vos clients et leur feront une offre intéressante avec les meilleurs prix ou des produits que vous ne pouvez pas leur proposer.
Souvent, les organisations coopèrent de manière continue, elles sont satisfaites de tout, elles ne surveillent donc pas le marché et ne savent pas qu'il existe des options de coopération plus rentables qu'elles ne le font actuellement. Mais si une offre intéressante arrive à une telle entreprise, il est fort probable que l'organisation changera de fournisseur. L'entreprise ayant fait l'objet d'une fuite perdra des bénéfices.
En savoir plus sur la fuite: comment ça se passe
Les options les plus courantes sont:
- L'employé télécharge lui-même une copie de la base de données sous n'importe quelle forme pratique. Il peut s'agir de fichiers de données ou d'informations sur papier.
- Lors d'une communication par e-mail avec un client, des copies sont envoyées à la boîte aux lettres de l'employé ou à des tiers. L'examen de ces informations vous aide à obtenir les informations dont vous avez besoin.
De telles «fuites» peuvent être créées progressivement, en conséquence, les gens continuent à travailler dans l'organisation, mais en même temps reçoivent des revenus des concurrents. Bien plus souvent, la base de clients est téléchargée pour un usage personnel avant le licenciement prévu.
En outre, le directeur peut organiser une sorte de sabotage pendant cette période. Par exemple, les clients qui veulent «emporter» à des concurrents se verront offrir des conditions moins favorables, puis, déjà dans un nouvel endroit, avec une pleine compréhension de toutes les nuances, concluront une affaire rentable.
Dommages dus à la violation de secrets commerciaux
Pour évaluer les dommages, vous devez comprendre quelles ressources de l'entreprise en cas de perte peuvent être restaurées, et lesquelles sont impossibles ou extrêmement difficiles. Donc, si certains biens vous sont volés, c'est désagréable, mais vous pouvez toujours en acheter de nouveaux. Certes, cela nécessite de l'argent. Mais l'argent est la ressource même que vous obtenez de vos clients. Par conséquent, la situation avec un tel vol est désagréable, mais réparable.
Les clients en affaires peuvent être comparés à un puits, où il y a toujours de l'eau. Tant que vous utilisez ce «bien», l'entreprise fonctionne et toute perte peut être compensée.
Maintenant, faisons comme si le puits est sec. L'eau "est restée", c'est-à-dire clients. Cela se produit lorsqu'un secret commercial est divulgué.
Dans la vie, le refus de coopérer avec tous les clients de l'entreprise n'est pratiquement jamais rencontré. En règle générale, les fuites ne laissent qu'un sous-ensemble de clients. Mais même dans ce cas, il s'avère que votre niveau d '"eau" a considérablement diminué, et cela depuis longtemps. Ceux. De plus, vous obtenez moins de profit, non seulement aujourd'hui, mais aussi demain, et même dans un an. Plus le client vous est fidèle, plus vous perdez de profit potentiel.
Dans les affaires nationales, assez curieusement, une attention insuffisante est accordée à ces points. En fait, c'est une grosse erreur. La finance et la richesse sont renouvelables, les clients ne le sont pas. Si l'acheteur a changé de fournisseur, il ne revient presque jamais.
Violation de secret commercial: histoires réelles
Pour mieux comprendre les dommages qu'une entreprise subit d'un manque d'attention aux secrets commerciaux, j'ai décidé de partager avec vous des exemples que j'ai rencontrés dans la vraie vie. L'essence est la même partout - quelqu'un a accès à l'information et commence à l'utiliser non pas pour le bénéfice de l'entreprise. Mais quelque part, cela s'est terminé devant un tribunal pénal, et quelque part un ancien employé ou partenaire utilise les données en toute impunité. Tout dépendait de savoir si les gens prenaient soin d'eux-mêmes à l'avance ou non.
Fuite du service devis et appels d'offres
L'entreprise travaille avec de grandes installations industrielles et pétrolières et organise périodiquement des appels d'offres de construction.
Dans la division des devis et des offres, une fille travaille dans une position élevée. Et son mari est à la direction d'une entreprise de construction, participant régulièrement à de tels concours. Avant le prochain appel d'offres, la fille copie les données et envoie les fichiers à son courrier électronique personnel. En conséquence, l'entreprise de construction reçoit tous les documents d'appel d'offres, y compris les documents officiels, avant même l'annonce de l'appel d'offres.
Ici, l'entreprise a pris en charge la protection des informations et des secrets commerciaux en temps opportun. Par conséquent, dès qu'il a été mis au courant de la violation, l'employé a été licencié en vertu de l'article «Pour divulgation d'informations confidentielles».
Elle a essayé de se défendre devant les tribunaux, mais la culpabilité était sans équivoque. En conséquence, la fille a perdu non seulement un bon salaire et un bon travail, mais bien plus encore. Avec une telle réputation, il sera extrêmement difficile de trouver un emploi.
En Fédération de Russie, des cahiers de travail sont déjà introduits sous forme électronique. Après leur diffusion généralisée, il ne sera plus possible de «perdre» un dossier de travail avec un dossier gênant et de repartir de zéro. En conséquence, ces problèmes de réputation sont encore plus graves qu'avant et ont un impact beaucoup plus important sur la motivation des gens que les différents types d'amendes.
Données clients bancaires
Dans l'une des grandes banques, un employé pouvait travailler avec des bases de données contenant des informations confidentielles de clients (particuliers), où apparaissaient, entre autres, des numéros de carte bancaire, des téléphones et des mots de code.
De plus, cette personne a convenu avec des tiers de leur transférer périodiquement des données sur les comptes clients, ainsi que des informations qui en faciliteraient l'accès. Cette histoire a duré plus d'un jour. Les fraudeurs ont retiré de l'argent des cartes d'autres personnes, des personnes ont subi des dommages, la banque a subi des pertes de réputation et des clients.
Le service de sécurité a identifié la source des problèmes, l'employé a été licencié et puni pour une infraction pénale. Ici, la responsabilité s'est avérée extrêmement grave. Mais tout a commencé avec le fait qu'une personne a eu accès à des données «fermées», mais n'a pas compris ce que de tels «stratagèmes» la menaceraient en conséquence.
Service commercial et secrets commerciaux
Cette histoire est depuis longtemps devenue un problème de masse, alors j'ai décidé ici de généraliser un exemple. Le service commercial travaille en permanence avec la clientèle, les managers acquièrent des connaissances sur les clients, leurs caractéristiques, leurs relations avec eux. Le gestionnaire lui-même reçoit une partie importante de ces informations du client et les introduit dans la base de données de ses propres mains. En conséquence, de nombreuses personnes ont le sentiment que ces données leur appartiennent personnellement et non à l'entreprise.
De ce fait, à la veille du licenciement (et souvent même plus tôt), le dirigeant recueille des informations sur ses clients et se les copie. Quelqu'un ramène à la maison un fichier sur une clé USB, quelqu'un l'envoie via Internet, certains sont plus proches de cahiers papier avec des notes. Ce n'est pas important, l'essentiel est que les données «quittent» l'entreprise. Certains gestionnaires copient ainsi des données non seulement sur leurs clients, mais sur l'ensemble de la clientèle.
Cela se produit dans l'un des deux cas suivants:
- Le gestionnaire prévoit de quitter et de prendre un emploi avec des concurrents;
- Les amis de l'employé ou lui-même va ouvrir une entreprise similaire.
Comment un employeur peut-il réagir à de telles violations:
- Méthodes disciplinaires d'influence, y compris l'entrée d'informations dans le travail. Ceci est fait si la situation est difficile, mais pas critique, et pour une raison quelconque, ils ne veulent pas renvoyer la personne.
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Cette histoire se concentre sur une entreprise manufacturière. Pour leurs propres besoins, des spécialistes ont modernisé l'une des machines. En fait, il est devenu unique, car personne ne produit rien de tel. Au bout d'un moment, la machine est tombée en panne. Pour la réparation, une organisation tierce a été choisie, à laquelle non seulement la machine elle-même a été transférée, mais également des dessins de modifications uniques.
Les réparateurs ont rempli leurs obligations, la machine a été remise au travail. Et après un certain temps, l'entreprise qui a exécuté le contrat de réparation a commencé à produire des machines avec la même révision.
Ici, les propriétaires des informations ne pouvaient pas protéger leurs droits, puisqu'ils n'ont enregistré nulle part que les dessins de la machine modifiée étaient inclus dans le secret commercial.
Franchise et secret commercial
La franchise dans les affaires modernes est très courante. Presque tout ce qui est imaginable est franchisé, des recettes de hamburgers aux outils de marketing. Tout ce qui peut être appelé propriété intellectuelle peut être vendu en franchise.
Séparément, il vaut la peine de traiter un tel concept comme un secret de production.
Le secret de la production est un type de propriété intellectuelle.
Code civil de la Fédération de Russie, article 1465. Secret de production (savoir-faire)
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Par exemple, si la liste des clients, leurs contacts, leurs projets et l'historique des relations sont présentés sous la forme d'une base de données, une telle base de données est un résultat protégé de l'activité intellectuelle (paragraphe 3, paragraphe 1 de l'article 1225 du Code civil de la Fédération de Russie), et la méthode de recherche, d'attirer des clients et le format de la coopération avec eux peut être considéré comme un secret de production au sens de l'art. 1465 du Code civil de la Fédération de Russie.
La protection juridique, à son tour, découle de l'introduction d'un régime de secret commercial, et c'est la seule façon.
Ainsi, d'un point de vue juridique, un secret commercial apparaît lorsqu'un secret commercial est diffusé sur certaines informations liées aux méthodes de production.
Par exemple, le secret de la production de Coca-cola est gardé très soigneusement. En conséquence, depuis des années, les concurrents tentent de répéter la recette, mais personne n'a pu reproduire exactement le même goût.
Mais cela se produit aussi d'une autre manière. Les petites organisations ne savent souvent pas comment garder correctement un secret de production.
Par exemple, une petite entreprise achète un salon de coiffure dans le cadre d'un accord de concession (franchise). À propos, dans ce cas, le nom de la franchise n'est pas tout à fait correct, mais il est généralement accepté. Ainsi, un nouvel établissement s'ouvre sous une certaine marque. Ses managers et collaborateurs sont formés à des normes de travail spécifiques, ils ont accès à une documentation qui appartient aux développeurs de la marque.
Le salon de coiffure fonctionne, le propriétaire, conformément à un accord de concession commerciale, déduit certains fonds pour l'utilisation de la marque. Après un certain temps, l'institution ferme ou, comme autre option, les employés qui ont eu accès à la plupart des informations commerciales la quittent.
Au bout d'un moment, un nouvel établissement ouvre, et il a sa propre marque, spéciale. Mais les clients le reconnaissent comme un barbier familier par de nombreuses caractéristiques: approche du travail, "astuces", principes, etc.
Lors de l'achat d'une franchise, cela se produit en Fédération de Russie dans de très nombreux domaines. Et il n'y a qu'une seule raison: les propriétaires de marques font des erreurs lors de la rédaction de documents. En conséquence, les étrangers obtiennent leurs secrets commerciaux en toute impunité et gratuitement.
Comment protéger les informations commerciales
Ce qui est nécessaire pour l'introduction compétente du régime du secret commercial:
- Créez des documents qui détaillent tous les types de données considérées comme des secrets commerciaux.
- Signez une obligation de non-divulgation avec chaque salarié (lors de l'embauche, elle devient partie intégrante du contrat de travail).
Ainsi, l'entreprise bénéficiera d'une protection juridique contre d'éventuelles actions des salariés ayant accès à des informations commerciales.
Dans le même temps, les personnes déjà en emploi comprennent quelles informations sont classées comme «fermées». Ils comprennent les conséquences possibles de la copie et de la divulgation de ces données. En conséquence, même en cas de licenciement, une personne se demandera si cela vaut la peine d'emmener la clientèle avec elle, car elle comprend ce à quoi elle est confrontée si des informations à ce sujet sont connues de l'employeur.
Questions et réponses
Comment déterminer quelles informations sont considérées comme un secret commercial?
Chaque entreprise dresse une liste complète, sans ambiguïté et claire des types d'informations qu'elle juge nécessaires de «clôturer». Les employés sont présentés à cette liste, après quoi ils signent un accord de non-divulgation. En conséquence, tous les employés savent clairement quelles informations ne font pas l'objet d'une divulgation ou d'une utilisation personnelle. La responsabilité potentielle en cas de violation est spécifiée dans le document de non-divulgation. Il devient une preuve d'abus au tribunal.
Les secrets commerciaux sont-ils souvent abusés?
D'après mon expérience personnelle, je peux dire que le pourcentage de ces abus n'est pas très élevé, surtout si l'entreprise a pris soin d'introduire au préalable un régime de secret commercial. Le plus souvent, un employé qui a été trop peu payé ou qui a été offensé d'une manière ou d'une autre, par exemple, contourné lorsqu'il est nommé à un poste de direction, a tendance à «emporter» la clientèle, etc. En outre, la clientèle est intéressante pour les personnes qui envisagent d'ouvrir une entreprise similaire par elles-mêmes ou qui ont de la famille et des amis engagés dans des activités similaires.
Est-il réaliste de lutter contre ce type d'abus?
Vous pouvez penser à différentes méthodes pour lutter contre les fuites d'informations, dont des méthodes techniques (droits d'accès à différents types d'informations) viennent à la rescousse. Mais il vaut mieux prévenir tout problème que d'en gérer les conséquences. Par conséquent, il est important de s'assurer qu'une personne connaît les documents relatifs aux secrets commerciaux et comprend clairement les conséquences possibles d'un abus.
Dans ce cas, le même principe fonctionne que pour les citoyens de l'État. Tout le monde sait que les lois ne peuvent pas être enfreintes. Chacun comprend quelle responsabilité peut être engagée dans tel ou tel cas. Par conséquent, la plupart des citoyens respectent la loi. Il en va de même pour les secrets commerciaux. Si une personne comprend que la punition peut être grave, allant des amendes à la perte de réputation, et se terminant dans certains cas criminelle, elle se demandera trois fois s'il vaut la peine de violer les obligations signées.