La journée de l'innovation est un événement annuel traditionnel pour Deutsche Telekom IT Solutions Russia. En avril, des collègues de partout dans Deutsche Telekom viennent à Saint-Pétersbourg pour écouter des reportages sur les innovations, faire connaissance, en général, passer un bon moment en profitant du soleil d'avril de Saint-Pétersbourg et de la vue sur la Neva depuis l'île Vassilievski.
Cette année, tout devait se dérouler comme prévu: l'événement était prévu pour le 28 avril, les préparatifs avaient commencé près de six mois plus tôt, le site était loué, et certains collègues étrangers avaient déjà fait un visa et acheté des billets pour la Russie. Mais quand, un mois avant le jour X, nous nous sommes assis à la maison, il est devenu clair que le projet devrait être mis en attente. Au début, on espérait naïvement mai ou juin, mais les statistiques n'ont fait qu'augmenter, il n'y avait aucune allusion à l'ouverture des frontières. Par conséquent, pour ne pas abandonner du tout l'événement, nous avons décidé: laissez-le être en ligne, et avons planifié la journée de l'innovation pour septembre.
En plus des divers problèmes techniques que nous venions de résoudre et dont je parlerai un peu plus tard, il était très important de maintenir l'ambiance, malgré le passage au online. InnoDay est un événement pour les gens et sur les gens, qui a été préparé chaque année avec un soin et un amour particuliers. Communication, échange d'expériences, d'idées, de nouvelles connaissances - pour ce peuple s'est envolé pour l'Innovation Day, et il était nécessaire de le garder en ligne autant que possible.
De
plus, lorsque nous avons commencé à nous préparer, les événements en ligne étaient une nouveauté, mais vers septembre, il est devenu clair que les gens étaient franchement fatigués des rencontres en ligne et voulaient des rencontres en face à face. Organiser une conférence impersonnelle, où les gens incluraient le rapport nécessaire et définiraient le contexte pour la préparation du dîner - ce n'était certainement pas notre option.
Comment ça marche
Afin de maximiser le transfert de l'ambiance de l'Innovation Day en ligne, nous avons décidé, tout d'abord, de faire vivre l'événement entièrement. Tout devrait se passer ici et maintenant - si le spectateur peut encore regarder l'enregistrement d'une rencontre sans être distrait, alors presque personne ne maîtrisera tout l'événement, composé de vidéos pré-faites.
Oui, la diffusion en direct était semée d'embûches - de temps en temps, certains téléspectateurs avaient des problèmes avec le son, quelques fois le chuchotement du réalisateur se répandait dans l'air ... un événement réel et en direct. De plus, la diffusion en direct a permis à l'orateur de répondre en temps réel aux questions du public.
Pendant une journée, une grande salle de conférence de notre bureau à Saint-Pétersbourg a été transformée en un véritable décor de cinéma avec une clé chroma, des lumières, des caméras et un studio pour les invités - c'était la principale des trois scènes. Sur ce site, il y avait deux présentateurs, ainsi que des performances en direct des conférenciers, qui ont été interviewés après les présentations.
Deux salles de réunion adjacentes ont également été équipées pour les petits studios, où se trouvaient les modérateurs de scène.
La principale difficulté technique résidait dans les restrictions imposées aux collègues étrangers. Puisque les rapports concernaient de vrais projets - des informations confidentielles et tout le reste - les intervenants et les participants ne pouvaient se connecter qu'à partir d'ordinateurs de travail. Ordinateurs de travail, en particulier étrangers = liste très limitée de programmes approuvés. En attendant, nous invitons les étudiants et certains clients à la journée de l'innovation pour accéder à cette émission.
Il a été décidé de créer une page de destination séparée, où les rapports étaient divisés en trois flux (trois scènes), et le participant, ayant choisi le sujet du rapport à partir du calendrier interactif, est tombé dans le flux souhaité. Les haut-parleurs étaient connectés à la diffusion via Cisco Webex, un outil de conférence familier dans notre entreprise, et Facecast a été utilisé comme lecteur.
Afin d'impliquer le public dans ce qui se passait, chaque scène avait sa propre conversation avec l'administrateur, où il était possible de poser des questions aux intervenants sur les rapports, de clarifier les points d'organisation et de simplement communiquer.
De plus, entre les blocs de rapports de chaque flux, les présentateurs ont tenu des séances de présentation, au cours desquelles les orateurs étaient connectés et ont brièvement parlé du sujet de leur rapport. Si le participant ne décidait pas à l'avance des séances auxquelles il souhaitait assister, il pouvait se faire une idée de chaque orateur et rapporter sur le pitch. Parfois, cela devenait décisif lors du choix - le charisme de l'orateur ou l'attrait de l'accent britannique pendant la session de pitch vous faisait tout oublier.
Après chaque présentation, le conférencier et les participants pouvaient se rendre dans la salle Webex pour discuter en personne et partager leurs réflexions. Nous n'avons pas placé d'espoir particulier sur cette option, mais après chaque session, des collègues de différents pays sont entrés dans les salles, qui voulaient rencontrer l'orateur et parler.
Une des tâches que nous nous sommes fixées au début était de «accrocher» le public et de ne pas le laisser marquer et aller à la cuisine pour couper la salade. Tout au long de l'événement, le nombre de spectateurs est resté à peu près au même niveau, ce qui, bien sûr, ne veut pas dire que tous les participants étaient à 100% impliqués, mais donne de l'espoir!
En conclusion, je voudrais noter ...
Ce fut une journée longue et tendue pleine d'impressions pour les organisateurs, les orateurs et les spectateurs. Bien sûr, aucun événement en ligne, aussi cool soit-il, ne se compare aux émotions réelles et à la communication en direct. Néanmoins, grâce aux nouvelles technologies et à une équipe cool, tout est possible, même organiser un grand événement international en ligne - et en même temps non seulement pour ne pas devenir fou, mais aussi pour commencer à rêver au prochain.
C'étaient des mots, mais Innovation Day en chiffres:
2,5 mois de préparation de
17 reportages
28 orateurs de partout Deutsche Telekom
16 pays d'Amérique à l'Asie
1000 participants de Chicago à Kuala Lumpur
5 heures de diffusion en direct
Si vous souhaitez partager votre expérience dans l'organisation d'événements en ligne ou poser des questions - je vous attends dans les commentaires!