Qui sont les "sous-traitants"?
Les filiales sont des personnes qui travaillent dans d'autres départements de l'entreprise qui se spécialisent dans un domaine spécifique. Les sous-traitants sont définis comme ceux avec lesquels les chefs de produit interagissent régulièrement, il est donc indispensable de savoir qui ils sont.
Examinons tout d'abord le principe de division en départements à l'aide de l'exemple d'une société informatique:
Autrement dit, il existe une structure claire - des blocs séparés qui incluent des spécialistes de différents grades. Et voici un autre exemple de distribution:
Comme vous pouvez le voir, les deux entreprises travaillant dans des directions différentes ont une structure de services complètement différente et, par conséquent, des sous-traitants. Cela suggère qu'il n'y a pas de système universel de division au sein de l'organisation, tout dépend des spécificités et de la portée de l'activité.
La répartition en départements selon les domaines de responsabilité et d'influence au sein de l'entreprise est faite pour simplifier l'orientation entre les départements. Connaissant la structure claire des sous-traitants, vous comprendrez rapidement où et à qui vous pouvez contacter en ce moment sur le problème ou le problème qui s'est posé.
Pourquoi avons-nous besoin de «sous-traitants» et pourquoi est-ce impossible sans eux?
Après avoir examiné les exemples de décomposition de l'entreprise en départements et départements, la question se pose: pourquoi avons-nous besoin de sous-traitants, pourquoi tant de personnes travaillent dans l'organisation et pourquoi c'est impossible sans eux? Ils sont nécessaires pour que le chef de produit n'exécute pas les tâches des autres.
Le travail du produit, comme vous le savez, est lié à la signature de contrats, d'actes et d'autres documents. Dans les entreprises où l'organisation des départements est perturbée, les chefs de produit parlent souvent d'obtenir une formation supérieure en droit en cours de route, car ils doivent comprendre les lois, les réglementations et autres choses pour travailler correctement avec les documents.
C'est génial quand un produit prend ses responsabilités et effectue beaucoup de travail lié au produit. Mais quand il commence à exercer les fonctions d'autres spécialistes, c'est mauvais. Premièrement, rien ne garantit qu'il s'acquittera correctement de ces tâches en raison de ses faibles qualifications dans un domaine ou un autre. Deuxièmement, le produit commencera à sacrifier les tâches principales, ce qui détruit l'intégrité du flux de travail.
La rupture du travail stable est clairement illustrée par le jeu "Jenga". La figure de gauche (1) montre une situation dans laquelle un produit remplit ses fonctions directes et transfère d'autres tâches à des sous-traitants de différents services en fonction des qualifications. La bonne figure (2) montre le manque de division en départements et départements lorsque le chef de produit doit effectuer des tâches non liées à ses qualifications.
Ainsi, des sous-traitants dans l'entreprise sont nécessaires pour une répartition compétente des processus de travail conformément aux qualifications. Le nombre de départements peut être quelconque, l'essentiel est que la structure soit stable.
Comment travailler avec d'autres départements qui ont leurs propres KPI?
Réussir la structure de l'entreprise et décomposer les départements n'est que la moitié de la bataille. Il est tout aussi important de comprendre comment travailler correctement avec les autres services, surtout s'ils ont des KPI différents. L'incapacité d'interagir avec les sous-traitants entraînera une faible efficacité.
Commencez par construire un circuit. Mettez "vous-même" dans la partie centrale, et autour - différents départements et départements avec des descriptions sur les questions que vous pouvez les contacter.
Remarque: sous chaque département, il y a un autocollant avec une description du KPI - un indicateur par lequel les spécialistes déterminent l'efficacité du travail.
Il est pratique de travailler avec une telle carte, car vous pouvez supprimer ou ajouter un nouveau département / département à tout moment.
Regardons un petit exemple basé sur notre carte. Disons qu'une entreprise a décidé de lancer une boutique en ligne. Tout d'abord, nous trouvons à quel département l'affecter, puis nous déterminons le KPI et décrivons les enjeux (responsabilités) du nouveau département. Cela se fait en quelques minutes; pour créer facilement une carte mentale, utilisez des services spéciaux (par exemple, Miro).
La règle d'or de l'interaction avec les sous-traitants est de prendre en compte simultanément les métriques clés de chacun. Fixez-vous des objectifs qui prennent en compte les intérêts de tous les collègues, puis la paix et l'idylle règnent dans l'organisation, et l'efficacité du travail devient hors échelle.
En passant, à cette fin, il est permis de diviser les spécialistes non pas en fonction du type d'activité, mais en fonction des paramètres qui les guident dans leur travail.
Regardons un exemple spécifique pour clarifier le processus d'interaction appropriée avec les sous-traitants. Disons que vous êtes en charge d'une fiche produit dans une boutique en ligne.
Il comprend une description du produit, des caractéristiques techniques, des photographies et un bloc avec un bouton Acheter. Vous savez qu'au détriment du bouton, vous gagnez 1 million de roubles par mois. En conséquence, gardez une trace de toutes les mesures connexes qui affectent le résultat net. La métrique importante la plus proche dans cet exemple est le nombre de clics entre le catalogue de produits et la fiche (dans notre cas, 10% du nombre total de visiteurs de la boutique en ligne).
Le service commercial apparaît et propose d'apporter des modifications: ajouter une bannière pop-up au catalogue menant à une page avec des informations sur la coopération avec les personnes morales.
Les commerciaux font une prévision: l'ajout d'une pop-up (fenêtre pop-up) augmentera le nombre de leads de 50 à 100 (2 fois). Dans un premier temps, il semblera que la double croissance est un excellent point pour le développement d'une boutique en ligne. Mais d'abord, pensez aux implications: que peut-il arriver aux mesures importantes pour d'autres départements? Dans notre cas, le nombre de transitions du catalogue vers les fiches de produits spécifiques.
On s'attend à ce que l'ajout d'une fenêtre contextuelle réduise le nombre de transitions du catalogue aux cartes (dans cet exemple, 2 fois - jusqu'à 5%). En conséquence, à partir du bouton "Acheter", vous recevrez par mois non pas 1 million de roubles, mais seulement 500 000 roubles.
Et puis que faire? Ajouter une fenêtre contextuelle ou la laisser telle quelle? Prenez une décision après avoir fait une petite analyse, des chiffres spécifiques vous aideront à faire le bon choix. Dans notre cas, il y a une perte de 500 mille roubles, nous devons donc estimer le profit des innovations et comparer avec les indicateurs actuels.
Augmenter les prospects à 100 prospects par mois donnera 300 000 roubles supplémentaires par mois. Ainsi, vous recevrez 800 000 roubles par mois. C'est moins que le profit actuel, par conséquent, l'innovation doit être abandonnée. Il reste à transmettre correctement la décision aux vendeurs, en l'argumentant avec les calculs. Alors personne ne sera offensé, une bonne ambiance restera dans l'équipe et le travail productif se poursuivra.
Formation d'expériences négatives
La formation de la négativité est l'un des principaux problèmes de nombreuses organisations. Il s'accumule au cours du travail, lorsque les tâches des différents services ne coïncident pas les unes avec les autres en raison de paramètres différents. À la suite de cela, la discorde dans le travail commence, une opinion apparaît sur l'incompétence de certains employés, que personne ne comprend rien, etc. Tout cela est la formation d'une expérience négative qui réduit la productivité du travail des départements dans leur ensemble et de chaque spécialiste individuellement.
L'exemple le plus courant est lié au marketing. Les gars du département de la publicité ont une bonne idée d'augmenter les bénéfices plusieurs fois. Ils le présentent à la direction et obtiennent l'approbation avec le soutien.
L'idée «descend» aux développeurs de cadres hautement prioritaires avec des délais serrés. Ils doivent faire face à la mise en œuvre technique dans des conditions d'urgence et avec une planification minimale, de plus, toutes les autres tâches quotidiennes sont en mouvement, ce que personne n'a retiré du plan.
Dans la plupart des cas, les idées mises en œuvre à la hâte "ne tirent pas", c'est-à-dire que l'entreprise ne reçoit pas plusieurs fois l'augmentation des bénéfices promise. En conséquence, les développeurs développent des expériences négatives avec les spécialistes du marketing qui perturbent les communications entre eux.
Développer de nouvelles idées ne doit pas être rapide et spontané. Plus tôt dans les articles, il a été dit plus d'une fois: ce qui vous semble très cool ne "vient" pas toujours à l'utilisateur. Par conséquent, effectuez les travaux en 4 étapes:
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En conséquence, si l'idée n'a pas passé la deuxième ou la troisième étape, abandonnez-la et ne prenez pas le temps des développeurs. Soit dit en passant, il est préférable de réaliser plusieurs fois les deuxième et troisième étapes afin d'obtenir le concept le plus «fluide», qui sera ensuite mis en œuvre à part entière.
En effectuant des travaux selon ce schéma, il sera possible d'éviter la formation d'une expérience négative. Il n'y aura pas de désaccords et de mauvaise ambiance, tous les membres de l'équipe se traiteront les uns les autres avec respect et compréhension, et c'est la clé d'un travail productif.
Cadre et visualisation du processus d'interaction
Dans le dernier bloc, nous avons discuté des expériences négatives qui surviennent souvent lors de l'interaction avec des sous-traitants. Travailler selon le schéma optimal, qui est lié aux entretiens avec les utilisateurs et au prototypage, n'est pas toujours possible en raison de l'opacité du processus.
Par exemple, les spécialistes du marketing ne comprendront pas la nécessité de cela, leurs délais sont «brûlants», ils doivent rapidement implémenter de nouvelles fonctionnalités. En conséquence, de nouveaux désaccords surgissent. Pour éviter cela, les idées doivent être transparentes pour tous les spécialistes de l'entreprise et la visualisation du processus d'interaction y contribuera.
Tableau Kanban
Essayons avec vous de visualiser le workflow au sein de l'entreprise ou, comme il est à la mode de le dire maintenant, de construire un cadre d'interactions. Commençons par créer un tableau kanban. Vous pouvez le façonner de n'importe quelle manière pratique, mais nous vous recommandons d'utiliser Miro - ce service dispose déjà de modèles prêts à l'emploi qui simplifient et accélèrent le rendu.
Un tableau kanban aidera à enregistrer toutes les informations entrantes en un seul endroit: idées, messages d'e-mail, messageries instantanées et autres canaux de communication des sous-traitants, tâches en cours, etc. Les possibilités de l'outil à cet égard sont infinies, tournez-le comme vous le souhaitez.
Fixer les informations en un seul endroit vous aidera à mieux vous concentrer et à ne pas garder des dizaines de pensées dans votre tête comme "alors, Gosha du marketing a dit de vérifier ceci et cela, vous devez l'écrire quelque part." En passant, souvent différents départements pensent à la même chose, offrant les mêmes idées. En visualisant tout au même endroit, vous pouvez facilement les intégrer et rationaliser votre flux de travail.
Il est souhaitable que tous les sous-traitants aient accès au conseil. Cela vous évitera les appels constants avec les questions "comment vont les choses avec notre idée?" Il suffit d'aller au tableau et de voir l'état de la tâche. Miro, par exemple, a la capacité de laisser des commentaires, ce qui simplifie la communication et élimine les appels courts qui prennent des heures de bureau.
Attribuez n'importe quelle tâche à un employé spécifique: développeur, marketeur, vendeur, etc. Cela facilite également la communication, car les autres collègues sauront qui contacter s'ils ont des questions. Tout cela est simple et rapide à mettre en œuvre dans Miro.
C'est l'une des options pour visualiser le flux de travail. Au fil des années, il a fait ses preuves plus d'une fois, augmentant la productivité de centaines d'équipes. Mais est-ce la seule option? Et si vous avez besoin de décrire la tâche plus en détail? Jetons un coup d'œil à une option alternative - Project Canvas.
Projet Canvas
Nous avons déjà parlé des modèles Canvas - ce sont des tableaux de blocs qui aident à la description détaillée des modèles commerciaux. Et si à l'aide d'un outil, il est possible de décomposer une organisation en ses composants, alors pourquoi ne pas essayer de faire de même avec une idée ou une tâche?
Voir un exemple de feuille de calcul, compilé en conditions réelles. Chaque bloc contient plusieurs autocollants avec des informations de base qui aident à la mise en œuvre de l'idée. Encore une fois, tout est rassemblé en un seul endroit en un coup d'œil et est très facile à lire.
Notez également que certains des autocollants dans le même bloc sont de couleur différente. Ce n'est pas un accident, mais une gradation particulière: une certaine couleur a été attribuée à chaque département de l'entreprise pour simplifier l'orientation du produit et des développeurs. Autrement dit, le tableau est partagé entre tous les départements (participants au projet) et les spécialistes concernés saisissent les données nécessaires dans les blocs.
Ceci est un autre exemple de visualisation d'interaction réussie. On a dit précédemment que l'idée principale des changements devrait être transparente pour tous les départements pour un travail productif. Project Canvas est un excellent outil pour définir un objectif commun qui sera clair pour tous les niveaux de compétence.
Que se passe-t-il si vous ne le faites pas?
Éviter la visualisation, qui permet de définir un objectif commun pour tous les sous-traitants, entraînera une mauvaise ambiance au sein de l'équipe et la formation d'expériences négatives. Il est impossible d'atteindre les objectifs fixés et d'effectuer des tâches dans un tel environnement. Par conséquent, visualisez les processus, rendez-les "transparents" pour l'équipe.
Un bon exemple d'accumulation d'expériences négatives et d'inaction est le démarrage «sans fin». Il a été lancé en 2014, le produit était un simple lecteur flash qui ouvre l'accès au stockage de données en nuage sur Internet.
Au départ, l'entreprise s'est développée avec succès, la mise en œuvre technique battait son plein et il y avait même des rumeurs d'intérêt de la part de Microsoft. Après un certain temps, le projet a été interrompu et l'une des raisons de la fermeture a été appelée conflits constants dans l'équipe. Comme vous pouvez le voir, même une idée apparemment super cool peut être vouée à l'échec en raison de désaccords et du manque de visualisation des flux de travail.
L'article touche à sa fin, il est donc temps de résumer tout ce qui a été dit. Premièrement, les sous-traitants sont des collègues travaillant dans d'autres départements et divisions de l'entreprise. Deuxièmement, le chef de produit interagit régulièrement avec eux pour résoudre une variété de problèmes. Troisièmement, il est important de pouvoir communiquer les objectifs aux départements avec différents KPI, afin de déterminer une métrique commune pour atteindre une productivité de travail élevée.
Dans ce dernier, la visualisation des interactions ou du cadre de workflow aide beaucoup. L'article décrit deux méthodes - les tableaux Kanban et le canevas de projet, qui ont fait leurs preuves dans la pratique. Et à chaque fois que vous pensez à l'inutilité de la visualisation, souvenez-vous de l'histoire de la startup "endless stick".