«Quand les ventes dans un bordel baissent, il faut changer les ouvriers, pas réorganiser les lits» © (une sorte d'anecdote).
Voilà, assez de citations et de philosophies. Je vais vous dire comment les lits ont été réarrangés dans une entreprise agréable et chaleureuse. Il n'était pas nécessaire de les nourrir directement avec du pain, laissez simplement les berceaux bouger.
La fourniture
L'entreprise, tant qu'elle existait, avait un problème d'approvisionnement. Son essence était très simple: les acheteurs ne fonctionnaient pas bien. Nous devons commander aujourd'hui - ils dureront une semaine. Il est plus facile et moins cher d'acheter dans une ville voisine - ils commanderont en Extrême-Orient. Il faut cent manches, ils en commanderont certainement dix ou mille.
Tout le monde savait quel était le problème - les fournisseurs, les vendeurs, la production et la direction. Mais d'une manière ou d'une autre ... Vous ne pouvez pas venir donner un coup de pied aux gens dans la tête? Tout doit être fait intelligemment. Par le changement organisationnel.
L'activité préférée des dirigeants des usines villageoises est de changer la structure organisationnelle de l'entreprise. Mais nos héros ont décidé que cela prenait trop de temps - dessiner et approuver une nouvelle structure, établir des transferts de personnel, refaire un tas de morceaux de papier comme des processus et des règlements sur les départements.
Par conséquent, nous avons décidé de simplement changer les noms des départements sur les panneaux. Une sorte de restructuration légère. Ils ont trouvé des noms, les ont imprimés sur des feuilles A4 ordinaires, ont dévissé les vieilles plaques et ont transformé les couloirs de la direction de l'usine en sécurité sociale. Le service d'approvisionnement est devenu le service logistique, le service commercial est devenu le service clients, etc.
Nous nous sommes assis et avons attendu - non, cela ne fonctionne pas. Tout doit être changé.
Il n'est pas exclu que le programmeur ait participé davantage, car il a été décidé de changer les «métadonnées de la structure organisationnelle» - dans le titre «Département des approvisionnements», il est nécessaire de ne pas changer le mot «approvisionnement», mais le mot «ministère». Et il y avait un drôle de saute-mouton.
Tout d'abord, nous avons choisi le plus simple - «service». Et cela semble plus solide, et le genre d'indices que vous devez servir. Pendant environ un an, il y a eu des services, mais cela n'a pas fonctionné. Puis ils ont décidé qu'il n'y avait rien à planter ici - départements, services, une solution radicale était nécessaire. Qu'il y ait des départements.
Le département est déjà beau, à l'ouest. Nous avons changé la structure organisationnelle, nous nous sommes assis pour attendre. Merde, ça ne marche plus. Vous avez besoin de quelque chose d'encore plus cool et de plus inspirant. Nous avons décidé qu'il y aurait des divisions. "Division de l'approvisionnement" - à quoi ça ressemble, hein? Un titre prêt à l'emploi pour un nouveau film de Christopher Nolan.
Mais, hélas, cela n'a pas aidé non plus. Cependant, l'espoir s'est rallumé: un homme intelligent est sorti à la lumière du jour, qui a dit - vous avez des noms qui divisent, mais vous avez besoin de noms unificateurs. Par exemple, "department" - du mot "divide", "department" - de l'anglais "part" (part) et "division" - dans sa pure forme division ("division"). C'était probablement aussi un programmeur.
Nous avons décidé - arrêter de partager. Qu'il y ait des «équipes». Mais ils ont rapidement changé d'avis - ils ont eu honte devant le monde extérieur. Imaginez un client arrive pour les négociations, une personne le rencontre et dit: "Je suis Vasya, de l'équipe des ventes." Ils ne les aiment pas dans le village.
Nous avons réalisé que l'approche ne fonctionnait pas. Tout doit être changé.
Maintenant, une réorganisation sérieuse a déjà commencé. Nous avons commencé à réorganiser les gens et à changer la configuration des services. Il y avait cinq fournisseurs et la question s'est posée: sur quelle base devraient-ils être répartis? Un mec intelligent est venu et a dit - maintenant le soi-disant. "Achat de catégorie". Comme Vasya est responsable de la catégorie «Moulage et pièces forgées», Gena pour «Quincaillerie» et Valya pour «Métal laminé (y compris la tôle)», etc. Et donc ils ont partagé. En cinq départements.
Immédiatement, bien sûr, il a été indiqué que chaque département se développerait, qu'il y aurait un chef, son propre bureau, etc. Eh bien, pour que les gens ne s'inquiètent pas. Cependant, heureusement, l'expérience n'a pas duré longtemps - seulement quelques mois.
Nous avons réalisé que cela ne fonctionnait pas et nous devions tout changer.
Divisé selon un autre critère - nomenclature sérielle et personnalisée. La série est tout ce qui est produit par différentes usines et peut être acheté à tout moment. Personnalisé, respectivement - ce qui n'est pas dans l'entrepôt et doit être commandé à l'avance.
Résume une base théorique - lisez l'article d'Eric Trist, comment il a mis de l'ordre en divisant et en réorganisant la mine. Maintenant, tout était exactement selon l'esprit - les gens sont divisés en fonction de la différence fondamentale dans la structure énergétique des activités quotidiennes. Quoi que cela signifie.
Cependant, cela n'a pas aidé. Nous avons réalisé que tout devait être changé.
Puis quelqu'un a lu un livre sur les unités commerciales. Nous avons décidé que, bien sûr, nous devrions également avoir des unités commerciales, une gestion matricielle et, mieux encore, une gestion de projet. Mais c'est dans un avenir lointain.
Une unité commerciale au sein d'une usine, c'est lorsque deux vendeurs, deux fournisseurs et, par exemple, un ingénieur concepteur sont regroupés dans un seul département. Il s'agit d'une petite équipe au sein de laquelle il n'y a pas de frontières, d'obstacles, de bureaucratie, etc. Chaque unité commerciale fait quelque chose qui lui est propre - soit un produit, soit une région, soit une clientèle. Ici, ils ont été répartis selon la gamme de produits.
Et tout "on ne sait pas qui" est mis dans le soi-disant. Corporate Center, alias KC. Comptables, programmeurs, économistes, avocats, etc. Eh bien, et en conséquence, le CC est «au service» des business units, leur fournissant des services. À peu près comment l'État est au service des citoyens et des entreprises.
En général, trois fournisseurs étaient assis selon les unités d'affaires, deux étaient restés dans le centre de l'entreprise - pour l'achat de la «nomenclature générale». Chaque business unit a un patron. Et, par chance, tous les patrons étaient des vendeurs. Ceux-là mêmes qui, tout au long de l'histoire de l'entreprise, ont été confrontés au problème de l'oncle Fedor - pour vendre quelque chose, il faut l'acheter. Et qui nous a acheté la mauvaise chose et pas alors, nous le savons déjà.
Au sein de la business unit, sous peu, les anciens fournisseurs de fournisseurs ont cessé de fonctionner. Le directeur des ventes a clairement indiqué ce qu'il fallait acheter, en quelle quantité et à quel moment. Et le fournisseur ne sait pas comment, il a quelque chose comme la dyslexie de soumission. Les gars des unités commerciales ont hurlé.
Et pour ceux qui sont restés au CC, tout était comme avant - confortable et calme. Eh bien, après quelques mois de tourment, les gars des unités d'affaires ont également demandé le CC. Ils ont même résumé certaines justifications - ils disent que les achats devraient être centralisés, c'est une tendance moderne, il n'y a rien à dupliquer les fonctions. Un exemple a été donné: un fournisseur reçoit des commandes de différentes unités commerciales et expédie à un prix gonflé en raison de la petite taille des lots. L'idée de l'excuse a été tirée du MBA, qui a ensuite été étudié par le fournisseur le plus important.
Alors que faire? Nous avons transféré tous les fournisseurs au CC. Puis les designers. Il ne reste plus que des vendeurs dans les business units. Tout le point a été perdu et nous sommes revenus à la phase initiale de l'expérience - juste les départements. Certes, ils n'ont pas continué l'expérience. Nous nous sommes résignés et nous nous sommes perdus dans la crise.
Spécialistes en informatique
En parallèle, il y avait des informaticiens - programmeurs et administrateurs système. Au début, ils ont fonctionné d'une manière ou d'une autre - enfin, au hasard, sans aucun gestionnaire de tâches ni ITIL. Ils ont franchement mal fonctionné, exactement comme il est d'usage dans les usines - au niveau du «pour ne pas être licencié».
Après avoir regardé les fournisseurs et le réaménagement de leurs lits, ils se sont rendu compte - c'est ça! Arrêtez d'écouter ce que les informaticiens sont mauvais, vous devez tout changer.
Nous l'avons décidé - il n'y a rien pour nous, spécialistes en informatique, d'appeler au téléphone et de crier que l'imprimante ne fonctionne pas, qu'un rapport n'est pas généré ou qu'une application du site ne vient pas. Si vous voulez qu'un spécialiste informatique fasse quelque chose, rédigez un mémo. Maintenant, tout sera sérieux pour nous.
Nous sommes allés voir le directeur et avons corroboré les changements. C'était difficile à argumenter - le problème est précisément le manque de registres et d'approbation, et en aucun cas le travail médiocre des informaticiens. Le directeur, connaissant et aimant sincèrement la norme ISO 9001, qui stipule que «le processus doit toujours être enregistré», a approuvé la démarche.
Naturellement, l'indulgence est immédiatement passée - toutes les tâches actuelles ont été oubliées, le retard pourri est redevenu frais. Si quelqu'un veut que son ancienne tâche soit terminée, laissez-le écrire une limace.
Les gens ne sont pas des imbéciles et ils ont volontiers commencé à riveter avec les notes de service. Les informaticiens ont dû sortir une vieille table poussiéreuse de la salle des serveurs pour y empiler des tonnes de papier - rien ne pouvait tenir dans les tiroirs du bureau pendant longtemps. Cependant, les cris et les jurons sur «les informaticiens travaillent comme s'ils étaient entassés dans leur pantalon» ont augmenté avec une vigueur renouvelée.
Ok, ont annoncé les informaticiens, il y a un problème, tout doit être changé. La racine du problème est que les fichiers de service sont sur papier. Il n'est stupidement pas clair quoi et quand faire, et comment contrôler tout cela.
Décision? Automatisez les mémos! Deux lièvres sont morts à la fois - les informaticiens ont reçu deux indulgences. Premièrement, l'automatisation doit d'abord être effectuée - et cela, "vous comprenez", n'est pas si facile. Le système doit être flexible, personnalisable, pratique et transparent. Deuxièmement, il n'est plus possible d'effectuer les slugs. Et il n'y a pas de tâches dans le système, car il n'y a pas encore de système.
Il a fallu six mois pour développer le système. Commencé en fanfare, échoué lamentablement. Encore six mois ont corrigé les jambages. Les gens bouillonnaient - il n'était pas possible dans le système d'émettre un carnet de service pour la révision du système de service.
Au moment où le système a commencé à fonctionner normalement, il était déjà clair qu'il devait être changé. Les informaticiens, au cas où, saupoudraient de cendres sur leurs têtes, et ont dit qu'il n'était pas nécessaire de développer un système. Il faut utiliser le ready-made, dont il y en a un million. C'est le problème, non pas que les informaticiens ne travaillent pas bien. Tout doit être changé.
Nous avons fait une pause pour trouver une solution toute faite. Trois mois plus tard, ils ont choisi Bitrix - la box la moins chère pour déployer un portail d'entreprise. Pendant encore trois mois, ils ont déployé et mis en place. Bien qu'ici, peut-être, je suis d'accord: ce ne sont pas les informaticiens qui sont à blâmer. Trois mois pour déplier la boîte Bitrix et l'amener à un état de fonctionnement est toujours pieux.
Pendant tout ce temps, ils ont vécu comme ils l'ont été. Quelqu'un a poussé les enregistrements de service dans l'ancien système, certains tapés, et le plus arrogant à l'ancienne a appelé et crié.
Lorsque le portail d'entreprise sur Bitrix a commencé à fonctionner, l'histoire s'est répétée. La surcharge de tâches qui a réussi à vivre dans leur tête, sur une table poussiéreuse, dans un système automatisé, s'est déplacée à l'amiable vers la fameuse «interface adaptative flexible».
Avec «flexibilité» et «adaptabilité», nous avons fouillé pendant environ six mois. En chemin, nous nous sommes rendu compte que la table poussiéreuse et les salles de service auraient plus de flexibilité. Il était particulièrement utile que personne parmi les informaticiens ne connaisse PHP, ils n'ont donc fouillé dans les formulaires de configuration qu'avec la souris. Personne n'était pressé, car pendant que «le système est configuré et implémenté», il n'est pas particulièrement nécessaire de résoudre les tâches en cours.
Ils ont craché sur Bitrix quelque part pour le moment "cela n'a pas fonctionné pour mettre en place des notifications dans le courrier, cela ressemble à un bug dans la plate-forme." Nous avons réalisé que le système ne convient pas aux entreprises manufacturières. Il faut changer quelque chose, radicalement.
Nous avons mis un mois pour analyser la situation. Quelqu'un a parlé de Scrum aux informaticiens: tableau blanc, autocollants, flexibilité, pas de système informatique. Ils n'avaient jamais réorganisé les lits de cette manière. Pour une raison quelconque, nous avons décidé d'essayer Scrum. Il faut changer radicalement.
Nous avons immédiatement rencontré un problème - Scrum démarre en un jour. Il y a aussi des autocollants, des marqueurs et le tableau blanc de la salle de réunion traîne depuis longtemps dans la salle des serveurs. Ils ont traîné, raccroché et ont conduit. Dans le sens où ils se sont assis et ont commencé à attendre des tâches.
Le premier homme hurlant est entré en courant, a décrit le problème, l'a noté sur un autocollant et l'a accroché au tableau. Curieusement, ils sont immédiatement allés le faire. Pendant que nous marchions, quelques autres personnes sont venues en courant - elles ont également supprimé leurs tâches, les ont écrites et collées. Il était temps de dîner, de se réunir et d'aller manger.
À leur retour, ils ont failli tomber: toute la planche était recouverte d'autocollants - jaune, rose, blanc, bleu. Quelqu'un a collé une feuille de papier A4 avec une feuille imprimée sur l'aimant. Plusieurs autocollants gisaient sur le sol, sous la planche, avec des traces de semelles.
La plante entière a déjeuné, alors ils ont décidé ceci: si je ne le voyais pas, ce n'était pas le cas. Ils ont enlevé tous les autocollants et les morceaux de papier, ont couru dans le fumoir, les ont jetés dans la poubelle et les ont brûlés. La moitié restante de la journée a eu une dispute avec deux catégories de citoyens: certains ont crié «où est mon autocollant rose?», D'autres - «laissez-moi coller!». Scrum n'a pas vécu jusqu'au matin.
Il a été décidé conjointement que Scrum n'est pas adapté aux usines de fabrication. C'est un divertissement pour les startups hipsters, dans lequel les gens font la moue et ne veulent pas travailler, alors ils inventent des aventures avec des autocollants. Nous sommes des gens sérieux, nous avons besoin d'un système.
Nous avons réglé les problèmes dans GitHub (?!), Jira, 1C: Flux de documents, certains produits ITIL, tâches dans Outlook, Bitrix24, Trello, Yandex.Tracker, Kanban (avec une clôture autour du tableau), ont empilé un autre système qui nous est propre.
En général, nous avons essayé de nombreuses options pour organiser les lits. Ces manipulations ont pris plusieurs années, en utilisant le même algorithme. Nous admettons que l'ancien système ou la méthodologie ne fonctionnera pas. Tout doit être changé. Nous prenons le temps d'analyser le marché et de sélectionner un nouveau système. Ensuite - pour sa mise en œuvre et sa configuration. Nous enseignons aux utilisateurs. Lance. Nous obtenons le même arbre de tâches qui devient rapidement rouge. Nous revenons à la phase initiale.
Et ils ont travaillé comme avant - au point de ne pas être licenciés.
Réalisateur
Et enfin, un autre fan de réarranger les lits - le réalisateur. Son chemin préféré était les systèmes de rémunération et de motivation.
En termes simples, le problème était que le directeur payait peu - tout le monde, y compris ses adjoints. Mais il a eu la stratégie clé juste à temps que j'avais entendue à plusieurs reprises depuis 2006 dans les usines du village. Maintenant, je vais vous expliquer brièvement, ne montrez simplement pas votre directeur.
Nous devons constamment changer le système de paiement. Le but est de payer moins. Mais les gens devraient sentir qu'ils obtiennent plus.
Cela se fait très simplement - grâce à un système de bonus, de notes ou, mieux encore, de KPI (KPI).
Au tout début, il y avait des salaires, certains, comme les vendeurs, avaient des primes. Au bout d'un moment, le réalisateur s'est retrouvé dans une situation désagréable. D'une part, les salaires n'ont pas changé depuis longtemps, et les gens ont commencé à se plaindre, empoisonnant des histoires sur «les entreprises dans lesquelles ils indexent chaque année». D'un autre côté, lui et la masse salariale actuelle étaient déjà tendus - ils voulaient la réduire.
Il a donc décidé de tout changer. Création de KPI pour tout le monde, du directeur adjoint à la femme de ménage. Le salaire était divisé en un salaire (environ la moitié du salaire précédent) et une prime basée sur la performance. Naturellement, la règle absolue de l'introduction du nouveau système KPI a été respectée: il permettait, purement théoriquement, d'en obtenir plus, d'environ 30%.
Ce chiffre (30%) a été constamment exprimé par le directeur: moi, étant si bon, j'ai augmenté votre salaire de 30%, et vous ne voulez pas travailler. En fait, bien sûr, les gens ont commencé à recevoir environ 70% du niveau de revenu précédent. Mais il était impossible d'aller au fond.
Insatisfait que vous soyez petit? Vous n'avez donc pas reçu, mais vous êtes venu pour gagner. Alors gagnez de l'argent. Moi, le réalisateur, je ne peux pas travailler pour vous, je crée des opportunités, des conditions et des perspectives. Travaillez et soyez heureux.
Les gens se sont progressivement habitués à des indicateurs non naturels, tels que «Pas de commentaires sur la propreté dans les lieux publics», ont-ils convenu d'une manière ou d'une autre - ils ont cessé de se gâter la vie, et la moitié et la moitié sont allés au niveau de revenu précédent.
Le réalisateur l'a remarqué et a décidé de tout changer. C'était trop paresseux pour déconner, alors je viens de proposer d'autres indicateurs sans changer fondamentalement l'ensemble du système. La masse salariale a de nouveau diminué et pendant quelque temps le directeur a vécu en paix.
Lorsque les gens apprenaient à se recycler pour de nouveaux indicateurs en un mois, le directeur devait se forcer, inventer et mettre en œuvre un système de notation. Maintenant, il y avait à nouveau un salaire, mais sa taille dépendait du grade - c'est le type de catégorie de spécialiste. Naturellement, au début du système, tout le monde se voyait attribuer la note la plus basse - les mérites antérieurs n'étaient pas pris en compte. Changer, c'est changer.
Si vous suivez la stratégie du directeur, l'essentiel lors de l'introduction des notes est de rendre l'algorithme pour augmenter le niveau aussi complexe et incompréhensible que possible. Que faire, comment se préparer, quels résultats montrer, à qui passer l'examen, où apporter le chocolat - rien n'était connu. Le directeur a dit - nous verrons pendant 2-3 mois comment se déroule la mise en œuvre du système et nous déciderons.
Six mois plus tard, il a embauché la fille personnellement pour se rapporter à lui-même, l'a nommée «Responsable des qualifications», lui a ordonné de proposer un algorithme pour augmenter les notes et de le mettre en œuvre. Non pas qu'il ait commandé - plutôt suggéré ou recommandé. Pour ne pas être pressé.
Au moment où l'algorithme était prêt, le directeur a de nouveau décidé que tout devait être changé. Les pieds des lits grinçaient à nouveau sur les vieilles planches abîmées. Cette fois - vers la comptabilité analytique.
PS
Je n'exclus pas que tous les problèmes de l'entreprise, et en particulier des fournisseurs et des programmeurs, aient été causés par l'amour du directeur pour le réaménagement des lits. Qu'est-ce que tu penses?