Rétrospectives dans les équipes de projet: qu'est-ce que c'est, pourquoi est-ce nécessaire et comment mener efficacement

Notre équipe développe un grand nombre de projets de formation et nos propres produits. Nous analysons et améliorons constamment les processus de développement, échangeons des retours d'expérience et mettons en œuvre des changements. Ainsi, après chaque projet réalisé, nous réalisons une rétrospective avec l'équipe, et parfois séparément avec les clients.

Une rétrospective est une réunion d'équipe post-projet pour faire le point, partager les leçons apprises et planifier les améliorations futures.

Pourquoi des rétrospectives sont nécessaires

Nous sommes allés à la réponse à cette question pendant un certain temps et avons formulé les points suivants pour nous-mêmes:

1. «Fermez» un projet émotionnellement et passez à un nouveau. Il s'agit d'un moment psychologique important, puisque les salariés travaillent en parallèle sur d'autres projets. Par conséquent, il est conseillé de ne pas retarder la rétrospective, après quoi il sera plus facile de passer à autre chose.
2. Voyez le processus de l'extérieur et comprenez ce qui doit être changé. Si, après plusieurs réflexions, une lacune dans le développement devient perceptible, nous prenons une décision sur les changements dans les processus ou réfléchissons à la manière de les ajuster.
3. Assurez-vous encore une fois que l'équipe fait tout correctement. Il est important non seulement de rechercher des points d'amélioration, mais aussi de discuter avec l'équipe que les processus de développement se déroulent bien et que nous continuons à faire de même dans les nouveaux projets.

Réalisation de rétrospectives avec un modérateur

Dans un premier temps, nous avons rencontré l'équipe du projet et le chef du département de développement et discuté librement du projet, tiré des conclusions et enregistré des informations importantes pour le développement. Mais au fil du temps, nous avons mis à jour le format des rétrospectives et les organisons ensemble en tant que modérateur depuis plus d'un an maintenant. Aussi, depuis mars 2020, en raison d'un changement de format de travail, nous avons commencé à mener des rétrospectives en ligne dans Skype, GoogleMeets ou Zoom.



Les modérateurs sont des employés de notre société LEVEL avec une formation de psychologue, de formateur ou d'enseignant. De plus, tout employé qui a le désir et l'intérêt de se développer dans ce rôle peut devenir modérateur.

Que fait le modérateur pendant la réunion?

• Aide l'équipe à structurer la discussion
• Assure le suivi de tous les participants au projet pour avoir leur mot à dire

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Pour le moment, nous avons formé une équipe de modérateurs, qui améliore les formats et recherche de nouveaux outils pour organiser des rétrospectives.



Ainsi, en avril, les modérateurs et moi avons trouvé différentes solutions de collaboration en ligne. Pour ce faire, nous avons étudié les tableaux blancs interactifs et virtuels et nous nous sommes installés sur Miro, y avons préparé un modèle de tableau blanc pour une rétrospective.











Nous sommes maintenant arrivés à la conclusion qu'il n'y a pas assez de formulaire uniforme à remplir en fonction des résultats des rétrospectives et avons décidé de le créer.



À la fin de presque tous les projets, nous réalisons une rétrospective. Si le projet est long et volumineux, nous recommandons aux responsables de tenir des réunions supplémentaires à la fin de ses étapes individuelles et de résumer les mini-résultats.



Aussi, au fil du temps, nous sommes arrivés à la conclusion que nous laissions la rétrospective des projets typiques pour nous à la discrétion du gestionnaire. En règle générale, dans ces cas, aucune nouvelle question ne se pose lors du développement, tout se déroule selon les processus standard.

Mise en place de changements basés sur des résultats rétrospectifs

La tenue systématique de rétrospectives nous a permis d'accumuler des données sur le développement des projets. Pour ne pas perdre de précieuses informations après les rétrospectives, le chef de projet remplit un formulaire à l'issue de la réunion, où il saisit toutes les conclusions de l'équipe. Ensuite, les chefs de service et un chef de projet interne travaillent avec ces données.

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Nous avons également inclus dans le processus de développement une vérification obligatoire du méthodologiste et du concepteur au stade de l'assemblage, car nous avons constaté que cela ne suffisait pas.



Les conclusions et les analyses rétrospectives aident non seulement à trouver des lacunes de développement, mais aussi à confirmer que tout va bien. Par exemple, lors d'une discussion sur l'un des projets, nous avons conclu que connecter un développeur au stade de l'écriture d'un script de cours en ligne est une expérience réussie qui nous permet de réduire les risques techniques de mise en œuvre du projet.



Le processus rétrospectif LEVEL est affiné, les informations et les conclusions fournissent un champ d'idées et de changements, ce qui signifie que nous sommes plus susceptibles d'éviter les lacunes dans le développement, de tirer des conclusions et demain, nous deviendrons certainement meilleurs que nous ne l'étions hier.

conclusions

1. Si vous n'avez pas encore essayé d'organiser des réunions après les projets, nous vous recommandons de les organiser. Rencontrez l'équipe, discutez du projet, de l'expérience acquise, remerciez-vous les uns les autres pour les réussites, mais discutez aussi des échecs, des enjeux afin de planifier les changements.
2. C'est formidable si la réunion est animée par un modérateur - une personne qui n'a pas été incluse dans le projet et qui a les compétences d'un coach ou d'un facilitateur. Le modérateur structure la conversation, saisit les résultats importants et attribue les responsabilités afin que les idées et les solutions ne soient pas perdues.
3. Si vous faites des rétrospectives tout le temps, pensez à travailler systématiquement avec les résultats accumulés. Une déduction régulière peut conduire à des idées inspirantes.