Magnitogorsk Iron and Steel Works est l'un des plus grands producteurs d'acier au monde et occupe une position de leader parmi les entreprises de métallurgie ferreuse russes.
La société dispose d'une unité spéciale dont le but est d'introduire des innovations et d'améliorer l'efficacité des processus commerciaux en utilisant la technologie d'automatisation des processus robotiques RPA. Aujourd'hui, chez MMK, divers processus de comptabilité, d'approvisionnement, de logistique et de travail avec le personnel sont robotisés.
L'un des cas les plus difficiles mis en œuvre par l'entreprise est la robotisation du paiement des fournitures de ferraille. Ce processus complexe en plusieurs étapes, impliquant plusieurs divisions du groupe MMK, est désormais réalisé avec succès par vingt-cinq robots logiciels.
Le marché de la ferraille est représenté par un grand nombre de fournisseurs et de fabricants travaillant sur une base prépayée en raison des spécificités de l'activité et de la faible liquidité. La part d'acteurs de marché peu scrupuleux et d'entreprises à faible fiabilité financière reste malheureusement très élevée, ce qui augmente considérablement les risques financiers lorsque l'on travaille avec des fournisseurs de ferraille sur des conditions de paiement anticipé.
L'objectif principal de la robotisation du travail avec les fournisseurs de ferraille était d'élargir la liste des fournisseurs et le volume de matières premières achetées avec un minimum de risques financiers pour MMK.
Principaux objectifs
Pour atteindre cet objectif, il était important d'organiser le contrôle à toutes les étapes de la livraison:
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La réalisation manuelle d'un tel contrôle exigerait une augmentation du nombre de travailleurs impliqués dans le processus et n'éliminerait pas le risque d'erreurs manuelles. À cet égard, il a été décidé de numériser ces processus. En conséquence, nous avons choisi la robotisation, car elle ne modifie pas les processus métier existants et ne nécessite pas de coûts importants pour modifier l'infrastructure informatique.
Avec l'aide du développement du robot, il a été possible de fermer tous les processus commerciaux pour travailler avec des entrepreneurs pour la fourniture de ferraille: paiement, comptabilité des fournitures, comptabilité, maintenance de la base de données. La durée totale de mise en œuvre de ce projet RPA a été de près de six mois. L'affaire a été mise en œuvre par les forces du centre de compétence et d'innovation RPA de la LLC MMK-Informservice.
Détails d'implémentation
Lors de la mise en œuvre d'une solution RPA, nous nous sommes heurtés à de nombreux obstacles différents, l'un des plus critiques étant les problèmes de sécurité des informations. Le robot effectuait l'essentiel de son travail dans nos systèmes comptables internes, ERP basé sur Oracle, BI, clients bancaires, etc. Il a fallu réfléchir aux détails de l'intégration des robots dans le système ERP de l'entreprise et aux modalités de gestion de ses droits. La complexité résidait dans les nombreux rôles et entités différents dans l'ERP - pour chacun, il était nécessaire d'écrire des scripts pour interagir avec le robot.
Lorsque nous avons commencé à ajouter un robot sous la forme d'un enregistrement technologique au système, nous avons été confrontés au fait que seule une personne réelle qui est enregistrée dans notre système de gestion du personnel peut travailler via l'interface. Lorsque le formulaire a commencé à traiter les clics sur les boutons ou la saisie de données, le système des ressources humaines a donné un signal qu'aucun employé n'était attaché au processus et n'a pas autorisé d'autres actions.
Nous avons lié chaque robot à un ouvrier responsable de l'opération.
Dans les opérations effectuées par le robot dans la banque cliente, en accord avec la banque, il était interdit au robot d'effectuer des actions nécessitant une approbation pour payer les transactions. Il ne peut créer qu'un modèle de paiement, mais il ne peut s'entendre sur aucune action.
Nous avons choisi un système ERP comme base pour la robotisation du processus, car le haut niveau d'automatisation qu'il contient nous a permis d'intégrer avec succès la solution RPA et de l'intégrer de manière organique dans les processus d'interaction avec un grand nombre de fournisseurs. Nos spécialistes ont réussi à établir rapidement une connexion avec toutes les contreparties, y compris les banques. D'ailleurs, du côté de la banque, certains collègues n'ont même pas compris que nous avions connecté le robot et se sont demandé comment nous parvenions à effectuer des volumes de travail aussi importants sans erreur.
Le robot fait en un seul processus:
- recevoir une facture des fournisseurs
- contrôle de l'expédition des wagons
Le robot entre dans le système de transport des chemins de fer russes, confirme que la voiture est "sur roues" et suit l'ensemble du processus commercial jusqu'à l'émission d'un acompte à la contrepartie.
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Le robot passe par l'ensemble du processus commercial consistant à payer une avance aux fournisseurs de ferraille. Il s'agit en fait d'une solution interfonctionnelle qui enregistre entièrement les approvisionnements et paie la ferraille. Ce n'est pas seulement un script qui distribue des déclarations, il peut passer par tous nos processus métier, remplaçant un grand nombre de personnes dans différents services.
L'ensemble du processus d'achat de ferraille comprend plus de 20 grands sous-processus, dont chacun est lancé à son propre moment et constitue un processus commercial à part entière. Nous avons divisé l'interface en deux environnements isolés - pour l'administration RPA et séparément pour les utilisateurs professionnels.
Nous recueillons toutes les informations du système RPA sur un portail Web interactif dédié basé sur Oracle Apex, où les données sont présentées sous une forme pratique. De là, tous les robots sont contrôlés de manière centralisée. Les employés qui y ont accès peuvent leur donner des commandes et télécharger les rapports appropriés.
résultats
La mise en œuvre de la RPA a permis d'automatiser et d'augmenter la vitesse de traitement de 32 mille transactions commerciales et de 20 mille fichiers, en tenant compte du contrôle de la livraison, ce qui a réduit les coûts de main-d'œuvre du processus d'approvisionnement en ferraille (il n'emploie plus que 4 personnes).
La solution a augmenté la transparence des opérations, offrant la possibilité de surveiller l'état de la cargaison en temps réel. Les informations sur les transactions avec les fournisseurs de ferraille sont devenues systématiques et centralisées, elles sont collectées et affichées en un seul endroit.
En conséquence, le robot a contribué à élargir les possibilités d'achat de matières premières. Avant la mise en œuvre du robot, le processus comptait de nombreux participants; sa mise à l'échelle entraînerait la nécessité d'embaucher de nouveaux travailleurs. Grâce à la RPA, nous pouvons désormais traiter des paiements anticipés de plusieurs ordres de grandeur sans augmentation du personnel, tout en gérant le risque de non-retour.
Points de vue
Nous avons adapté le robot à des fournisseurs - résidents de la Fédération de Russie. La plate-forme RPA a permis de le faire assez rapidement, malgré la différence des processus métier. Le volume de documents avec lesquels les résidents travaillent est plus important et la charge sur le robot a été multipliée par 5, mais en même temps, nous n'avons pas dépensé de ressources importantes pour se développer.
Dans les plans à long terme, la visualisation des analyses basées sur les données collectées par le robot, nous voulons comprendre quelle qualité de rebut provient de chaque fournisseur. Identifiez les entrepreneurs qui fournissent de la ferraille et ajoutez-les aux listes noires des fournisseurs.
Il est également prévu d'introduire plusieurs robots chez MMK pour l'affacturage, pour l'analyse et l'émission de paiements pour les cartes d'entreprise et VIP, pour la robotisation des processus de routine pour travailler avec un système ERP et de nombreux autres robots.