Qu'est-ce que l'intégration?
L'intégration ou l'intégration est le processus qui consiste à apprendre à connaître une entreprise, à apprendre des approches pour résoudre des problèmes, ainsi qu'à créer des processus d'interaction avec une équipe. En général, si en un mot, alors onboarding est l'acceptation d'une nouvelle personne dans l'entreprise et l'accompagner jusqu'à la fin de la période probatoire ou autre période établie par l'entreprise.
L'objectif principal de l'employeur est que le nouveau salarié «atteigne» le plus rapidement possible le maximum d'efficacité, s'intègre dans la culture d'entreprise. C'est pourquoi, dans de nombreuses organisations, une telle attention est accordée à ce processus et à l'automatisation d'au moins une partie, et idéalement l'ensemble du processus est un aspect très important. Ce processus commence par l'embauche d'une nouvelle personne dans l'organisation ou par des mouvements internes d'un poste à un autre.
Quelles tâches résout le processus «d'embarquement» d'un nouveau venu à bord?
- Début de travail confortable - il est très important pour une nouvelle personne de se sentir à l'aise tout de suite, dès le premier jour de travail dans l'entreprise.
- Connaissance des produits et de la structure de l'entreprise - un nouvel employé doit comprendre sur quels produits il devra travailler, ce qu'ils sont.
- Apprendre à connaître l'équipe et établir des communications - souvent les nouveaux employés ne sont pas familiers avec l'équipe dans laquelle ils travailleront, donc l'une des tâches importantes est de présenter l'équipe au nouvel employé et d'établir certaines communications entre eux, afin que chacun comprenne qui est responsable de quoi.
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Quels sont certains des points clés pour une adaptation réussie?
- Le premier est un contact régulier avec le supérieur hiérarchique et un retour d'information. Lors d'une période d'essai ou d'une autre période établie par l'entreprise, il est important d'être toujours en contact avec la personne et de recevoir régulièrement des retours de sa part.
- Il est également important de recevoir et de fournir rapidement des informations, ainsi que de résoudre divers problèmes organisationnels.
- Une formation de bonne qualité des employés est également la clé d'une adaptation réussie.
- Répondre aux signaux d'un employé est également un élément important de l'adaptation.
- Eh bien, un autre des paramètres importants est l'implication dans la vie sociale de l'entreprise, divers événements, réunions, teambuildings, etc.
A toutes ces étapes, d'une manière ou d'une autre, une certaine personne participe sous le nom de code "Buddy" ou "Partner". "Buddy" est la personne qui accompagne le débutant, l'aide à se familiariser avec le travail, répond aux questions, navigue et redirige vers les bonnes personnes, si la question posée par le débutant doit être transmise à quelqu'un d'autre. Dans de nombreuses entreprises, dans chaque division, il y a un certain nombre de ces copains qui aident les nouveaux arrivants à s'adapter. Un certain nombre de débutants sont affectés à Buddy (généralement pas plus de 3).
Alors, comment Microsoft Power Platform peut-il fonctionner avec Microsoft 365 pour automatiser divers processus d'intégration?
Un énorme avantage est que Power Platform est un ensemble de produits logiciels permettant de créer des applications, d'organiser la logique métier et de générer des rapports sans programmation, ce qui vous permet de configurer de nombreux processus à la volée et d'apporter des modifications aux applications et à la logique prend beaucoup moins de temps que si c'était le cas. a été programmé à partir de zéro. Avec Power Apps, vous pouvez facilement créer des formulaires et des applications, en vous connectant facilement à diverses sources de données (par exemple, Microsoft SharePoint).
Power BI en tant que logiciel complet de Business Intelligence (BI) vous permettra de créer des rapports sur vos données.
Power Virtual Agents est un service de création d'assistants virtuels ou, plus simplement, de chat bots, qui vous aidera à personnaliser la logique d'interaction de l'utilisateur avec les bots, vous permettant d'effectuer diverses opérations pour informer ou fournir divers services rapidement et efficacement.
Eh bien, Power Automate est comme de la colle, il vous permettra de connecter et d'unir les données et les processus dans un seul écosystème Microsoft.
Comment avons-nous mis en œuvre certains des scénarios d'intégration?
La capture d'écran ci-dessous montre quelques fragments du système. SharePoint Online est utilisé comme source de données et PowerApps est utilisé pour personnaliser les applications et les formulaires.
À l'aide du menu de navigation, l'utilisateur entre dans la liste principale des applications d'intégration, où il peut ouvrir la carte d'application. Sur le formulaire de chaque application, il y a un bouton pour accéder aux actions de l'application, où, en fonction des droits de l'utilisateur, certains boutons sont affichés. Par exemple, le bouton «Assign Buddy», qui attribue Buddy à un débutant (ou un débutant à un ami), n'est disponible que pour les utilisateurs ayant un rôle spécifique dans le système. Ce sont les soi-disant administrateurs d'intégration.
Dans le même temps, si la personne qui ouvre la carte n'est pas incluse dans ce rôle d'administrateur, mais est Buddy dans son service, alors il pourra cliquer sur le bouton "Prendre une paroisse", mais dans ce cas, affecter un nouveau venu à un copain doit passer par l'étape d'approbation avec le responsable du recrutement ... Et le responsable peut soit confirmer ce lien, soit refuser et désigner lui-même un copain pour le débutant.
Autrement dit, il s'avère que dans le premier cas, «Nommer un copain» est possible sans approbation, mais il est nécessaire de guider le service tout au long du processus d'approbation. De plus, si pendant une certaine période un copain n'a pas été affecté au service, alors un copain libre au sein du département est automatiquement sélectionné et lui est attribué. Le manuel de Buddy conserve automatiquement des statistiques sur qui a combien de services actuellement.
De plus, à partir des actions, vous pouvez modifier la date de sortie (si le salarié ou une autre personne a déplacé la date de sortie à une autre date), la confirmation de la sortie, la délégation de la candidature à un autre responsable du recrutement, ainsi que l'annulation de la candidature, ce qui équivaut à annuler la sortie du salarié. Bien entendu, toutes les actions sont disponibles pour différents rôles d'utilisateur, par exemple, seul le responsable des applications d'embauche ou l'administrateur d'intégration peut déléguer une demande à un autre responsable du recrutement.
Mais. Que se passe-t-il lorsque l'utilisateur clique sur le bouton? Si vous regardez la capture d'écran, vous pouvez voir qu'une boîte de dialogue est appelée, dans laquelle vous devez spécifier quelque chose et confirmer l'action. Et que se passe-t-il avec nous dans ce cas? En théorie, il faudrait lancer un flux Power Automate qui changerait quelque chose, enverrait des lettres et d'autres notifications. Mais la situation suivante s'est produite lors de la mise en œuvre.
En fonction des exigences, nous devions envoyer des requêtes HTTP dans les processus et utiliser d'autres actions de la catégorie Premium. Mais le client n'a pas acheté de licences de la catégorie Premium pour tous les utilisateurs et il fallait en quelque sorte sortir de cette situation.
Et au lieu de Power Automate, nous avons choisi Logic Apps, car le client avait un abonnement Azure.
Power Automate et Logic Apps sont pratiquement des frères jumeaux, mais ils ont certainement leurs propres différences majeures. La chose la plus importante que nous avons appréciée dans Logic Apps est que tous les connecteurs Premium sont disponibles dans Logic Apps sans licences supplémentaires.
Cependant, il y a une mise en garde. Il n'est pas possible de lancer directement le flux Logic Apps par bouton depuis PowerApps. Ensuite, mes collègues et moi avons proposé une solution avec une liste SharePoint distincte pour les actions.
L'essence de la liste est que lorsque l'utilisateur clique sur le bouton, un élément est créé dans cette liste avec certaines valeurs d'attribut, que nous définissons dans l'application PowerApps elle-même. Par exemple, comme vous pouvez le voir dans cette capture d'écran, cette liste d'actions contient un champ ActionType, un champ Request, ApprovalResult, Comment, etc.
Dans ActionType, nous écrivons le nom de l'action en cours, par exemple, accepter un copain, modifier une date limite, annuler une candidature. Nous écrivons des informations supplémentaires dans les champs restants.
Et déjà lors de la création d'un élément dans cette liste, nous lançons un flux Logic Apps qui ne démarre pas par un bouton, mais par un simple déclencheur. Ensuite, le thread récupère les valeurs de champ et effectue son travail en fonction des valeurs de champ.
Quels sont les avantages de cette approche avec une liste systématique d'actions? Eh bien, outre le fait que sans cela, le flux Logic Apps ne peut pas être démarré normalement?
- Exécution asynchrone des actions. Cela signifie que vous n'avez pas à attendre qu'un thread démarre ou qu'une action se déroule avant de quitter le formulaire. Vous avez cliqué sur le bouton et vous êtes occupé de votre entreprise, à ce moment, un élément de la liste système est créé en arrière-plan et le fil est lancé.
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La capture d'écran ci-dessous montre un petit fragment du même thread qui est lancé lorsqu'un élément est créé dans la liste système.
Comme vous pouvez le voir, lors de l'exécution du flux, le champ ActionType est analysé - le type de l'action. Et selon le type d'action, c'est-à-dire le type de bouton sur lequel on a cliqué, le flux suit une branche ou une autre, par exemple, il détermine les participants, forme une liste d'adresses e-mail auxquelles les lettres et les messages doivent être envoyés aux robots de discussion. Certaines des variables et des données peuvent être déplacées dans un bloc séparé tout en haut du flux, afin de ne pas les définir dans chaque branche un tas de fois.
Chat bots
Au fait, à propos des robots de discussion. Ici, dans cette capture d'écran, il y a un petit exemple de messages qui arrivent dans le chatbot Microsoft Teams lorsque divers événements sont appelés.
Il existe des cartes distinctes pour convenir du passage de la période probatoire pendant une certaine période. Dans notre cas, il y a trois points, c'est un mois à compter de la date de sortie, après 2 mois et après 3 mois. À chacun de ces moments, un fil de discussion spécial est lancé qui envoie au responsable du recrutement une telle carte dans Teams afin que le responsable confirme ou rejette la réussite de ce point de période d'essai. Avec l'indication de commentaires.
Il existe également des cartes avec diverses informations sur le copain, par exemple, que la participation au rôle d'un copain est rejetée ou si un copain n'est pas attribué au débutant. De plus, des notifications sont envoyées à différents moments où il est nécessaire de répondre à une enquête. Dans notre cas, la capture d'écran montre une carte avec une proposition de répondre à une enquête pour le débutant lui-même.
Les sondages
Si nous parlons de sondages, ils sont mis en œuvre sur la base de Microsoft Forms. En général, Microsoft Forms est un service extrêmement pratique pour créer des sondages en quelques minutes seulement.
Et comme exemple de sondages - dans la capture d'écran.
Ces sondages sont envoyés au nouvel arrivant après une certaine période, par exemple après la première semaine, après le premier mois de travail. Au cours de l'enquête, vous pouvez clarifier avec l'employé s'il y a eu une visite du bureau, comment le personnel du lieu de travail, comment les choses se passent et dans quelle mesure la personne est consciente des tâches qu'elle a pour la période d'essai.
Tout cela peut être demandé à un débutant à l'aide des enquêtes Microsoft Forms. Il est important de recevoir des commentaires de l'employé et de réagir rapidement en cas de problème. Bien entendu, de telles enquêtes sont envoyées à la fois au manager et au copain en ce qui concerne le débutant lui-même, car il est nécessaire de comprendre le tableau d'ensemble de l'employé.
Listes de contrôle
Soit dit en passant, lorsqu'on discute des sondages, on ne peut que toucher à un élément aussi important que les listes de contrôle. Le processus d'intégration étant toujours un processus, la vérification du passage de certaines étapes de l'intégration peut être émise sous forme de listes de contrôle, qui peuvent exister pour un débutant, un copain et un manager. Dans notre cas, les checklists se font sous la forme d'une application PowerApps, où chaque participant peut entrer et cocher les cases qu'il a passées à un certain moment. À titre d'exemple, dans la capture d'écran, il y a maintenant un petit fragment de la liste de contrôle pour un débutant, où à chaque intervalle de temps (maintenant dans la première semaine), vous devez cocher quelles tâches de la liste principale ont été achevées. Alternativement, ici, il est noté que la personne a commencé à effectuer des tâches de travail et a assisté à une sorte d'événement d'introduction.
Et cette capture d'écran montre un fragment de la liste de contrôle pour le copain. Puisque le copain est avant tout un camarade, ses tâches sont camarades. Discutez à l'extérieur du bureau, discutez de vos impressions, félicitez-vous du passage et indiquez tout commentaire supplémentaire.
En passant, j'ai oublié de dire que pour compléter la check-list, certains points sont attribués, qui joueront alors un rôle.
Rapports
Bien entendu, il est nécessaire de collecter et d'afficher certaines statistiques sur la base de listes de contrôle. Pour cela, l'outil d'analyse commerciale Microsoft Power BI est utilisé, à l'aide de quels rapports sont construits sur quels éléments des listes de contrôle ont été complétés et lesquels ne l'ont pas été. Il y a un filtre par employés afin que vous puissiez immédiatement, dans le cadre de chacun, dans ce cas, savoir qui a fait quoi.
Points bonus pour Buddy
Et pour revenir au sujet des listes de contrôle et les remplir, je tiens à noter que pour accomplir des tâches dans les listes de contrôle, les employés qui sont Buddy reçoivent des points bonus. Des points standard sont attribués pour l'exécution de tâches dans les listes de contrôle, et des points bonus sont attribués pour des tâches individuelles définies en dehors du système. Ces points forment la note finale de Buddy dans le contexte du département et dans le contexte de l'ensemble de l'entreprise. Le meilleur compagnon peut être identifié. Pour cela, des flux Logic Apps spéciaux sont utilisés, qui, exécutés selon un calendrier, calculent la note en fonction des données des listes de contrôle.
Les chatbots à nouveau
Comme vous le savez, dans la plate-forme Microsoft Power, il existe un produit tel que Power Virtual Agents, avec lequel vous pouvez facilement personnaliser la logique du chatbot et développer davantage des boîtes de dialogue séparées pour diverses opérations. À titre d'exemple, dans la capture d'écran, vous pouvez voir la logique de la boîte de dialogue du bot lorsque vous êtes invité à l'aide 2ndfl. Cette demande peut être appelée par n'importe quel utilisateur de l'organisation via un chat bot. Il suffit d'écrire une phrase de déclenchement clé pour démarrer un dialogue, puis le bot posera les questions qui y sont intégrées, enregistrera les réponses aux variables puis transmettra les réponses à Power Automate par un flux qui peut créer un élément, envoyer une lettre et effectuer un million d'opérations différentes supplémentaires.
En général, à l'aide d'un chatbot, vous pouvez combiner de nombreuses opérations différentes dans une fenêtre Microsoft Teams et ne pas forcer un nouvel utilisateur à essayer de déterminer où se trouve un service particulier dans une organisation. Il suffit d'ouvrir l'onglet avec le bot et de lui écrire un message que vous souhaitez faire.
Alternativement, la capture d'écran ci-dessous montre une demande d'informations sur l'enregistrement de dms. Ces informations peuvent être intégrées à la base de connaissances de l'entreprise et extraites par le bot lors de vos déplacements.
En outre, à l'aide du bot, vous pouvez créer des demandes pour la fourniture, par exemple, de divers certificats et extraits, créer des demandes de services de bureau et la fourniture de papeterie. Et une fois la demande confirmée, un processus Power Automate ou Logic Apps démarre sous le capot, ce qui créera une demande pour répondre à la demande de l'utilisateur. Eh bien, les demandes elles-mêmes peuvent déjà être créées sur un portail distinct de processus métier SharePoint Online.
Dans les articles suivants, nous examinerons encore plus de scénarios pouvant être automatisés à l'aide de Microsoft Power Platform. Très bonne journée à tous!