Feuille de route pour l'introduction du portail d'entreprise Bitrix24 dans une grande entreprise. Objectifs, étapes, place dans l'infrastructure

L'essence de l'article est courte

Bitrix24 est souvent perçu comme «juste un CRM» ou un traqueur de tâches.

Les grandes entreprises ont leurs propres spécificités, elles ont besoin d'un «guichet unique d'accès aux services».

Ceci est le portail d'entreprise.

L'article fournit une feuille de route détaillée pour la mise en œuvre dans une grande entreprise et montre la séquence des étapes.

Problème: Communication dans une équipe de 150 personnes

Plus il y a d'employés dans l'entreprise, pire c'est avec un seul champ d'information. Les gens cessent de se reconnaître à vue, la résolution des problèmes de travail devient plus compliquée, les communications sont déchirées.



La raison en est simple: un être humain en tant qu'espèce biologique travaille confortablement avec 5 à 10 amis proches, et la limite «théorique» des connaissances est de 150 personnes. C'est la taille maximale de la «tribu» primitive.



Au 21e siècle, les gens sont capables de résoudre de graves problèmes et de rassembler de grandes équipes pour cela. Mais les problèmes de biologie ne sont allés nulle part - sans moyens spéciaux, la communication dans une grande communauté sera médiocre.



Le mauvais est lent, inefficace et gourmand en papier. Personne n'aime la bureaucratie, mais presque toujours une grande entreprise (même moderne) en souffre exactement: la complication du flux de documents.



Aussi étrange que cela puisse paraître, les technologies de l'information modernes ajoutent des problèmes. L '«entrepôt» a son propre programme, les «vendeurs» ont le leur, les analystes travaillent sous Excel, la principale méthode d'échange est le courrier électronique et les chats.



Tout cela conduit à une baisse d'efficacité. Paradoxe: au 21e siècle, une équipe de trois personnes par employé travaille beaucoup plus efficacement qu'un «immeuble de bureaux» de 3000 spécialistes.



Mais ce devrait être l'inverse: la consolidation de l'entreprise favorise la division du travail et devrait sauver les gens sur des opérations non essentielles. Chacun peut se concentrer sur lui-même.



Quel est le problème? Où est le goulot d'étranglement dans un bureau moderne? Beaucoup d'informations, de personnes et de "programmes". Impossible de se concentrer sur votre domaine de travail lors du remplacement du clavier nécessite un mémo.

Solution: portail d'entreprise - moins de «programmes» pour un employé

Bitrix24 devrait être un «guichet unique» d'accès aux informations et services de l'entreprise. Le portail intranet de l'entreprise réduit le nombre de «programmes» où chaque personne travaille.



L'article décrit comment procéder, ce que vous devez préparer à chaque étape. Vous recevrez une feuille de route détaillée pour une mise en œuvre aussi complète.



La mise en œuvre se compose de cinq étapes, chacune avec cinq étapes. Chaque entreprise a ses propres caractéristiques, mais la logique générale de mise en œuvre et de configuration de Bitrix24 doit être exactement la même.



Les blocs sont interconnectés, mais facilement déconnectés. Si un certain bloc n'est pas pertinent pour votre entreprise, excluez-le du plan de mise en œuvre, le reste ne sera pas affecté.

Quelles entreprises correspondront à ce scénario de mise en œuvre?

Le scénario convient aux entreprises de fabrication, de construction et de services de 150 à 3000 personnes, où il existe 3 niveaux hiérarchiques, départements et succursales ou plus.

Étape 1 «Configuration initiale. Inviter des employés "

Vous pouvez conduire un cheval à un point d'eau, mais vous ne pouvez pas le faire boire.

Le but de la première étape est de fournir un ensemble minimum de services viables pour que les employés commencent à utiliser le système.



À ce stade, la structure organisationnelle, les informations de base sur l'entreprise et les employés sont chargées, les premiers services utiles sont fournis.



Il est important que les membres de l'entreprise soient heureux de recevoir une invitation sur le portail intranet Bitrix24 afin de disposer d'informations à jour et de services utiles. Nous avons besoin d'un "bonbon". Chaque entreprise a la sienne.



Exemple de page d'accueil de portail pour une grande organisation (interface du directeur des ressources humaines illustrée):

Des questions

Si vous êtes le chef de projet pour la création d'un portail intranet interne, pour réussir dans la première étape, vous devrez répondre aux questions suivantes:

1. Quel système logiciel stocke actuellement des informations à jour sur la structure organisationnelle de l'entreprise: départements, divisions, managers?
   
   Réponses typiques:
   
   - MS Active Directory;
   
   - 1C: Gestion des salaires et du personnel;
   
   - nulle part (dans ce cas, Bitrix24 devient le «point de vérité» sur la structure).
   
   
   
   Des réponses qui allongeront la première étape:
   
   - la structure des départements de l'AD, les fonctions et la composition des départements de la ZUP;
   
   - nous avons plusieurs «domaines» et copies du ZUP;
   
   - les droits d'accès des employés sont stockés dans un système tiers;
   
   - tout est compliqué, vous avez besoin d'un échange en temps réel.
   
   
2. Où sont stockées actuellement les informations officielles de l'entreprise? Qui préparera ses publications?
   
   
3. Les offres d'emploi sont-elles organisées numériquement? Existe-t-il un programme spécialisé ou un compte personnel sur le chantier? À quelle fréquence les nouveaux postes vacants apparaissent-ils? Avez-vous besoin de l'affichage automatique des offres d'emploi sur le portail?
   
   
4. Quel «agréable» pouvons-nous offrir aux employés dans un premier temps? Variantes de réponse:
   
   - le menu du café ou de la cantine d'entreprise le plus proche
   
   - un annuaire des numéros de téléphone et des anniversaires
   
   - pour automatiser le processus «douloureux» (même à partir de l'étape suivante).
   
   

Ressources

Pour que la première étape réussisse, vous devez impliquer:

1. Un implémenteur Bitrix24 compétent avec des compétences d'intégrateur. Le choix d'une licence, l'installation d'un système et la création d'une vision commune avec les chefs de projet de l'entreprise sont la base du succès.
   
   
2. Spécialistes informatiques. La configuration et le nombre de serveurs pour la charge requise (disque, nombre d'utilisateurs, tâches de calcul, intégrations) seront calculés par la société de mise en œuvre.
   
   
3. Départements RH, marketing et relations publiques pour fournir des informations.
   
   

Diagramme de Gantt de la première étape de mise en œuvre

Ce qui sera prêt après la fin de la première étape:

1. L'organigramme est importé, mis à jour automatiquement lors des changements dans les systèmes parents.
2. Les employés se connectent au portail intranet à l'aide d'un mot de passe de domaine unique (ou d'un mot de passe distinct).
3. Toutes les informations officielles requises par les employés sont disponibles.
4. Des mises à jour informelles de la vie, des événements d'entreprise et des annonces sont disponibles.
5. Les commandes et les commandes, les nouvelles et les événements sont connus des employés à partir d'une seule source.
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1. 
   
   
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3. Bitrix24 Active Directory.
   
   

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À la deuxième étape, notre tâche est de «démarrer la vie» à l'intérieur du portail d'entreprise. Si à la première étape nous avons donné des "bonbons" pour faciliter le démarrage, alors à la deuxième étape, de nombreuses sections utiles sont lancées en même temps.



La deuxième étape est essentielle. Désormais, un employé pourra résoudre chaque jour son projet et ses tâches organisationnelles dans Bitrix24.

Exemple de page Nouvel employé

Des questions

Pour la deuxième étape, vous devrez collecter les exigences pour préparer beaucoup d'informations:

Base de connaissances.

1. Comment la base de données d'entreprise est-elle présentée? Par exemple:
2. Avez-vous besoin de partager l'accès à la base de connaissances (par fonction ou service)?

Gestion de projet.

1. Quels systèmes sont utilisés dans l'entreprise pour la gestion de projet?
   
   - PlanFix / Jira / Youtrack / Redmine / MS Project / Programmes spéciaux?
   
   
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   — , 24 . “ 24 ”.
   
   
5. Quels processus au bureau sont le plus souvent répétés et inefficaces? Par exemple, à quoi ressemble un voyage d'affaires dans la vie?

Flux de documents

1. Quels systèmes de gestion de documents sont mis en œuvre dans l'entreprise? Êtes-vous satisfait d'eux? Quelle part du flux de travail requis ces systèmes couvrent-ils?
   
   
   
   Quels documents doivent être convenus rapidement selon des itinéraires simples (pour eux, les processus métier seront configurés par Bitrix24)? Exemples:
   
   - demandes de paiement avec inscription dans le calendrier des paiements;
   
   - Aidez-moi;
   
   - offres commerciales.
   
   
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   ( – 1: 24).
   
   

1. .
2. .
4. La direction a reçu des outils pour un contrôle transparent des différents processus et une image de l'emploi des services.

Liens connexes

1. Service de guichet unique Bitrix24
   
   
2. Comment organiser le flux de documents dans Bitrix24? 6 tâches et 4 façons de résoudre
   
   
3. Méthodologie pour le développement des itinéraires pour l'approbation des documents dans l'EDMS
   
   
4. Gestion de projet typique
   
   
5. Demandes de service et support technique sur Bitrix24
   
   

La deuxième étape est la clé du projet. En règle générale, c'est précisément la raison pour laquelle l'entreprise souhaite mettre en place un portail intranet fonctionnel. Mais il y a beaucoup de questions à ce sujet.

Étape 3 «Confort des employés». Tâches RH

- Et embrasse?

La tâche clé après le lancement de tous les processus principaux de Bitrix24 est le bonheur du personnel et des gens. L'entreprise a grandi, un intranet s'est développé avec elle. C'est tout un monde à régler. Vous devez rendre les gens «faciles».

Questions avant la troisième étape «Bonheur des employés et fonction RH»

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1. .
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3. - .
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1. HR 24
2. Bitrix24 en tant que portail RH, centre de développement du personnel et université d'entreprise
3. Un exemple de collecte de KPI pour un employé sur la vitesse de travail dans le CRM
   
   
4. Rapports de performance spéciaux
   
   
5. Chatbot pour une recherche rapide de documents

La troisième étape consiste à apporter de la joie au travail. C'est très important pour l'avenir de l'entreprise et son climat interne. Lorsque les RH sont plus faciles à travailler, les employés sourient plus souvent. C'est important.

Étape 4 «Ventes»

L'argent est le sang des affaires.

Vendre aux clients est un enjeu clé pour toutes les entreprises commerciales. Lors de la construction d'un portail intranet pour une grande entreprise, le sujet des ventes ne se pose pas immédiatement.



Pourquoi? Après tout, Bitrix24 se positionne comme un système CRM, un outil de vente? Il existe de nombreux outils prêts à l'emploi pour travailler avec les clients: lignes ouvertes, ventes dans les chats, analyse des probabilités commerciales ..?



Premièrement, une entreprise de 150 personnes a toujours des processus de vente et de service client. Ils ne sont peut-être pas optimaux, mais ils le sont. Les ventes ne sont pas la principale douleur, ce n'est pas la raison pour laquelle le portail est introduit.



Deuxièmement, ces processus sont presque toujours assez complexes. De nombreux types de contrats, prix de gros, paiements différés, ventes de projets, réclamations. Bitrix24 CRM n'est pas adapté pour cela dès la sortie de la boîte.



Nous devons adapter le CRM aux processus d'une grande entreprise, une unité de gestion des concessionnaires, des rapports de gestion, le contrôle des comptes clients et l'analyse du travail des employés du service commercial.



C'est exactement ce qui est fait à l'étape 4 «Ventes».

Questions avant la quatrième étape de l'implémentation de B24 dans une grande entreprise "Ventes"

1. Comment les processus de vente et de service client dans l'entreprise sont-ils désormais numérisés? Existe-t-il un CRM, un enregistrement des demandes clients, une analyse des ventes dans le cadre des canaux publicitaires?
2. - Si oui, le service commercial de Bitrix24 considère-t-il Bitrix24 comme une nouvelle plateforme?
3. Quelles sont les caractéristiques comptables du travail avec les clients dans l'entreprise actuellement? Par exemple, «Structures holding d'un client», alors qu'en fait, dans un même client, il peut y avoir plusieurs:
   
   - personnes morales
   
   - factures de paiement
   
   - personnes de contact
   
   - destinataires
   
   
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La quatrième étape regroupe le service commercial et les revendeurs dans un seul champ d'information de l'entreprise. C'est un pas de plus vers la résolution d'une tâche clé: il y a moins de programmes, plus de sourires et la gestion est plus claire.

Étape 5. Comptes personnels

Un compte personnel pour tous!

Des comptes personnels en ligne pour résoudre des problèmes commerciaux particuliers complètent les cinq grandes implémentations. Ces bureaux connectent les employés, les gestionnaires, les clients et les concessionnaires dans un seul champ d'information.



Les comptes personnels sont intégrés aux processus d'affaires de l'entreprise et rendent le travail en général plus rapide et meilleur.

Questions avant la cinquième étape de l'implémentation de B24 dans une grande entreprise "Comptes personnels"

Les fonctions de chaque cabinet sont liées aux processus de l'entreprise. L'entreprise a toujours des spécificités et des fonctionnalités à prendre en compte lors de la mise en œuvre. Par exemple, la séquence de démarrage ou les caractéristiques des processus dans le LC.



Le chef de projet doit sélectionner 3 à 5 types d'utilisateurs ou de partenaires commerciaux, avec qui «fait mal» le plus: bureaucratie, problèmes, plaintes, faible vitesse et efficacité.



Besoin de comprendre comment les processus sont mis en œuvre maintenant? Quels comptes personnels sont nécessaires?

Résultats attendus de l'étape de lancement de comptes personnels:

1. Les communications avec le «monde extérieur» sont tissées dans le portail intranet: concessionnaires, entrepreneurs, clients.
2. Les processus métier du portail intranet couvrent l'ensemble de l'entreprise.
3. Il est facile pour les dirigeants de suivre l'engagement avec les plaintes, les concessionnaires et les spécialistes.
4. La vitesse des communications dans toutes les directions a augmenté grâce à des comptes personnels pratiques.
5. Entrepreneurs, concessionnaires, partenaires, employés disent «merci, c'est bien».

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La cinquième étape regroupe des spécialistes, des partenaires et des entrepreneurs dans un seul champ d'information de l'entreprise. L'entreprise a résolu le problème de la numérisation de ses activités.

Version complète de la feuille de route

Habr ne permet pas d'insérer le code de l'iframe, la carte est donc disponible via le lien .

Total

La mise en place d'un portail intranet dans une grande entreprise permet:

• réduire le nombre de changements entre les différents programmes pour les employés;
• réduire la paperasse;
• créer un environnement d'information unifié;
• accroître l'efficacité dans tous les domaines de travail grâce à l'intégration avec les logiciels d'entreprise;
• pour rendre les employés, les managers, les dirigeants de l'entreprise plus heureux.

La feuille de route décrite dans l'article est la base d'un projet de mise en œuvre spécifique. Utilise le!