Conception d'un système automatisé pour travailler avec les concessionnaires
Attirer et fidéliser les concessionnaires est l'un des domaines de travail les plus importants d'une entreprise de fabrication et de commerce. Un vaste réseau de concessionnaires efficace est un revenu stable pour l'entreprise et un sérieux avantage aux yeux des consommateurs.
Cependant, il arrive souvent qu'une augmentation du nombre de concessionnaires entraîne non seulement des bénéfices supplémentaires, mais aussi une augmentation du personnel du service commercial, qui, à l'ancienne, prend les commandes en gros par téléphone et par e-mail et les traite manuellement. Le coût d'une telle organisation du travail est élevé, le processus n'est pas efficace.
«Faisons un compte personnel» - cette idée vient facilement et logiquement au chef de l'entreprise. Il y a un système comptable, le site est déjà là, pourquoi ne pas y ajouter le très convoité bouton "Connexion"?
«Bien sûr, nous ajouterons», répondrons-nous, et nous proposerons certainement de le faire correctement.
Que signifie «bien» et comment le faire - c'est le sujet de notre article. À titre d'exemple, nous utiliserons le cas de l'automatisation de l'interaction entre les concessionnaires et le service commercial d'un grand fabricant russe de matériaux de construction et de décoration, qui nous a confié cette tâche.
Construction et finition - ces processus complexes peuvent être comparés à la création d'un système automatisé. Pour que la maison (le système) se tienne fermement, fonctionne correctement et soit confortable pour vivre (travailler), il est nécessaire d'étudier le lieu, l'infrastructure, les communications, choisir les matériaux (technologies), créer un projet architectural, proposer un style de finition et calculer avec précision l'estimation. Et alors seulement, brique par brique, commencez la construction.
- Que contiendra le compte personnel du concessionnaire?
- Juste des commandes avec des documents et en créer un nouveau.
- En effet, simple. D'où viendront les commandes? Comment sont-ils créés maintenant? Est-il possible d'interagir avec ce système via une API? Qui peut les créer dans notre système? Et qui ne peut pas? Puis-je annuler? Et si la commande a déjà été expédiée? Qui aura accès à la commande? Et quand et d'où viendront les documents? Est-il possible de les décharger? Comment les statuts vont-ils changer? Quelqu'un contrôlera-t-il l'exécution de la commande? La commande peut contenir du matériel promotionnel, dites-vous? Et quel genre de matériaux, qui les crée, qui s'attache à la commande?
Et mille autres questions auxquelles personne n'a encore répondu. Et si cela ne fonctionne pas, vous devez lancer une recherche à part entière.
Étude
Recherche de domaine
Tout travail d'un analyste, c'est-à-dire qu'il est engagé dans la recherche, commence par une compréhension des activités du client. Nous nous préparons pour la première conversation, en étudiant indépendamment la gamme de produits, la géographie du travail, les concurrents et les avantages concurrentiels, les conditions de coopération avec les concessionnaires - tout ce qui peut être trouvé dans les sources ouvertes, par exemple sur le site Web de l'entreprise et dans les supports publicitaires. Ainsi, avant même la première réunion d'introduction, l'analyste a une compréhension générale du travail de l'entreprise, comprend la terminologie, a préparé une liste de questions qu'il va se poser.
Notre client est l'un des principaux fabricants russes de matériaux pour la construction et la décoration. Il s'agit d'une entreprise à cycle complet: de l'extraction de la pierre de plâtre (l'entreprise a sa propre base de matières premières) à l'emballage et au conditionnement des produits finis. Les produits de la société sont livrés dans plus de 100 villes en Russie, ainsi que dans d'autres pays d'Europe et d'Asie. La société compte environ 150 concessionnaires qui vendent des produits de leur réseau de gros et de détail. Un travail approfondi est en cours pour attirer et fidéliser les concessionnaires. L'entreprise les soutient fortement dans la promotion des produits, les encourage à vendre davantage avec des campagnes marketing intéressantes et un système de bonus.
Entretiens avec les parties prenantes, définition des objectifs commerciaux
Lors de la première réunion, les analystes et les représentants des clients se rencontrent. Notre tâche est d'entendre, et le client est de parler des problèmes à résoudre et des objectifs que nous souhaitons atteindre. À la suite d'une telle communication, un document est créé qui deviendra la base de l'ensemble du système. Conformément à cela, toutes les exigences seront développées et toutes les solutions seront créées.
De tels problèmes nous ont été signalés:
- Tous les travaux avec les concessionnaires sont effectués par téléphone et par e-mail. La commande se fait par courrier à l'adresse mail, les mises à jour sur celle-ci sont discutées en communication personnelle. La communication et la commande sont un travail manuel qui prend beaucoup de temps aux employés.
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- L'analyse des ventes aux concessionnaires, des soldes dans leurs entrepôts, la planification de la production est effectuée manuellement par un analyste d'entreprise basé sur des suppositions et des hypothèses. Toutes les données sont collectées dans un fichier au format Excel, à partir duquel des rapports sont générés.
- Les responsables de département ne reçoivent pas d'informations précises sur le travail des employés de leur département et ne peuvent pas planifier avec précision leur charge de travail, établir des plans de vente.
Ainsi, les objectifs du travail étaient:
- Améliorer l'efficacité de la prise de décisions de gestion opérationnelle en termes de processus d'affaires de l'entreprise en fournissant une information consolidée à la direction de l'entreprise.
- La possibilité d'obtenir des informations plus détaillées sur les activités des partenaires de l'entreprise: la structure et le volume des ventes de tous les groupes de marchandises, les spécificités du travail, les canaux de distribution, les commerciaux.
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La formulation correcte des objectifs commerciaux est la tâche de l'analyste; le client n'a pas besoin de beaux mots et de phrases complexes. Il est important de décrire vos attentes et vos limites aussi précisément et pleinement que possible, si elles existent en termes techniques et organisationnels. Il est possible de désigner la portée du budget, le volume du travail prévu en dépendra.
Lors de la première réunion, nous essayons également d'obtenir des informations générales sur l'organisation du travail dans l'entreprise, de faire connaissance avec les chefs de départements et de divisions avec lesquels nous aurons à travailler, de planifier les premières réunions de recherche, d'obtenir des documents à étudier (contrats, accords, règles internes, lois, décrets gouvernementaux liées aux activités de l’entreprise).
Lors de la première rencontre avec notre client, nous avons également:
1. Nous avons appris que:
- Toutes les ventes de l'entreprise sont organisées par divisions, créées géographiquement dans les pays et régions de la Russie.
- Chaque division a un chef et plusieurs directeurs régionaux qui se voient attribuer des régions et des représentants commerciaux (concessionnaires) dans des villes spécifiques.
- Les concessionnaires, à leur tour, vendent les produits de l'entreprise à leur réseau de gros et de détail, les fournissent aux chantiers de construction.
2. Reçu:
- Accord de partenariat,
- Un exemple de rapport analytique sur les expéditions,
- Catalogue de produits,
- Matériel promotionnel.
3. Je me suis familiarisé avec:
- Directeur général,
- Directeur commercial,
- Chef du département des ventes,
- Chef du département marketing.,
- Chef du service logistique,
- Chef comptable.
Pour rendre la conversation productive, nous demandons généralement au client de s'y préparer:
a) invitons les cadres supérieurs intéressés par la création du système et les employés qui créent et participent à des processus d'affaires automatisés à la réunion. Il ne devrait pas y avoir beaucoup de participants, 5-6 personnes suffisent, nous parlerons certainement à tout le monde plus tard. La communication avec tout le monde ne prendra pas beaucoup de temps, tant qu'il est important pour nous que l'employé soit au courant du projet, donne ses coordonnées pour la communication opérationnelle, soit prêt à participer à la recherche des processus d'affaires;
b) réfléchir et être prêt à parler de leurs attentes par rapport au nouveau système, des objectifs de sa création.
c) sélectionner un employé responsable qui s'occupera du projet de la part du client. Un collaborateur doit être conscient des activités de l'entreprise, comprendre ses tâches et ses problèmes et jouir de la confiance de ses collègues. Il devra beaucoup communiquer, prendre des rendez-vous, coordonner les résultats du travail des analystes.
TEL QUEL ou description des processus métier existants, identification des problèmes, collecte des besoins des utilisateurs
Après la première réunion, une période de recherche assez longue commence, qui peut prendre jusqu'à deux mois. Nous identifions tous les utilisateurs du nouveau système, rencontrons chacun d'eux séparément et découvrons comment tel ou tel processus se déroule, pourquoi il est si organisé, ce qui est mauvais, ce qui est bien, ce qui pourrait être changé.
Exemple de liste d'employés pour la communication:
- Directeur général;
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Il peut y avoir plusieurs réunions si les tâches sont complexes et obligent l'analyste à plonger profondément dans les détails. Après chaque rencontre, une description du travail de l'employé est formée sous forme de schémas dans diverses notations ou sous forme de texte, ainsi qu'une liste de ses exigences et souhaits pour le nouveau système.
Un exemple de description de la situation actuelle:
Chaque revendeur dispose d'un catalogue des produits de l'entreprise et d'une liste de prix valide. La liste de prix dépend de la ville dans laquelle la société du concessionnaire est située et peut également dépendre de l'installation finale à laquelle les matériaux sont fournis (pour le même concessionnaire, une remise peut être accordée pour une installation spécifique).
Pour passer une commande, le concessionnaire envoie une lettre de candidature à l'adresse e-mail du responsable affecté à l'entreprise. Dans l'application, il indique:
- les noms et quantités de marchandises nécessaires,
- vos détails;
- l'adresse du destinataire où les marchandises doivent être expédiées;
- le transport vers lequel envoyer les marchandises;
- date d'expédition souhaitée.
Le directeur des ventes crée une nouvelle commande pour le concessionnaire dans le système 1C:
- sélectionne les produits de la liste. La disponibilité réelle des marchandises dans l'entrepôt est déterminée par le nombre de marchandises restantes, que le gestionnaire reçoit sous la forme d'un tableau de production le matin. Le gérant ne sait pas quelle quantité du même produit a été commandée par d'autres revendeurs de la société (pas dans sa division), il passe donc une commande sans informations précises sur la disponibilité;
- ajoute des remises appropriées (dans le cas d'un objet spécial ou d'une promotion passagère);
- crée une commande séparée avec des produits pour la promotion (s'il y a une promotion);
- détermine indépendamment le nombre de véhicules à livrer (une commande distincte est créée pour chaque véhicule);
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Après avoir passé une commande, une demande de transport est formée pour celle-ci, qui est envoyée au service logistique.
Un exemple d'exigences des utilisateurs pour le nouveau système:
a) Automatiser la création d'une commande par un concessionnaire, lui donner la possibilité de collecter et de passer une commande par lui-même, surveiller son statut d'exécution, voir l'historique de toutes ses commandes pendant son travail avec l'entreprise;
b) Permettre aux concessionnaires de passer des précommandes pendant une semaine pour pouvoir prévoir la production et l'expédition des marchandises;
c) Permettre au directeur des ventes de voir le stock de marchandises dans l'entrepôt;
d) Permettre au gestionnaire de déterminer automatiquement le nombre de palettes et de véhicules en fonction du volume de la commande;
e) Enregistrer tous les documents pour toutes les commandes du concessionnaire et donner la possibilité de les télécharger à toutes les parties intéressées (gérant, gérant, comptable, concessionnaire).
A ce stade, il est important que l'analyste reçoive l'assistance du client:
a) Il est nécessaire de faire savoir aux collaborateurs que la décision de créer le système a été prise définitivement, qu'ils le veuillent ou non. Ceux qui n'ont besoin d'aucun changement suffisent toujours. Les gens sont habitués aux processus existants, ne veulent pas perdre de temps à apprendre de nouvelles choses ou, par exemple, ne veulent pas d'ouverture dans leur travail, car il arrive que les règles et les procédures ne soient pas suivies, les relations et les préférences personnelles comptent dans les relations. Comprendre ce que sera le système et le rendre meilleur pour tout le monde aide à s'impliquer dans le processus et à donner le feedback nécessaire.
b) Ne limitez pas l'analyste au nombre d'employés occupant un poste et au nombre de réunions avec eux. L'un, même le spécialiste le plus expérimenté, ne peut pas exprimer immédiatement toutes les subtilités de son travail. Souvent, des détails apparaissent au cours de la communication lorsque l'on regarde les diagrammes, lorsque l'on répond à des questions supplémentaires qui se sont posées à la suite d'une réunion avec un collègue. De plus, différents employés peuvent rencontrer des problèmes différents et exprimer des points de vue complètement opposés sur la même action. La communication avec un grand nombre d'employés vous permet d'avoir une image plus complète de ce qui se passe.
c) Vérifier les données collectées par l'analyste et les conclusions tirées par lui, les vérifier. Après chaque communication, nous formalisons toujours toutes les informations reçues et les présentons au collaborateur dont nous les avons reçues, et parfois à son manager. D'une part, nous obtenons la confirmation que nous avons tout bien compris, et d'autre part, nous nous motivons pour des détails supplémentaires qui surviennent souvent dans la tête lors de la lecture des informations déjà données.
d) Organiser la communication avec un groupe d'employés ou un service entier dans une atmosphère libre voire informelle. Par exemple, en travaillant avec notre client, la participation à la conférence finale annuelle de la société en Russie a été un succès particulier. Au cours de la journée, nous avons réussi à discuter avec des concessionnaires d'autres villes (même de Vladivostok) et à découvrir ce qu'ils aimeraient conserver ou changer. Dans un cadre informel, hors des murs des bureaux, la communication est plus facile et plus rapide, les gens sont plus ouverts et bavards.
e) Il ne faut pas oublier que les problèmes exprimés par les employés dépassent souvent la portée du projet discuté. Par exemple, lorsque vous discutez du travail avec les concessionnaires, il peut s'avérer que tout n'est pas correctement configuré dans le système interne de l'entreprise et qu'il est grand temps de modifier la structure des répertoires. Cette situation est normale, mais vous ne devez pas rassembler tout ce qui est exprimé en un seul projet et résoudre tous les problèmes à la fois. Dans le cadre du projet, il convient de ne laisser que ce qui interfère réellement ou ne permet pas du tout d'atteindre les objectifs précédemment fixés.
Etudes de terrain
Il vaut toujours mieux voir une fois qu'entendre cent fois. Les conversations ne suffisent souvent pas, il est préférable de regarder le processus de l'intérieur. Pour cela, des techniques spéciales sont utilisées, lorsque l'analyste s'assoit littéralement derrière le dos d'un employé ou d'un revendeur, lui posant des questions dans chaque situation incompréhensible. Grâce à ces observations et à cette communication au cours du processus, les points problématiques sont mieux visibles, ils proviennent souvent des participants à la recherche et l'analyste a des suggestions sur la façon d'améliorer quelque chose, de faire quelque chose plus rapidement et plus efficacement.
Pour aider le chercheur, vous pouvez recourir à une petite supercherie et le présenter comme un stagiaire à qui il faut apprendre à travailler avec les clients. Les informations ainsi obtenues sont plus précieuses, les employés ne cherchent pas à embellir la réalité et à parler plus sincèrement des processus.
Caractéristiques techniques
Pendant longtemps, il n'y a pas eu de telles entreprises qui n'utiliseraient pas de programmes et d'outils spéciaux dans leur travail (par exemple, 1C). Au stade de la recherche, il est important de comprendre quelles données sont contenues dans ces programmes, à quel point elles sont nécessaires, si leur format est adapté et, surtout, comment les extraire ou les utiliser suite à l'intégration avec le système.
Pour le travail du compte personnel de notre client, un catalogue de marchandises et des données de concessionnaires (entrepreneurs) étaient nécessaires. Tout cela est stocké dans le système 1C: Enterprise. La structure du catalogue n'est pas optimale, il n'est pas pratique de l'utiliser (il n'est pas intuitivement clair dans quelle catégorie se trouve le produit, et le revendeur doit maintenant le rechercher lui-même), les données ne sont pas toujours renseignées (pas de description, l'emballage est mélangé).
Le travail à ce stade nécessite la participation de spécialistes techniques du concepteur et du client, car nous devrons décrire complètement l'architecture et l'API, trouver des voies d'intégration et planifier l'échange de données.
Il est nécessaire de connaître les détails et les problèmes le plus tôt possible, car pendant que la conception d'un nouveau système est en cours, vous pouvez avoir le temps de mettre toutes les données en ordre, de créer une api ou même de passer à un nouveau logiciel.
À la suite de la phase de recherche, nous avons généralement:
- Buts et objectifs formulés par la direction pour la création de comptes personnels;
- Compréhension générale et description détaillée des processus d'affaires qui seront automatisés à la suite de leur création;
- Une liste des besoins des utilisateurs pour chaque type d'utilisateur dans le compte personnel;
- Liste des systèmes avec lesquels il sera nécessaire d'interagir, leur description et données techniques.
Vous pouvez maintenant décider de la manière dont les comptes personnels seront créés: en utilisant un CRM prêt à l'emploi (si toutes les exigences énoncées correspondent à l'ensemble standard de fonctionnalités CRM) ou en développant le vôtre (si les exigences ne sont pas standard). En travaillant avec notre client, il a été décidé de concevoir notre propre système.
Conception
ÊTRE ou concevoir de nouveaux processus métier et scénarios utilisateurs
Une description de la façon dont tout fonctionne maintenant, reçu, des souhaits ont été exprimés - vous pouvez commencer à concevoir comment tout devrait fonctionner.
À ce stade, la communication entre le client et les analystes est plus intense que jamais, car il est actuellement nécessaire de déterminer les règles de base et les méthodes d'interaction, pour construire des scénarios de travail pratiques et optimaux. Les scénarios sont construits sur la base des exigences système exprimées par les utilisateurs.
Exigence de l'utilisateur du chef de la division: voir
clairement, commodément et rapidement les données systématisées sur les ventes de votre division. Sur la base de ces données, évaluez la vue d'ensemble des ventes de la division, suivez les tendances, établissez des plans et résolvez les problèmes identifiés et potentiels.
Scénarios possibles basés sur cette exigence:
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Pour planifier les expéditions pour la semaine prochaine, l'utilisateur souhaitait voir les soldes dans les entrepôts des concessionnaires de la division pour chaque type de produit. Pour ce faire, dans la section statistiques, il a trouvé les soldes de stock de la semaine dernière, calculés par le système à l'aide d'une formule spéciale, puis a comparé ces informations avec la superficie des entrepôts des concessionnaires. Ensuite, l'utilisateur est allé à la section de planification et a vu les informations fournies par les concessionnaires eux-mêmes.
Chaque scénario est décrit en détail, avec toutes les nuances de sa mise en œuvre. Cela se fait généralement sous forme de diagrammes. Tout doit être pensé: et si le produit est retourné? Et s'il y avait deux gagnants dans une campagne marketing? selon quels critères le rapport de vente est-il généré? Le gestionnaire peut-il modifier un plan déjà établi? Des réponses aux questions, de nouvelles règles pour le travail automatisé de l'entreprise apparaissent.
Mettre en évidence l'ensemble minimum de scripts à exécuter
Il est nécessaire de comprendre que la mise en œuvre de tous les scénarios à la fois prendra assez de temps, il serait donc optimal de sélectionner dans la liste entière les scénarios les plus importants et nécessaires ou ceux qui peuvent être mis en œuvre dès maintenant, sans préparation préalable (par exemple, sans configuration supplémentaire du système 1C). Un tel ensemble (MVP - produit viable minimum) sera pris comme base, sur laquelle, après le lancement, de plus en plus de nouvelles fonctionnalités seront ajoutées à partir de celles précédemment sélectionnées.
Exemple MVP:
Comptes personnels:
- Directeur général,
- Chef de division,
- Directeur commercial,
- Marketer (barré),
- Employé logistique (barré),
- Chef comptable (barré).
Exemples de scénarios pour un chef de division:
- Mise en place d'un plan de vente pour les salariés,
- Mise en place d'un plan de vente sous contrat pour les concessionnaires,
- Contrôle des statuts des commandes (barrés),
- Obtenir les statistiques de ventes de la division par salariés,
- Obtenir des statistiques de ventes pour une division par concessionnaires,
- Afficher les informations du concessionnaire.
Exemples de scénarios de concessionnaire:
- Consulter les conditions de travail avec l'entreprise, le plan de vente,
- Passer une commande (barré),
- Afficher les statistiques de ventes mensuelles,
- Publier une demande de réception de matériel marketing (barré),
- Participation à la promotion (barré).
Exigences fonctionnelles
Tous les souhaits (exigences des utilisateurs) reçus des participants à la recherche, en tenant compte des scripts créés pour eux, sont divisés en fonctions qui doivent être implémentées. À la suite de ce travail, une longue liste de tâches est obtenue, qui formeront la base de la structure du système et seront décrites en détail dans les termes de référence.
Exigence de l'utilisateur du chef de la division: voir
clairement, commodément et rapidement les données systématisées sur les ventes de votre division. Sur la base de ces données, évaluer l'image globale des ventes de la division, suivre les tendances, faire des plans, résoudre les problèmes identifiés et potentiels.
Les exigences fonctionnelles qui en découlent:
1. Voir les informations générales sur les expéditions aux concessionnaires de votre division avec possibilité de sélection multiple et simultanée:
a) période (semaine, mois, année);
b) groupes de marchandises (CCS, SCS, GSP, PGP);
c) un produit spécifique;
d) région / ville; un gestionnaire spécifique;
e) un revendeur spécifique.
2. Établissez et modifiez le plan d'expédition mensuel pour chaque responsable de division.
3. Voir le plan d'expédition de l'entreprise pour les concessionnaires de sa division avec possibilité de sélection multiple et simultanée:
a) la période (semaine, mois, année);
b) région / ville;
c) groupes de marchandises (CCS, SCS, GSP, PGP);
d) un produit spécifique;
e) un gestionnaire spécifique;
f) un revendeur spécifique.
4. Comparez (voir simultanément) les indicateurs prévus avec les indicateurs réels afin de voir les écarts et les tendances. La possibilité d'une sélection multiple et simultanée est requise:
a) la période (semaine, mois, année);
b) groupes de marchandises (CCS, SCS, GSP, PGP);
c) un produit spécifique;
d) région / ville; un gestionnaire spécifique;
e) un revendeur spécifique.
5. Consultez les informations générales sur les ventes secondaires des concessionnaires de votre division avec possibilité de sélection multiple et simultanée:
a) la période (semaine, mois, année);
b) groupes de marchandises (CCS, SCS, GSP, PGP);
c) région / ville;
d) un gestionnaire spécifique;
e) un revendeur spécifique.
6. Indiquez le nombre de concessionnaires qui ont fourni des informations.
7. Pour voir des informations générales sur la structure des ventes secondaires des concessionnaires de votre division avec possibilité de sélection multiple et simultanée:
a) la période (semaine, mois, année);
b) groupes de marchandises (CCS, SCS, GSP, PGP);
c) région / division et ville;
d) un gestionnaire spécifique;
e) un revendeur spécifique.
8. Pour voir des informations générales sur les comptes clients des courtiers de votre division avec la possibilité de sélection multiple et simultanée de la durée de la dette:
a) général;
b) pas plus de 14 jours;
c) 15-30 jours;
d) 31 à 45 jours;
e) 46 à 60 jours;
f) plus de 61 jours.
9. Consultez la liste de tous les paiements des concessionnaires de votre division avec possibilité de sélection multiple et simultanée:
a) période (semaine, mois, année);
b) région / ville;
c) un gestionnaire spécifique;
d) un revendeur spécifique.
10. Consultez les prévisions des expéditions de produits des concessionnaires de votre division avec possibilité de sélection multiple et simultanée:
a) la période (semaine, mois, année);
b) groupes de marchandises (CCS, SCS, GSP, PGP);
c) un produit spécifique;
d) région / ville;
e) type de transport;
f) un gestionnaire spécifique;
g) un revendeur spécifique.
Création de la structure du système, droits des utilisateurs
Nous organisons toutes les fonctions obtenues en groupes homogènes et logiquement proches. Si nous devions construire une maison, à ce stade, les communications sont établies, les murs sont érigés et les locaux sont planifiés. Et dans le futur cabinet, des sections, des pages, des formulaires et des boutons apparaissent.
Habituellement, deux structures sont créées à la fois: une générale (sous forme d'esquisses) pour un système complet et une version plus précise pour MVP. Ceci est nécessaire pour prendre en compte toutes les caractéristiques importantes du système. Vous pouvez décider de ne pas utiliser la plomberie de votre maison pendant les six premiers mois de la vie, mais construire des murs et commencer à établir des communications est une mauvaise option de conception.
Un exemple de la structure d'un bureau de revendeur, * la version MVP est marquée:
1. Page de connexion *
2. Bureau *
3. Mon entreprise
a) Profil *
b) Accord et avenants *
c) Conditions commerciales *
d) A propos de l'entreprise *
- employés *
- entrepôts *
- zone de travail *
- contrats d'autres fabricants *
- divisions spécialisées *
- exigences et avantages *
e) Destinataires *
f) Objets *
4. Catalogue
a) Liste des produits
b) Panier
c) Caisse
5. Commandes et paiements
a) Mes commandes
- commandes
- expéditions
b) Mes paiements
c) Comptes clients
5. Promotion
a) Matériel PDV
b) Promotions
c) Bonus
6. Remise rapport *
7. Aide *
8. Paramètres *
9. Contacts *
10. Notifications *
a) Notifications automatiques *
b) Messages *
c) Ecrire un message *
A ce stade, nous décidons également de la manière dont les résidents vivront dans le bureau: pourront-ils visiter s'il y a un mur entre la cuisine et la salle à manger. Cette définition des droits d'utilisateur peut prendre du temps, surtout s'il y a de nombreux utilisateurs.
Voici comment les droits peuvent être définis:
Le directeur des ventes travaille avec les concessionnaires et leurs commandes, mais il ne peut pas ajouter de nouveaux concessionnaires et voir la progression de l'expédition. Il voit son plan, mais ne voit pas le plan général du département. Il voit l'assortiment de marchandises, mais n'y ajoute pas de marchandises, il peut suivre la réception des cadeaux promotionnels, mais ne crée pas de promotions. Mais les résultats de l'action peuvent être vus de la même manière qu'un employé du service marketing les voit.
Dans le même temps, la structure de toutes les données apparaît: une longue liste d'objets, leurs attributs, types et sources. Par exemple, une commande a une date, le nom du revendeur qui l'a envoyée, une liste des produits commandés, le coût total, le statut, la date d'expédition et de nombreuses autres données connexes. Tout cela doit être collecté, structuré et décrit.
La structure de données est toujours représentée sous forme de schéma:
Astuces:
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Pour faciliter la navigation dans les données et les diagrammes, une mise en page visuelle du futur système est créée. Il n'y a pas encore de conception et vous pouvez vous concentrer sur l'essentiel: les fonctions et les données, vérifier la faisabilité des scénarios et trouver les zones à problèmes. Que la navigation soit pratique, que le bouton soit compréhensible, que vous ayez oublié l'avertissement - de telles questions se posent et sont en train d'être résolues en ce moment, vous obligeant souvent à revenir à l'étape précédente encore et encore et à compléter, mémoriser, déplacer des données et modifier des scénarios.
Tâche technique
Les termes de référence sont créés principalement pour les développeurs, car le client s'est déjà mis d'accord sur les scénarios, la structure, la logique de travail et même une apparence générale. Le TK décrit les fonctions avec tous les détails de leur implémentation sur chaque page de l'armoire et dans chaque cas d'utilisation. Il s'agit généralement d'un document volumineux et sérieux qui complète la phase de conception et vous permet de passer à la phase de développement.
Un extrait du mandat:
3.1.1.1.1. Entrepôts
La partie principale de la page comprend les éléments suivants:
1. Liste des entrepôts déjà ajoutés de l'entreprise sous forme de cartes et possibilité d'ajouter un nouvel entrepôt (le bouton "Ajouter un entrepôt" - un lien d'ancrage vers le formulaire en bas de page). L'ordre d'affichage des fiches magasin dans la liste est déterminé par la date et l'heure de l'ajout d'un entrepôt, plus un entrepôt est ajouté tôt, plus il est élevé dans la liste. Les données suivantes sont affichées pour chaque entrepôt:
- nom (adresse) de l'entrepôt;
- la ville où se trouve l'entrepôt;
- zone d'entrepôt (m²);
- la marque d'appartenance à l'entrepôt de l'entreprise. Si cette case est cochée, les données de la zone d'entrepôt sont prises en compte dans les informations statistiques sur les entrepôts dans le compte personnel du salarié. La superficie des entrepôts qui ne portent pas cette marque n'est pas prise en compte dans ces statistiques;
- informations complémentaires: texte décrivant l'entrepôt.
Le partenaire peut modifier ou supprimer n'importe quel entrepôt à tout moment. En même temps, lors de la sauvegarde des données, le partenaire voit le message: "Merci pour vos informations!" ou «L'entrepôt a été supprimé avec succès», et le responsable du partenaire et le responsable de sa division reçoivent une notification sous la forme d'une notification automatique, ainsi qu'un message dans la section «Notifications» indiquant que le partenaire a modifié ou supprimé l'entrepôt. Les nouvelles données sur la superficie de l'entrepôt du partenaire sont prises en compte dans les statistiques du mois au cours duquel les modifications ont été effectuées et y sont immédiatement affichées.
Si un utilisateur a effectué plusieurs modifications en un mois, les statistiques doivent prendre en compte les dernières données fournies. Ainsi, l'indicateur actuel de la zone d'entrepôt du partenaire est stocké à 23h59 le dernier jour du mois et ce sont ces données qui sont affichées comme indicateur pour ce mois.
2. Formulaire pour l'ajout d'un nouvel entrepôt avec les champs suivants, * champs obligatoires marqués:
- nom (adresse) de l'entrepôt (chaîne de texte) *;
- ville de l'entrepôt (chaîne de texte) *;
- propre entrepôt (case à cocher) *;
- surface de l'entrepôt, m2 (nombre) *;
- informations supplémentaires (champ de texte).
Chaque champ peut avoir une explication des informations à saisir. Les explications sont éditées dans le code de la page.
Lors de l'ajout d'un entrepôt, le partenaire voit le message: «Merci pour vos informations!», Et le responsable du partenaire et le chef de sa division reçoivent une notification sous la forme d'une notification automatique, ainsi qu'un message dans la section «Notifications» indiquant que le partenaire a ajouté un nouvel entrepôt. La zone du nouvel entrepôt, à condition que le magasin soit marqué comme étant le propre magasin de la société, est ajoutée aux statistiques de zone de magasin pour le mois au cours duquel le nouveau magasin a été ajouté et y est immédiatement affichée. L'entrepôt ajouté par le partenaire est immédiatement affiché dans sa liste.
Si aucun entrepôt n'a encore été ajouté à la page, l'utilisateur voit un message à ce sujet: «Vous n'avez pas encore ajouté d'entrepôt. Veuillez le faire en utilisant le formulaire ci-dessous "et le formulaire d'ajout d'un entrepôt.
Si les données n'ont pas changé au cours du mois en cours, les mêmes informations sont prises en compte pour les statistiques que pour le mois précédent.
Si un utilisateur a ajouté plusieurs entrepôts en un mois, pour les statistiques, il est nécessaire de prendre en compte les dernières modifications.
Résumons
Grâce au développement d'un système bien conçu, le client reçoit un outil qui répond à ses tâches et l'aide vraiment dans son travail. Un tel outil peut être développé et complété par de nouvelles fonctions, son travail est documenté et compréhensible de toutes les parties du projet.
Notre client a reçu:
1. Un compte personnel pour les concessionnaires de la société avec les capacités suivantes:
- collecter et passer une commande indépendamment des produits de l'entreprise, voir l'état du traitement et de la livraison à l'entrepôt,
- effectuer des précommandes, offrant ainsi la possibilité de planifier la production et le transport pour la livraison,
- voir les modalités de coopération, l'avancement du plan d'approvisionnement, les dettes et tous les bonus et cadeaux reçus de l'entreprise,
- fournir à l'entreprise des informations sur l'équilibre des marchandises dans l'entrepôt, la structure de vente de son réseau, la demande de divers groupes d'assortiments sur le marché
2. Comptes personnels des employés de l'entreprise avec les capacités suivantes:
- planifier les ventes aux concessionnaires en tenant compte des informations actuelles sur la disponibilité des marchandises dans l'entrepôt de l'entreprise,
- recevoir et traiter les commandes des concessionnaires dans le cadre de leur autorité et des étapes consécutives du processus global de commande,
- recevoir des informations sur les ventes des concessionnaires, les spécificités de leur travail dans chaque région avec chaque groupe de marchandises, analyser ces informations et prendre des décisions stratégiques basées sur des données,
- suivre le travail de vos propres employés, recevoir des rapports sur leur mise en œuvre du plan,
- stocker et traiter les résultats des campagnes marketing.
À la suite du travail de conception, les participants au projet ont eu l'opportunité de choisir une technologie de développement qui répond à toutes les exigences (technologies web utilisant des frameworks éprouvés), ce qui a permis de réduire considérablement (7-8 millions de roubles au lieu de 70 millions) le coût de développement par rapport au développement pour basé sur des logiciels bien connus, tels que SAP.