Il y a de fortes chances que la plupart des problèmes de votre vie et de votre travail soient dus au manque d'inactivité. Dans cet article, nous vous expliquerons comment fonctionne l'inactivité et pourquoi vous en avez besoin davantage.
Imaginez que vous, fan de productivité, ayez un jour accès à une machine à remonter le temps et décidez de retourner quelques décennies au bureau de l'un de vos anciens héros d'entreprise. Appelons-le Tony.
Vous vous êtes déguisé en concierge, estimant que quelques jours d'observation suffiraient à percer le secret de l'incroyable productivité et de la sobriété de la décision de ce PDG. Vous souhaitez apprendre les habitudes et les pratiques qui lui ont permis de transformer à jamais toute son industrie.
Une fois au bureau (rempli de fumée de cigarette, bien sûr), vous êtes un peu surpris que cela ne ressemble pas du tout à une fourmilière humaine. En fait, les gens autour de vous ne font pratiquement rien. Près du bureau de votre héros, sa secrétaire se repose à son bureau. Appelons-la Gloria. On dirait qu'elle n'est pas du tout occupée. Pendant une demi-heure, vous la regardez lire, ranger son bureau et bavarder avec les secrétaires qui passent. Ils n'ont pas l'air occupés non plus. Confus que Tony gaspille son argent en mocassins, vous décidez de rester encore quelques heures.
Après avoir regardé un peu plus longtemps, vous vous rendez compte que l'impression initiale était complètement fausse. Gloria ne fait rien la plupart du temps. Mais dès qu'une demande, une commande ou une notification vient de Tony, elle se met instantanément au travail. En quelques minutes, elle répond à un appel, envoie une lettre, modifie l'heure de la réunion dans le calendrier ou trouve le document requis. Chaque fois qu'il a un problème, elle le résout immédiatement. Ni Tony ni Gloria ne créent de listes de tâches, n'envoient des tickets ou n'attendent des e-mails.
Cela rend la journée de travail de Tony fluide et efficace. Chaque minute de son temps est consacrée à la partie la plus importante de son travail - prendre des décisions, et non à des inconvénients insignifiants comme faire la queue au bureau de poste.
Le temps où Gloria n'est pas occupée n'est pas perdu. C'est le temps mort: un surplus de ressources permettant réactivité et flexibilité. Les temps morts sont importants car ils font que Gloria n'a jamais de liste de choses à faire. Elle peut commencer immédiatement toute tâche qui apparaît. L'objectif de Gloria est de s'assurer que Tony a le niveau d'emploi dont il a besoin, de ne pas être aussi occupé que possible.
Si vous vous êtes déjà senti stressé, dépassé, immergé dans l'électricité statique lorsque vous voulez changer ou irrité de ne pas pouvoir répondre à de nouvelles opportunités, alors votre vie a besoin de plus d'inaction.
Dans le livre " Slack: le dépassement du burnout, le travail chargé et le mythe de l'efficacité totale de"Tom DeMarco dit que la plupart des gens et des organisations ne comprennent pas la valeur de l'inaction. Même si ce livre a été publié il y a environ vingt ans, son message principal est intemporel.
Votre ennemi est à la recherche d'une efficacité maximale
«Vous êtes efficace si vous faites quelque chose avec le coût minimum. Vous êtes productif lorsque vous faites quelque chose de bien. "
De nombreuses organisations sont obsédées par l'efficacité. Ils veulent s'assurer que chaque ressource est utilisée avec une efficacité maximale et que chaque employé est occupé avec quelque chose chaque minute. Ils embauchent des spécialistes pour détecter les moindres indices d'un gaspillage de ressources.
Beaucoup de gens sont également obsédés par le mirage de l'efficacité absolue. Nous planifions chaque minute de la journée, nous sommes fiers de ne pas prendre de pauses et nous grondons pour les moments de distraction les plus courts. Nous considérons le sommeil, la maladie et l'épuisement professionnel comme des faiblesses inacceptables et nous idolâtrons ceux qui, selon nous, n'y sont jamais exposés. Cependant, ce point de vue ne permet pas de comprendre que productivité et efficacité ne sont pas la même chose.
L'efficacité absolue est un mythe.Revenons à Gloria et Tony. Imaginez que Tony décide de lui donner plus de travail pour qu'elle puisse passer les huit heures de son quart de travail. Sera-ce plus productif? Je ne pense pas. Le temps d'inactivité lui permet de répondre instantanément à ses demandes, faisant ainsi son travail de manière productive. Si Gloria est occupée, Tony devra attendre, ce qui laisse le travail qu'il fait inactif. En conséquence, ils seront tous les deux moins productifs.
Chaque fois que nous éliminons l'inaction, cela conduit à une accumulation de cas. DeMarco écrit: " D'un point de vue pratique, il est impossible de maintenir l'emploi à 100% de tous les employés d'une organisation sans fournir une sorte de tampon au bureau de chaque employé. Cela signifie qu'il a une boîte de réception où les cas s'accumulent."
Beaucoup d'entre nous s'attendent à ce qu'il n'y ait pas d'inactivité au travail, car nous le percevons négativement. Dans un monde d'efficacité obsessionnelle, l'inactivité est souvent perçue comme de la paresse ou un manque d'initiative. Cependant, nous savons que sans temps d'inactivité, nous ne serons pas en mesure d'assumer instantanément de nouvelles tâches, et si quelqu'un insiste pour que cela soit fait, nous devrons quitter le travail précédent. D'une manière ou d'une autre, quelque chose doit être reporté. Augmenter l'emploi pourrait bien être inutile:
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DeMarco définit l'inaction comme «le degré de liberté requis pour apporter des changements. L'inaction est l'ennemi naturel de l'efficacité, et l'efficacité est l'ennemi naturel de l'inaction . " Ailleurs dans le livre, il écrit: "L'inaction représente la productivité du travail sacrifiée pour la durabilité à long terme . "
Pour illustrer le concept, DeMarco demande au lecteur d'imaginer un jeu "tag" de quinze tuiles numérotées dans une boîte et un espace vide qui permet de déplacer une tuile à la fois. Le but du jeu est de placer les tuiles dans l'ordre numérique. Cet espace vide est analogue à l'inaction. Si vous le supprimez, le jeu deviendra plus efficace, mais «Quelque chose d'autre disparaîtra. Sans espace vide, la possibilité de déplacer les tuiles disparaîtra. La disposition des tuiles est optimale en soi, mais si le temps montre que ce n'est pas le cas, vous ne pourrez en aucun cas la modifier . "
Avoir peu de marge de manœuvre nous permet de réagir aux conditions changeantes, d'expérimenter et de faire des choses qui pourraient ne pas fonctionner.
L'oisiveté consiste en des ressources redondantes. Cela peut être du temps, de l'argent, des gens au travail et même des prédictions. L'inaction est vitale car elle nous permet de ne pas rester enfermés dans notre état actuel sans la capacité de réagir ou de s'adapter par manque de ressources.
Le manque d'inaction fait mal. La carence alourdit notre esprit et gaspille de l'énergie qui aurait pu être utilisée pour mieux résoudre le problème actuel. Il amplifie l'impact des échecs et des conséquences involontaires.
Une trop longue inactivité gêne, gaspille des ressources et ennuie les gens. Mais en général, le problème du manque d'inaction est beaucoup plus courant que le problème de l'excès. Si, lors de la planification d'un projet, vous consacrez trop de temps à l'inactivité et que le projet se termine plus tôt que prévu, alors pendant le temps libre, vous ne passerez pas simplement votre pantalon. Vous pouvez décider de récupérer d'un projet précédent qui a nécessité plus d'efforts que prévu, ou de travailler sur des projets actuellement en pause. Peut-être analyserez-vous pourquoi le projet a été un tel succès et tirerez-vous des conclusions pour l'avenir. Ou peut-être que les temps morts seront votre récompense pour un travail de qualité! Vous méritez une pause.
L'inaction permet également de faire face aux inévitables coups et surprises de la vie. Si chaque heure est programmée sur notre emploi du temps, nous ne pourrons pas ralentir pour récupérer d'un rhume, être un peu distraits par l'apprentissage d'une nouvelle compétence ou passer quelques heures sur des difficultés techniques.
En général, vous avez besoin de plus d'inactivité que prévu. À moins d'avoir beaucoup d'expérience, vos estimations de la durée ou de la complexité des tâches seront toujours trop faibles. La plupart d'entre nous perçoivent les meilleurs scénarios comme les plus probables qui se réaliseront inévitablement, mais c'est rarement le cas.
Vous devez également surveiller attentivement la vitesse à laquelle vous dépensez la ressource d'inactivité afin de la reconstituer à temps. Par exemple, vous pouvez consulter votre calendrier une fois par semaine pour vous assurer qu'il y a encore des cases vides pour chaque jour et que les rendez-vous ne prennent pas votre temps d'inactivité. Pensez aux types d'inaction qui sont les plus importants pour vous et surveillez-les régulièrement. Si vous voyez que la ressource inactive est épuisée, agissez.
De temps à autre, vous devrez peut-être désactiver l'inaction pour profiter des restrictions. Le manque d'inactivité pendant une courte période ou dans un domaine spécifique peut vous forcer à être plus débrouillard. Si vous avez du mal à trouver une solution ingénieuse, essayez de réduire délibérément l'inaction. Par exemple, prévoyez cinq minutes pour réfléchir à des idées ou demandez-vous ce qui se passe si votre budget baisse de 90%.
Cependant, le plus souvent, il est très important de prendre soin de votre inaction. Il est préférable de toujours essayer de l'utiliser, sinon d'autres personnes essaieront de le voler. Fixez des limites claires pour votre travail et gardez une trace des tâches qui peuvent augmenter en volume.
Inaction et changement
Dans le passé, les personnes et les organisations pouvaient parfois se débrouiller avec peu ou pas d'inaction, du moins pendant un certain temps. Aujourd'hui, alors que l'inaction devient de plus en plus nécessaire à la survie, nous essayons de plus en plus de nous en débarrasser par souci d'efficacité. Pour survivre, des changements et des transformations constants sont nécessaires, pour lesquels «il faut une ressource dont le déficit est maintenant plus grand que jamais. Cette ressource, qui est l'ingrédient catalytique du changement, c'est l'inaction» . DeMarco écrit:
« — , . , 100% . — , 0%. . . . ».
Ce n'est que lorsque vous êtes occupé à 0% que vous pouvez prendre du recul et obtenir une vue plus complète de votre travail. L'inaction nous permet de penser à l'avenir. Pour comprendre si nous sommes sur la bonne trajectoire. Réfléchissez à des problèmes inaperçus. Méditez sur les informations. Décidez si nous choisissons les bons compromis. Faites des choses qui ne s'adaptent pas et qui peuvent ne pas être rentables pendant longtemps. Évitez les mauvaises affaires.
Inaction et productivité
L'ironie est qu'à long terme, avec l'inaction, nous obtenons beaucoup plus. Nous sommes plus productifs lorsque nous ne nous efforçons pas d'être productifs tout le temps.
DeMarco dit que la quantité de travail que chaque personne accomplit dans une organisation n'est jamais statique: «Tout change chaque jour. Cela conduit à une nouvelle charge inégale, certaines personnes ont du travail supplémentaire (leur tampon augmente), d'autres diminuent, car quelqu'un en face d'eux dans la chaîne génère leur part du travail plus lentement . " Le manque d’inaction est épuisant. Tôt ou tard, nous aurons inévitablement besoin de ressources supplémentaires qui doivent être prises quelque part.
Si nous percevons calmement que de temps en temps nous sommes occupés à 0%, cela signifie que nous nous demandons si nous faisons ce dont nous avons besoin. C'est exactement le contraire de la façon dont nous nous attrapons à la première tâche qui se présente pour que personne ne nous soupçonne d'être paresseux. L'attente selon laquelle «toujours occupé signifie être productif» crée de la pression, nous devons constamment paraître occupés et avoir une réserve de tâches. Si nous constatons que notre tampon diminue et que nous voulons rester occupés, alors la seule solution possible est de travailler plus lentement.
Les tentatives d'élimination de l'inactivité entraînent des temps de travail plus longs. Il n'y a jamais de temps libre, car vous le remplissez toujours.
Amos Tversky a dit un jour que le secret d'une bonne recherche est d'être toujours un peu sous-utilisé; si vous ne pouvez pas passer des heures inactives, vous perdrez des années. Ces heures sont consacrées à déterminer si vous vous dirigez dans la bonne direction.
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