Comment la gestion électronique des documents a-t-elle été mise en œuvre dans le groupe MVideo-Eldorado? Combien d'heures de travail ont été passées et combien de cheveux gris l'équipe interne de programmeurs a perdu, tous ces détails "horribles" sous la coupe.
Lorsque nous voulons montrer la taille de l'activité du groupe M.Video-Eldorado, nous mentionnons souvent le nombre de magasins, de villes de présence ou de positions de produits dans le magasin. Mais peu de gens prêtent attention au fait qu'en plus de ces beaux chiffres, il y en a un autre. Nous avons plus de deux cents fournisseurs. Nous devons procéder à un échange continu de documents avec chacun d'eux. Ils accompagnent chaque livraison dans chaque entrepôt dans toute la Russie. Le flux de ces documents est énorme. Toute entreprise peut s'y noyer, et ce n'est pas non plus facile pour nous.
Comment M.Video et Eldorado ont failli se noyer dans l'océan de papier
Au début, avec les biens de notre écosystème, les documents papier «bougeaient». Le service comptable central a travaillé avec eux, et les comptables qui travaillent dans chaque centre de distribution régional s'occupaient du traitement du papier.
Au fil du temps, les autorités fiscales ont commencé à faire confiance aux copies numérisées. Cela a grandement facilité notre travail: les documents peuvent désormais être échangés électroniquement - la vitesse de circulation des documents a augmenté. Mais le problème n'est pas résolu. Le stock de factures, de spécifications, de factures et de contrats était encore énorme et la simple saisie des données dans le système comptable prenait beaucoup de temps. Il est possible de ne pas parler de la façon dont la charge de routine affecte l'état du personnel.
On ne peut pas dire que les sociétés alors indépendantes n’aient pas envisagé de passer à la gestion électronique des documents. Dans "Eldorado", ils ont commencé à le maîtriser, dans "M.Video" EDO, seul le service logistique était couvert. La situation n'était clairement pas la meilleure.
Dans chacun des entrepôts, le personnel comptable était constamment présent pour effectuer la facturation sur place, même l'échange de copies scannées ressemblait à un mouvement brownien. Et des erreurs apparaissaient périodiquement dans le système comptable - «le facteur humain», rien ne peut être fait… Et le volume de documents ne cessait d'augmenter - de 10% par an.
La situation avec les archives n'était pas du tout facile. Nous avons confié le stockage des documents à des sociétés d'externalisation qui n'opèrent pas dans toutes les régions de présence de M.Video-Eldorado. Par conséquent, les documents devaient souvent être transportés dans le cadre de marchandises ou envoyés par la poste d'une région à l'autre. Non seulement ce processus n'était pas bon marché, mais des documents étaient également périodiquement perdus et les employés devaient faire face à leur rétablissement.
Et lorsque MVideo et Eldorado ont fusionné en un seul groupe d'entreprises, c'est devenu clair: il est impossible de se passer de la gestion électronique des documents.
Quelles tâches devaient être résolues
La première tâche - résoudre le problème des archives de documents papier - s'est avérée la plus simple. Nous avons calculé que si nous les abandonnions complètement, la période de stockage du document le plus récent expirerait dans cinq ans. Ainsi, la nécessité d'organiser une telle archive s'éteindra d'elle-même. Et pour les documents numériques nouvellement créés, un stockage physique étendu n'est pas nécessaire - un simple système de stockage centralisé suffira. Mais les deux autres tâches étaient beaucoup plus difficiles.
La première des deux tâches principales est de minimiser la paperasse. Il était nécessaire d'y parvenir afin d'économiser de l'argent sur leur création, et de redistribuer la charge de travail sur les salariés.
Dans le même temps, un autre problème devait être résolu: l'intégration du système EDM avec le système comptable du groupe d'entreprises. Dès réception d'un document électronique, l'ERP devait procéder automatiquement aux vérifications nécessaires et le refléter dans la comptabilité. Il ne restait plus qu'à trouver un fournisseur et à choisir une solution.
Pourquoi nous avons choisi TerraLink xDE
Un appel d'offres a été annoncé pour sélectionner une solution. Il s'est avéré très représentatif, des candidatures ont été déposées par tous les principaux acteurs du marché des services dans le domaine de l'EDM. Les termes de référence ont été élaborés par un groupe de travail de quinze spécialistes. Il comprend des clients professionnels, des spécialistes dans le domaine des infrastructures, de la sécurité de l'information.
Les principales exigences du système étaient une expérience réussie dans la grande distribution, une API ouverte, une facilité d'intégration avec les systèmes comptables et un multi-opérateur.
Pour la somme de ses qualités, TerraLink xDE a été choisi - une plate-forme d'entreprise unique pour l'organisation de la gestion électronique des documents externes et internes.
Il s'intègre directement à SAP ERP utilisé dans le groupe MVideo-Eldorado, et vous permet d'échanger des documents sans itinérance avec des contreparties connectées à différents opérateurs EDI.
Nous avons mis en place des «connecteurs» pour les opérateurs des «Big Four» (Taxcom, Diadoc, Tensor et SPHERE Courier) pour garantir que près de 90% des documents sont traités via EDF. Les entrepreneurs de TerraLink ont même pris soin de fournir à tous les employés du groupe de sociétés travaillant avec le système des clés de signature numérique électronique.
Facteur humain
Il est bien connu que toute mise en œuvre d'un système d'information est reçue de manière ambiguë par le personnel. Dans un premier temps, le passage à l'EDM a été accepté avec hostilité dans notre holding. De nombreux comptables ont estimé que l'automatisation des opérations de routine qu'ils avaient effectuées auparavant prendrait leur emploi.
Ce n'est pas un hasard si nous nous sommes efforcés d'intégrer le système EDM à SAP ERP. En plus d'automatiser la vérification des données et la publication des documents, il était important pour nous de permettre de travailler avec des documents électroniques et des transactions comptables dans une seule interface. Et cette fonctionnalité est devenue l'un des principaux arguments en faveur de TerraLink xDE.
J'ai dû essayer, parler avec chaque collaborateur: dire pourquoi et pourquoi EDF est mis en œuvre, quels sont les objectifs réels du projet, comment nous allons redistribuer la charge de travail sur le personnel, quelles seront les nouvelles responsabilités. Nous avons même préparé un cours vidéo spécial qui expliquait le rôle de l'EDM et enseignait comment travailler dans le système.
À ce stade, il était important pour tous les employés d'expliquer que l'automatisation des processus ne les remplacera pas, mais simplifiera leurs tâches habituelles et souvent routinières. Par exemple, effectuer un certain nombre d'opérations automatiques en termes d'achats commerciaux réduira le temps de travail avec un document de quelques minutes (et parfois des dizaines) à 5-7 secondes:
- .
- , , , . , , .
- , . , , , .
Puis un verrouillage s'est produit au printemps 2020. Il nous a donné une aide inattendue. Nous, comme toutes les entreprises en Russie, sommes passés au télétravail. Auparavant, notre service comptable ne fonctionnait que partiellement dans ce mode, puis tout à coup tout le personnel a découvert qu'il était possible de travailler pleinement avec des documents à domicile, en continuant à recevoir un salaire complet et en se sentant confiant pour l'avenir.
Presque un an, le service comptable travaille à distance. Pendant cette période, pas une seule personne n'a été licenciée en raison de l'introduction de l'EDM, et aucun des comptables n'a vu son salaire ou ses responsabilités réduits. Mais au lieu d'opérations de routine, ils résolvent désormais des problèmes de plus haut niveau.
Les choses étaient beaucoup plus faciles avec les contreparties. En 2019-2020, les trois quarts de nos fournisseurs sont passés à l'échange de documents avec nous au sein d'EDF. Le fait est que les plus grands d’entre eux ont déjà utilisé la gestion électronique des documents, et il était encore plus pratique pour eux d’y passer en travaillant avec nous.
Des collègues ont même invité des membres de notre groupe de travail de projet chez eux pour partager leurs propres expériences. D'autres fournisseurs ont également soutenu l'idée. Beaucoup de ces entreprises ont déjà pensé à passer elles-mêmes à l'EDI, et notre projet est devenu une excuse pour elles pour démarrer ce processus.
Du grand au petit
Les premières structures territoriales avec lesquelles nous avons commencé la mise en œuvre d'EDM étaient des entrepôts de distribution centraux situés à proximité de Moscou.
En collaboration avec des partenaires de TerraLink, nous avons visité chacun d'entre eux, organisé une formation du personnel et mené des sessions de test sur l'utilisation du système. Sur ces sites, nous avons réussi à identifier les moments de mise en œuvre les plus difficiles et à résoudre les incohérences et incohérences.
Lorsque nous avons déménagé dans des entrepôts régionaux, grâce à l'expérience acquise dans les centres de distribution, le travail de mise en œuvre est devenu beaucoup plus facile et plus rapide. Si neuf mois se sont écoulés entre le moment du choix de la solution et le lancement de l'EDM dans le centre, il n'en a fallu que cinq pour se connecter au système régional. Nous avons effectué tout ce travail avec l'aide de deux équipes de projet - la nôtre et la société TerraLink. Chacun d'entre eux comprenait 10 à 15 développeurs et analystes.
Désormais, le système permet de travailler avec des documents formalisés (UPD, UKD) et non formalisés (accords, factures de paiement, déclarations de divergence TORG-2, états de rapprochement, etc.).
Comment nous avons corrigé notre propre erreur
En commençant le travail sur le projet, nos spécialistes et les représentants du client ont essayé de prendre en compte les préférences de tous les départements intéressés. Par conséquent, nous avons communiqué avec leurs dirigeants en parallèle. Mais cela est devenu la raison d'une grave erreur, qui a pris du temps et des efforts à surmonter.
Le fait est que nous avons commencé à former le processus opérationnel cible séparément pour chaque département. En conséquence, nous avons confondu le travail sur le projet, et la solution, qui était censée être la même pour tout le groupe d'entreprises, a commencé à se désintégrer en parties distinctes, chacune étant concentrée sur les tâches d'un seul département.
Un tel défilé de souverainetés devait être arrêté. Des clients professionnels de chacun des départements ont été conviés au groupe de travail, et ensemble nous avons tous trouvé une solution de compromis qui convenait à tous.
Comment nous avons corrigé notre propre erreur
Aujourd'hui, 80% des achats commerciaux du groupe M.Video-Eldorado ont été transférés vers la gestion électronique des documents. Chaque mois, 40 000 documents comptables primaires sont saisis dans EDM, et ce chiffre est impressionnant tant pour nos partenaires commerciaux que pour les employés des départements qui ne sont pas encore connectés au système EDI.
Ils ont vu les avantages du passage à l'EDI, et ils n'ont plus besoin d'être convaincus de la nécessité d'une telle démarche. Au contraire, ils proposent déjà maintenant des idées liées à l'introduction du travail de bureau électronique, et nous en utiliserons clairement un certain nombre lorsque nous convertirons le flux de documents non commerciaux en une forme électronique.
Nous avons été grandement aidés par la décision de réaliser, parallèlement au déploiement d'EDM, l'automatisation de la publication de documents. Aujourd'hui, dans la partie commerciale, 85% des documents primaires sont enregistrés sans participation humaine, ce qui fait gagner du temps, de l'argent, permet d'éviter les erreurs et augmente la vitesse de prise de décision.
Dans notre futur proche, nous prévoyons d'assurer la digitalisation des achats non commerciaux. Parallèlement à l'introduction d'EDM, nous prévoyons d'optimiser la base de cotations boursières et d'informations de référence, de lancer un centre de certification d'entreprise et de l'intégrer à Source to Pay.
De plus en plus d'expériences d'étiquetage de différents groupes de produits apparaissent sur le marché. Nous surveillons cela et prévoyons de travailler activement avec la traçabilité.
À ce stade nous avons vraiment besoin de programmeurs talentueux . Si vous êtes comme ça, venez , ce sera intéressant.