Une situation assez classique: à la recherche d'un contractant pour développer une solution informatique, un client envoie des demandes à plusieurs entreprises. Son objectif est de décider de la coopération avec le contractant en collectant et en analysant les propositions. Le processus de sélection est compliqué par le fait que la portée des travaux, les technologies proposées et les prix diffèrent considérablement les uns des autres. Un problème se pose souvent méconnu: ces propositions sont non seulement inégales, mais évaluent également des solutions différentes.
Cet article fournit au lecteur une vue systématique de la sélection des entrepreneurs. Notre objectif est de stimuler la recherche d'approches innovantes pour résoudre les problèmes au stade de la formulation du problème et de la collecte des estimations.
Dans tout le texte, les termes «solution informatique» et «objet de développement» sont utilisés de manière interchangeable. Ils désignent tout logiciel (mobile, Web, applications de bureau, sites Web, etc.) créé pendant le processus de développement pour atteindre les objectifs commerciaux spécifiques du client. Il existe un terme «objet de recherche» - le stade de création d'un objet de développement jusqu'à la mise en œuvre de la solution.
Situation et problème
Un processus typique de sélection des entrepreneurs est le suivant.
1. Termes de référence
Une partie du processus d'approvisionnement est un document décrivant la solution - les termes de référence (TDR). Le responsable du client est une personne intéressée par les services de développement (ci-après dénommée le sujet), envoie les savoirs traditionnels à plusieurs organisations. Les sujets de ces organisations reçoivent des savoirs traditionnels et évaluent le travail en fonction des exigences spécifiées. ( Comment le client obtient une mission technique - voir dans le paragraphe «Termes de référence pour le studio!» Pour un exemple de «situation proche de l'idéal»)
Schématiquement, ces relations sont les suivantes.
2. RĂ©ponse des organisations et analyse des propositions
Le client reçoit des offres de contractants potentiels. Les propositions sont un format de document qui indique le plus souvent la portée des travaux, les délais, l'estimation des coûts, la description de l'expérience et l'expertise de l'équipe. Les propositions sont étudiées et comparées entre elles selon un certain nombre de critères.
3. Liste des organisations sélectionnées
Sur la base de l'analyse des propositions, la liste des contractants potentiels est réduite. Le choix final est fait après communication avec chacun d'eux et discussion des documents soumis.
4. Contrat
Signature d'un contrat de service avec l'entrepreneur sélectionné.
Souvent, aux étapes 2 et 3, un problème se pose: cela est démontré par mon expérience de coopération avec les petites et moyennes entreprises. Des propositions avec une composition de travail différente et des estimations différentes créent l'illusion que ces données sont suffisantes pour prendre une décision. Dans le même temps, les critères de sélection sont réduits au coût et à la portée des travaux.
À mon avis, cette approche ne constitue pas une condition pour l'exhaustivité et la suffisance de l'information pour prendre une décision. Il n'y a pas de compréhension consciente de la situation et la présence d'un processus «incomplet» de transfert de connaissances sur une solution potentielle entre les deux sujets.
Termes de référence pour le studio!
Mission technique (mandat, mission technique) - un document contenant les exigences du client pour l'objet d'approvisionnement. Le savoir traditionnel détermine les conditions et la procédure de passation des marchés, conformément à lui, la livraison des biens, l'exécution des travaux, la fourniture de services et leur acceptation sont effectuées.
Je vais essayer de compléter la définition.
Les termes de référence sont un ensemble d'artefacts par lesquels des connaissances formalisées sur l'objet d'achat dans ce contexte sont transférées - des connaissances sur la solution informatique créée.
Afin d'analyser les étapes n ° 1 à 3, construisons maintenant brièvement une situation proche de l'idéal de l'étape 1. À l'heure actuelle, il existe de nombreux standards GOST sur le marché pour la rédaction de spécifications techniques pour le développement de systèmes d'information. Je ne vais pas les décrire, ils sont tous bien développés et ont leurs avantages et leurs inconvénients.
Supposons que le client, pour déterminer la solution optimale, regarde l'objet de recherche sous différents angles. En examinant différentes projections, vous pouvez trouver la solution optimale. Une projection unilatérale n'affichera pas l'image complète. Comme dans l'illustration ci-dessous, un cylindre est un carré dans une projection et un cercle dans une autre. Pour différentes personnes, la solution au même problème sera différente.
Vous pouvez également arriver à une solution optimale grâce à une analyse systématique du problème en examinant un objet avec des projections fonctionnelles, génétiques, dynamiques et procédurales.
Schéma 1 - Projections de l'examen d'objet basé sur le 2ème concept du système selon Doubrovski.
Je ne m'attarderai pas sur cette approche, mais je pourrai partager dans les commentaires mon expérience d'application en pratique, s'il y a des demandes.
Ainsi, après certaines actions, le sujet a formé la Connaissance de la façon de résoudre le problème. La connaissance peut être insuffisante et les problèmes peuvent être différents sur le chemin du but, mais la connaissance existe dans un certain volume.
Comment transférons-nous les connaissances sur la solution?
L'apprentissage - l'acquisition de connaissances, de compétences, de compétences - se déroule en plusieurs étapes: production, accumulation, distribution, utilisation.
Figure 2 - Étapes d'apprentissage
Considérez ce diagramme en relation avec le processus d'interaction avec les entrepreneurs.
- Production implicite de connaissances. La fabrication est la collecte d'informations provenant de diverses sources: recommandations de consultants, recherche de concurrents, expérience personnelle dans le développement de solutions informatiques, informations sur l'organisation des objets autour du problème étudié, et bien plus encore. La connaissance implicite n'est pas formalisée, c'est-à -dire pas exprimé en aucune façon. En termes simples, la connaissance implicite est dans la mémoire du sujet, le dirigeant d'une entreprise intéressée par le développement.
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Liste de contrôle des projections pour formaliser les connaissances et décrire les situations précédant la sélection d'un contractant
Pour aider les managers et managers à éviter les erreurs lors de la création et du transfert des spécifications techniques pour l'évaluation aux sous-traitants informatiques, je propose une liste de projections pour formaliser les connaissances sur une solution informatique et une check-list avec des descriptions de situations qui aideront à appliquer le schéma des «étapes d'apprentissage» que j'ai décrit.
À mon avis, une solution informatique doit être envisagée à partir d'au moins 4 à 5 positions pour obtenir une image la plus complète.
Liste de contrôle n ° 1 - "Liste des projections"
- Description de la situation autour de l'objet dans le cadre de l'activité au moment de l'étude: comment les gens travaillent, quels types d'activités ils exercent, quelles difficultés surviennent, etc.
- Projection fonctionnelle des principaux rĂ´les dans la solution.
- Projection non fonctionnelle avec modèle de caractéristiques techniques influençant la décision.
- Projection d'affaires en relation avec les principaux acteurs, où l'Objectif est formulé à travers la Méthode et le Résultat.
- Projection visuelle du prototype de la solution (à condition d'avoir déjà passé l'étape de recherche sur le prototype).
Bien sûr, il peut y avoir plus de positions et de projections, et quelqu'un dira que cette check-list changera en fonction de l'industrie, des tâches, etc. ... Il en sera probablement ainsi, mais ma tâche principale est de me concentrer sur les fondements méthodologiques. Ils peuvent donc être utilisés partout et créer des listes de contrôle pour chaque situation.
Types de situations dans lesquelles un gestionnaire peut se trouver avant d'attirer des entrepreneurs:
- Vous avez le désir de faire quelque chose d'utile, mais vous ne comprenez pas quoi exactement.
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Votre tâche est d'arriver au point 4 ou au point 5. En même temps, à chaque étape, vous devez nécessairement produire des connaissances et les accumuler. Vous devez avoir à la fois des produits formalisés et non formalisés de votre activité: diagrammes, descriptions, compétences personnelles et expérience de son fonctionnement, descriptions à travers les positions de la liste de contrôle n ° 1. Et lorsque vous arrivez au point 4, votre tâche est de diffuser les connaissances - de les transférer à vos sous-traitants et partenaires.
L'étape de diffusion comprend le plus souvent les procédures suivantes: analyse, discussion et assimilation.
Si vous envoyez simplement les savoirs traditionnels aux entrepreneurs afin de regarder les prix et d'analyser la portée des travaux, cela revient à essayer de s'asseoir sur une chaise sans la mettre sous vos fesses. Quelqu'un peut avoir de la chance et il va s'asseoir, mais pour quelqu'un il y aura des conséquences désagréables =)
Alors, posez-vous une question: comment, lors du transfert des connaissances Ă un entrepreneur concernant votre situation, vous:
- analyser les connaissances formalisées et non formalisées sur l'objet de transfert
- discuter avec le contractant des connaissances formalisées et non formalisées de l'objet du transfert
- assimilez ces connaissances.
Certains lecteurs diront qu'il est difficile et souvent physiquement impossible d'exécuter ces procédures lors de l'envoi des TDR et de la collecte des prix auprès des entrepreneurs. Je suis entièrement d'accord avec eux. Mais cela me donne l'idée que les objectifs sont mal formulés.
Si j'ai besoin de trouver un entrepreneur, la recherche doit se faire par la recherche d'entrepreneurs. Par conséquent, nous pouvons appliquer la même analyse des systèmes et, par exemple, le modèle n ° 1, pour planifier un programme pour atteindre cet objectif. Et très probablement, les tâches changeront et seront très différentes des étapes décrites dans la section «Situation et problème».