Nous n'avions aucune idée de comment vivre sans réunions spontanées, café délicieux et rassemblements amusants à midi ou après le travail. Mais nous avons réussi à minimiser la perte d'efficacité et à bénéficier de la nouvelle expérience du travail à distance pour nous. Voici les décisions qui ont été prises et ce qu'elles ont conduit.
Instruments
Même avant le contrôle à distance, nous définissons des tâches dans Jira ou Trello, communiquons dans Telegram et vérifions l'heure dans TimeDoctor. Avec la transition vers un format de travail à distance, ces outils sont devenus de plus en plus demandés. L'expérience positive de l'utilisation des trois premiers services est inconditionnelle, mais la mention du mot «time tracker» dans les cercles informatiques donne une forte probabilité qu'ils commenceront à vous cracher du poison. Mais pour nous, cet outil rend notre travail plus confortable: grâce à lui, nous choisissons nous-mêmes quand venir au travail, combien de temps déjeuner et à quelle fréquence verser le café et aller au bureau suivant pour discuter de qui a passé le week-end.
Et cela vous permet également d'analyser froidement votre propre efficacité - tous les types de rapports vous permettent de comprendre quelles tâches ont pris plus de temps que prévu et la capacité de corriger de telles situations à l'avenir. TimeDoctor affiche en quelques clics des statistiques sur les employés et le% de leur temps passé à résoudre des tâches pour un projet particulier. Cela permet de résoudre le plus précisément le problème commercial du calcul des coûts de la paie pour chaque direction de l'entreprise.
TimeDoctor a permis de passer sans douleur au travail à distance en une journée: nous continuons à travailler selon un horaire libre et personne ne se demande si un employé travaille actuellement ou se détend à la datcha avec un téléphone à la main.
Traditionnellement, notre journée de travail dure 7 heures effectives. Conscients que les conditions changeantes sont une situation stressante, en avril nous avons raccourci ce délai d'une heure, ce qui nous a permis de nous habituer plus sereinement aux nouvelles réalités.
Au début, de nombreux enfants étaient confrontés au fait qu'un lieu de travail n'était pas équipé à la maison et qu'aucun équipement puissant n'était nécessaire pour un travail confortable, et s'asseoir sur un tabouret de cuisine pendant 7 heures décourage visiblement le désir de devenir un employé du mois. Par conséquent, non seulement les ordinateurs portables, les monoblocs et les accessoires, mais aussi les chaises confortables et familières ont migré vers tout le monde. S'il y avait un besoin de nouveaux équipements ou logiciels, l'entreprise achetait rapidement tout ce dont elle avait besoin.
Zoom est devenu un nouvel outil pour nous à distance. Avec son aide, nous effectuons des appels de travail et soutenons la communication informelle. Entre autres, il se compare favorablement à la possibilité d'enregistrer des conférences, à moins de retards avec un grand nombre de participants, ainsi qu'à un simple changement d'orateurs. Nous avons également utilisé activement la fonction de changement d'arrière-plan.
Malgré l'organisation bien coordonnée du travail à distance, nous avons encore des tâches de bureau. Par conséquent, il était possible d'échapper à un voisin persistant avec un perforateur dans une résidence d'entreprise, mais sous réserve d'un certain nombre de conditions:
- venez uniquement sur rendez-vous;
- effectuer toutes les mesures d'hygiène;
- être à l'intérieur dans un splendide isolement.
Les processus
Bien entendu, le passage à un format de travail à distance et le transfert de toutes les communications vers Telegram et Zoom ne pouvaient qu'affecter les particularités de l'interaction au sein de l'équipe. Si dans l'espace de bureau nous avons résolu un petit problème instantanément, simplement en demandant à un collègue assis à côté, nous devons maintenant appuyer sur le texte sur le clavier et attendre que le câble en fibre optique l'amène au destinataire. Auparavant, lorsqu'un employé avait une idée, on en discutait immédiatement, tout le monde pouvait ajouter des détails. Des collègues de domaines connexes ont partagé leur expérience, ont donné des exemples de bonne ou de mauvaise mise en œuvre de ce principe. Les idées spontanées sont souvent devenues quelque chose de valable. En ligne, il n'y a aucune envie de déranger l'équipe pour une conversation insignifiante. Et c'est peut-être l'un des inconvénients les plus tangibles de la télécommande.
Pour ne pas perdre de précieuses informations et entendre chaque collaborateur, nous avons abandonné les réunions hebdomadaires au profit des appels quotidiens à Zoom. Ils ne prennent généralement pas plus de 20 minutes. Au sein des départements, tout le monde partage les résultats du travail effectué, parle des problèmes lors de la mise en œuvre et des plans pour la journée en cours. À propos, ces appels ne sont pas seulement un moyen d'information et de contrôle flexible, mais aussi une motivation supplémentaire: je veux terminer mes tâches le plus tôt possible pour qu'il y ait quelque chose à dire demain.
Avant la pandémie, nous adhérions à certains principes de gestion de projet Agile, mais nous n'obéissions à rien du tout. Après être allés à distance, nous avons commencé à implémenter activement une méthodologie Scrum unifiée dans les processus des équipes de développement. À notre avis, il résout le plus efficacement les problèmes des équipes réparties. Nous prévoyons de continuer à l'utiliser après avoir quitté le bureau.
Le nouveau format de travail a contraint l'horizon de planification à être considérablement réduit, le réduisant à un mois au lieu des trois habituels. De plus, la semaine trimestrielle se terminait traditionnellement par des événements avec des présentations des résultats des travaux, auxquels tous les employés du bureau participaient. Puisque nous avons trois bureaux, nous ne pouvions regarder en personne que les discours des collègues de notre ville, et voir les résultats d'autres projets dans l'enregistrement. Cette fois, nous avons réuni des représentants de tous les bureaux et avons parlé des succès et des échecs de la période terminée à l'antenne. Pour certains, ce format est allé encore plus.
Motivation
Dans les conditions de la nouvelle réalité temporairement déformée, l'éventail des options de motivation des équipes s'est considérablement réduit. Félicitations à ceux qui créent des packs d'autocollants Telegram, dans lesquels il est facile de trouver un animal ou un personnage célèbre montrant un pouce! Mais sérieusement, il est très important de démontrer aux employés les résultats de leur travail et leur contribution à la réussite globale du projet, bien que par écrit. Vous avez une fréquentation record par jour? Nous partageons cette excellente nouvelle. La nouvelle fonctionnalité introduite par les programmeurs a-t-elle libéré le temps des spécialistes du support? Nous envoyons des rayons de gratitude à nos collègues.
Nous veillons à ce que les humeurs dépressives ne se développent pas dans les équipes de projet, nous essayons de donner un ton positif aux appels généraux et rappelons aux employés qu'ils travaillent en équipe et que les actions de chacun d'entre eux sont importantes pour l'ensemble de l'exploitation. Comme auparavant, nous louons et récompensons les initiatives prometteuses par des prix. Pendant trois mois de travail à distance, un employé a même reçu une promotion.
Une circonstance importante pour tous les employés est qu'ils ne perdront pas leurs revenus et qu'il n'y aura pas de réduction de personnel. La sphère informatique n'a guère souffert du passage à Internet, cette décision était donc tout à fait justifiée.
Si nous voyons la performance de quelqu'un baisser, comme auparavant, nous utilisons une approche individuelle: avec l'employé, nous cherchons ce qui interfère avec le travail et essayons de résoudre le problème. La communication et la motivation sont devenues l'une des principales tâches des managers dans le nouvel environnement.
Vie d'entreprise
Avec le début de l'auto-isolement, les gymnases, les écoles de danse et même les bibliothèques ont été fermés. Nous avons décidé de motiver à notre manière les collaborateurs qui s'ennuyaient de s'épanouir: nous avons lancé le mouvement interne d'entreprise #MarathonModeco.
Pendant un mois, les gars se sont affrontés dans trois directions: améliorer l'intellect, le corps ou le monde environnant. Quelqu'un a perdu du poids et a bien mangé, tandis que quelqu'un lisait des livres, étudiait l'anglais, faisait des travaux d'aiguille. Beaucoup ont été inspirés par l'idée de nettoyer les décombres de l'appartement, car avant cela, il n'y avait pas assez de temps pour cela.
Tout collaborateur prêt à effectuer des tâches quotidiennes dans le cadre du programme choisi pouvait participer. Pour une mise en œuvre réussie, il a reçu des points, qui croissent sous la condition de l'achèvement continu de la chaîne de tâches. En conséquence, dans chaque catégorie, nous avons déterminé les gagnants qui ont reçu des prix et une reconnaissance de l'équipe.
Nous avons également additionné tous les points que nous avons gagnés et l'avons transformé en un fonds de trésorerie que nous dépenserons pour l'aménagement paysager de Volgograd et de Voronej.
Nous avons posé dans le marathon non seulement l'idée de se dépasser, mais aussi de combler le manque de communication en direct. Les gars ont dû sortir de leur zone de confort plus d'une fois, mais le sentiment d'unité avec l'équipe et l'excitation ne leur ont pas permis de s'égarer. En conséquence, nous avons réussi à mettre en œuvre plusieurs tâches:
- mieux connaître les collègues de différentes villes;
- trouver la motivation pour leur croissance personnelle;
- renforcer l'esprit d'entreprise des salariés enfermés chez eux.
Les rassemblements au bureau que nous aimons tant ont migré vers le format des zoom parties. Bien sûr, ils n'ont pas lieu si souvent et en grand nombre, mais c'est l'occasion de se déguiser à nouveau magnifiquement, enfin de raconter toutes les dernières nouvelles et, bien sûr, de jouer quelque chose de drôle et de drôle. Ceux qui aiment les divertissements plus sérieux ne sont pas non plus restés à l'écart - nos fans de KVIZ ont également réussi à se connecter.
Inconvénients du travail à distance ou pourquoi on rêve toujours de retourner au bureau
Nous avons identifié pour nous-mêmes un certain nombre d'inconvénients tangibles de la télécommande:
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Nous sommes allés dans un endroit éloigné le 16 mars, ce qui signifie que pour le quatrième mois, nous n'avons vu nos collègues qu'à travers les caméras d'ordinateurs portables et d'ordinateurs. Pour certains, c'était un vrai test, donc en plus des gants, des masques et des antiseptiques, nous avons acheté des recirculateurs bactéricides et des sèche-mains pour les bureaux, et depuis juin, nous avons augmenté le nombre d'employés autorisés à être au bureau en même temps à trois personnes.
Nous sommes impatients de reprendre notre vie professionnelle habituelle. Soucieux de la santé de nos employés, nous avons pour l'instant quitté le mode en ligne, malgré la levée officielle des restrictions. La question de continuer à travailler à domicile même après la mise en quarantaine n'en vaut pas la peine, nous ne croyons pas au travail complètement à distance. La communication en direct et la résolution collective de problèmes, la génération d'idées folles et leur mise en œuvre conjointe pour nous est la chose la plus précieuse dans notre travail.
Pendant toute la période d'auto-isolement, nous n'avons pas interrompu l'embauche d'employés. Parmi nous, il y a ceux qui n'ont pas encore rencontré personnellement des collègues et ont pu profiter des avantages de travailler dans un bureau. En attendant, nous continuons à travailler à distance, surmontant avec succès la plupart des difficultés.
