L'auteur de l'article: Yana Khodartsevich - Scrum master et responsable de l'intégration chez Dodo Pizza.
Plusieurs étapes de la formation des exigences, des heures d'entretiens et de communication avec les candidats visaient à trouver une certaine personne, avec certaines qualités et compétences professionnelles. Au moment où l'entreprise trouve une personne pour un poste vacant, elle
Vous devez maintenant immerger le débutant dans les flux de travail. Pour ce faire, vous pouvez utiliser l'une des trois chaises suivantes:
- Ne faites rien, laissez-le nager. Dans cette situation, un nouvel employé reçoit un ordinateur portable / ordinateur le premier jour, montré où se trouve la glacière et escorté vers le bureau. Et après trois mois, ils posent la question: "Eh bien, toutes les tâches sont-elles prêtes?" Hardcore, mais efficace, comme à Sparte. Le plus puissant survit.
- . , , , ( « »). , . , .
- , , . . , , .
Jusqu'en 2017, notre entreprise était toujours située dans le bureau de Syktyvkar. À cette époque, nous formions une grande équipe de développeurs, de support technique, de concepteurs, de centre de formation et bien d'autres. Une nouvelle personne pourrait rapidement faire connaissance avec son équipe, assise côte à côte avec elle, immergée instantanément dans le projet et le sujet.
Une grosse raison de créer un processus
En 2018-2019, l'équipe a connu une croissance explosive - en deux ans, nous avons doublé. Avez-vous entendu parler de l'objectif de 250 développeurs ? Ensuite, nous avons obstinément repris sa mise en œuvre, mais ne savions pas encore que nous n'étions pas prêts pour une croissance aussi rapide. Nos approches et nos ressources pour développer des équipes se sont rapidement épuisées. En fin de compte, même les sièges pour débutants étaient difficiles à trouver. Mais nous n'avons pas compris cela à la fois.
Les gens sont venus dans l'entreprise et se sont installés dans les équipes, personne ne s'est vraiment occupé d'eux. En fait, tout le processus d'accueil consistait en un package de bienvenue, un accueil amical, une visite du bureau et peut-être tout.
Nous avons essayé de ramener les anciens procédés vers une nouvelle réalité et nous nous sommes fissurés comme un verre en verre dans lequel de l'eau bouillante était versée brusquement. Sans un système d'intégration unique, l'immersion du nouveau venu dans l'équipe ressemblait davantage à l'histoire du protagoniste de The Survivor. Quand nous avons regardé en arrière, nous avons réalisé que nous avions perdu beaucoup (plus de 40) nouveaux employés.
Bienvenue à bord
Formellement, nous divisons l'intégration en 2 flux: pour l'équipe informatique et pour l'unité commerciale. Ils sont très similaires les uns aux autres, et la seule différence réside dans le nombre d'étapes et d'intro-réunions. Dans cet article, je parlerai de l'intégration d'une équipe informatique. Vous pouvez regarder une courte vidéo expliquant pourquoi vous en avez besoin et à quoi elle sert ici . De plus, je partage les détails.
Personnages
Dans le processus d'intégration d'un débutant, trois personnages participent: un mentor, un responsable d'intégration et un conservateur des ressources humaines.
Mentor.
Objectif : plonger le nouveau venu dans l'équipe.
Qui il est et ce qu'il fait : Le mentor joue un rôle majeur dans l'intégration du débutant (même s'il ne le sait pas). C'est une personne qui aide un débutant en tout. Il le rencontre dès le premier jour et ne le lâche complètement qu'une fois l'intégration terminée. Présente l'équipe, soutient, répond à toutes les questions sur pourquoi et pour quoi.
Une personne de l'équipe des débutants peut devenir un mentor. Il peut s'agir soit d'une personne avec la même pile, soit, par exemple, d'un développeur Android pour un débutant mapi. Si un mentor et un débutant ont une pile, ils n'ont pas le choix - ils travailleront par paires pendant très longtemps. Si le mentor et le débutant appartiennent à des stacks différents, il existe 2 options:
- Mentor à vitesse maximale. Le mentor et le débutant sont prêts à travailler en binôme, le mentor aide à résoudre les problèmes de différentes piles.
- . , . , - senior-, .
Responsable d'intégration.
Objectif : contrôler le processus d'intégration, s'assurer que tout va dans le bon sens.
Qui est-il et ce qu'il fait : Un responsable d'intégration est un organisateur de l'intégration informatique. Pour les devenir, vous avez besoin de compétences matérielles. Il est important que le responsable de l'intégration connaisse et comprenne la valeur de chacun des outils informatiques, «brassés dans cette culture». La tâche principale d'un responsable d'intégration est de s'assurer que le mentor et le débutant réussissent et de souligner les moments qui ne fonctionnent pas. Ce rôle est très similaire à celui d'un policier. Le responsable de l'intégration marche quelque part à proximité, s'occupe du débutant, demande comment vont les choses, ce qui se passe déjà. Fournit des conseils au mentor pour toute question, fournit un soutien. En général, il s'assure que tout est comme il se doit (et comme il ne devrait pas l'être, ce ne fut pas le cas).
Conservateur RH.
Objectif : offrir à un nouveau venu une entrée agréable dans l'entreprise à partir du moment où l'offre est soumise Fournissez toutes les informations nécessaires du côté RH, ce qui permettra au nouvel employé de naviguer dans l'entreprise.
Qui est-il et que fait-il : HR-curator est celui qui rencontre le nouveau venu le premier jour au bureau, aide à rédiger les documents. Puis il interagit lors d'un déjeuner informel au milieu de la période d'essai. Cela est nécessaire pour qu'un débutant puisse résumer l'intégration, les outils, les tâches et communiquer sur n'importe quel sujet, obtenir de l'aide.
Instruments
Pour rendre l'intégration claire, nous avons choisi les outils suivants pour nous aider: Slack, Kaiten, Google Docs, Nuclino, Miro, Google Calendar.
Je vais vous en dire plus sur la façon dont tout cela fonctionne.
- hr- Slack. (, — ). .
- hr- Kaiten ( Trello). , , , . , .
- Nuclino — , . Nuclino , , .
- Miro . , , . , , .
- . , , Google Calendar. , , Intro.
- En plus de tout ce qui précède, le débutant a un assistant Dodo Bot - c'est notre bot interne qui envoie au débutant des informations utiles sur l'entreprise, par exemple, comment organiser des vacances ou comment commander des billets pour une conférence, etc.
Processus: du pré-embarquement à la natation libre
Les acteurs et les outils ont été identifiés, ce qui signifie que nous sommes prêts pour trois mois de relation active entre l'entreprise et le nouveau venu. Le processus se compose de 2 étapes: pré-embarquement (avant d'aller travailler) et onboarding.
Préembarquement
Un débutant vient travailler le premier jour. Reçoit l'équipement, signe les documents, rencontre le mentor et l'équipe. Pendant que tous les programmes nécessaires sont en cours d'installation, ils accompagnent un mentor pour se familiariser avec d'autres équipes et personnes avec lesquelles ils travailleront ensemble. Tout se passe bien et pour une bonne raison - le pré-embarquement.
Le pré-embarquement commence 3 jours avant le départ. L'objectif principal est de s'assurer que tout le monde (mentor, responsable de l'intégration, responsable des ressources humaines) se souvient de la libération d'un nouvel employé et est prêt pour ce moment. Avant le préembarquement, il y avait des cas où le premier jour, un débutant cherchait un endroit pour travailler au bureau. Ou pire encore - le premier jour, une recherche avide d'une équipe et d'un mentor a commencé. Ne répétez pas nos erreurs.
Que faisons-nous en pré-embarquement?
- Poudrez le mentor, dites-lui ce qui l'attend, montrez-lui où se trouvent toutes les informations nécessaires.
- Préparer une table (pas celle à laquelle vous avez pensé).
- Nous parcourons à nouveau la liste pour voir si tout est prêt.
- En général, tâches actives.
Liste de contrôle de pré-embarquement
Si quelque chose de la liste n'est pas encore prêt, nous avons le temps de le réparer.
Phase active d'intégration
Ensuite, la phase active commence, dans laquelle le circuit aide à ne pas se confondre. Je m'attarderai plus en détail sur ses pièces et ses composants.
Les rectangles jaunes sont des foyers d'intégration. Ce sur quoi tout le processus et le mentor sont axés et affinés dans une période de temps donnée.
L'accent du mentor repose sur la théorie du leadership situationnel . Le mentor, suivant la progression du débutant dans diverses tâches, régule son intervention dans sa vie. S'il voit que quelque part un débutant se débrouille déjà bien, il minimise sa participation. Les 3-4 premières semaines, le mentor et le binôme de pratique débutant travaillent. De plus, le mentor invite le débutant à tous les événements et activités de l'équipe. Après le milieu de l'intégration, le mentor verrouille moins le nouveau venu en lui-même et le transfère davantage dans l'équipe.
Rectangles vert clair - Points de contrôle.Ils peuvent également être appelés points de référence, seuils. Aux points de contrôle, un responsable d'intégration ou un responsable des ressources humaines est connecté au processus d'intégration. Cela se déroule sous forme de réunions, au cours desquelles nous demandons à un débutant de travailler avec un mentor, ce qui se passe, où des difficultés surviennent, si une aide ou un soutien est nécessaire.
Checkpoint Checkpoint Les
réponses à ces questions vous aident à comprendre si le mentor va bien ou a besoin d'aide. Il est important de comprendre qu'il ne s'agit pas d'un examen pour un mentor ou un nouvel employé. C'est plutôt une source d'informations pour les leads onboarding: est-ce que tout va bien, y a-t-il des problèmes d'interaction ou de rétroaction, le débutant est-il en contact avec le mentor et l'équipe. Si lors de la réunion, il s'avère qu'il y a des problèmes, le lead d'intégration aide à les résoudre.
Pourquoi les points de contrôle sont-ils menés par des responsables d'intégration et des conservateurs des ressources humaines plutôt que par des mentors?
. --, . Checkpoints - . , / .
Point de contrôle final. Je voudrais également vous parler du point de contrôle final. Il se tient à la fin du deuxième mois de travail et comprend toutes les connaissances clés que le débutant a acquises pendant cette période. Les sujets suivants ont été inclus dans la liste de contrôle des questions:
- Compétences techniques: connaissance de l'architecture du système.
- Pratiques d'ingénierie: XP et tous ceux qui sont connectés avec eux.
- Culture: notre métier, nos valeurs, leur incarnation ou leur violation par des exemples.
- Processus: Scrum, LeSS, comment la fonction est formée.
- Globalement: retour d'expérience.
Le point de contrôle final a lieu un mois avant la fin de la période d'essai. Nous nous assurons délibérément d'avoir le temps de travailler sur les erreurs, s'il y a des difficultés d'adaptation.
Étoiles blanches - Intro. C'est ce que nous appelons des réunions d'experts et des ateliers. Cela comprend également toutes les réunions d'introduction où ils racontent, montrent et font quelque chose d'intéressant qui aide le nouveau venu à mieux connaître l'entreprise.
Chaque réunion d'introduction est adaptée à son propre thème. Objectif: familiariser le nouveau venu avec l'entreprise, ses valeurs, ses processus et son activité. Par exemple, nous avons Intro to Dodo Business, Intro to Scrum / LeSS, Intro to culture et principes de leadership.
Fondamentalement, toutes les intros durent de 1 à 1,5 heures. Mais il y a quelques ateliers techniques qui durent 2 heures.
Durée du processus
La durée de l'intégration est de 3 mois et il y a plusieurs raisons à cela:
- Un programme volumineux qui doit être correctement dosé pour qu'il n'y ait pas de semaine purement humanitaire ou "conférence". Nous avons décidé qu'il serait impossible de charger toutes les connaissances dans un débutant en 2-4 semaines. Après tout, il doit non seulement les obtenir, mais aussi apprendre à les utiliser.
- Entrée en douceur dans l'équipe et les processus. Au cours du premier mois, le débutant comprend progressivement ce qui se passe et comment nous vivons. Du deuxième au troisième, il entre lentement dans un mode de fonctionnement indépendant. Il y a une volonté d'assumer la responsabilité.
Chaque entreprise doit expérimenter le timing pour trouver le timing optimal qui lui convient. Pour nous (ainsi que pour Yandex, Adventum, Net by Net), l'intégration en 3 mois nous a semblé la solution la plus réussie.
Achèvement de l'intégration
À la fin de l'intégration, une réunion finale entre le mentor et le débutant se tient dans un format 1: 1. Sur ce, les gars mènent des mini-rétro: ils discutent de ce qui était bon dans leur travail commun, de ce qu'ils n'ont pas eu le temps ou n'ont pas fait, à quel point ils ont fait face aux objectifs de la période d'essai. En général, le mentor et le débutant discutent de ce que leur cœur désire et mettent le point de l'intégration.
Les principales difficultés
À chaque étape du développement du procédé, nous avons rencontré de petites difficultés. Il semble important d'en parler, car cela peut vous faire gagner beaucoup de temps ou de nerfs.
Manque de préparation du processus pour des changements rapides. Au départ, notre intégration ne convenait qu'aux personnes travaillant au bureau. Mais à un moment donné, nous avons commencé à embaucher des employés à distance, puis nous nous sommes complètement isolés et nous avons travaillé à domicile. Ici, nous avons quelques questions:
- Qu'en est-il des Intros, qui impliquent une participation en face à face?
- Comment émettre un colis welcomb? Et comment ne pas oublier de le donner?
- Comment organiser le travail avec un mentor: communication informelle, travail en binôme, etc.
Il y a eu pas mal de moments de ce genre et nous n'avons pu résoudre certains d'entre eux que maintenant. Par exemple, nous avons des ateliers de décomposition et de user-story mapping qui impliquaient auparavant une présence personnelle. Il n'était pas possible de s'en sortir avec une simple modification de la présentation. Après presque quatre mois d'auto-isolement, nous avons pu tout transférer dans un format en ligne.
Vous devez investir beaucoup dans l'intégration. Nous croyons que tous les efforts, l’argent, le temps et les ressources sont des investissements dans l’avenir. Nous croyons que l'intégration aide, et les gens en font l'éloge pour une raison. Des «personnes âgées» (des employés qui travaillent dans l'entreprise depuis plus de deux ans) sont même venues nous voir et ont dit qu'elles n'avaient pas un tel processus à un moment donné. Il s'avère que jusqu'à présent, nous ne pouvons renforcer la confiance dans l'efficacité et les avantages de l'intégration que grâce à de tels retours.
Maintenant, nous collectons activement les commentaires des participants au processus. Nous verrons dans quelle mesure l'intégration leur convient, si elle aide, quels problèmes elle résout et ce qu'elle apporte. Tout cela aide à comprendre si nous bougeons correctement.
C'est cette difficulté à évaluer les performances qui peut avoir une incidence sur l'adoption ou non de l'intégration par votre entreprise. Mais si vous trouvez comment calculer l'efficacité, ce sera très cool, venez aux commentaires et écrivez vos suggestions.
Prend beaucoup de temps pour le débutant et le mentor. Nous avertissons toujours les propriétaires de produits que dans les 1-1,5 premiers mois, l'équipe n'aura pas +1 personne, mais -1. Cela est dû à la participation active du mentor à la vie du débutant. Succès, mouvement vers les objectifs, immersion dans la pratique, etc. Tout cela consomme beaucoup de force du mentor. Ce fait interfère avec le développement produit des fonctionnalités de l'équipe et le ralentit.
Les entreprises ne sont pas toujours prêtes à accepter de telles conditions. Ensuite, vous devez négocier pour réduire la charge du débutant ou du mentor. Seuls la discussion et le bon sens peuvent aider à résoudre ce problème. Par exemple, nous avons eu des cas où nous avons libéré un débutant de certaines intros s'il est lui-même bien familiarisé avec le sujet.
Blitz: commentaires des participants
, , . -- . , . , .
3 ?
?
, .
3 ?
?
: . .
3 ?
- Intro. . , .
- , , .
- , , .
?
- , . . .
- , , 100500 , .
- .
, .
3 ?
- , , -, , , -, . , . !
- .
?
- . , ( ).
- -.
- . , . , , .
- , , . , - , .
: . .
Conclusion
Je veux juste dire que l'intégration, comme toute expérience ou innovation, doit être mise en œuvre de manière itérative. Tout d'abord, fermez les principaux problèmes, puis ajoutez quelque chose d'intéressant, et après cela, vous pouvez chercher des moyens de développer quelque chose de plus global. N'oubliez pas de recueillir des commentaires sur l'intégration et ses avantages auprès de chaque débutant. Cela empêchera votre processus de durcir et de devenir envahi par les vignes. N'oubliez pas qu'il est important de prêter attention non seulement aux débutants, mais aussi aux mentors, pour les soutenir et les aider.
ET! Si quelque chose ne fonctionne pas dans un nouveau couple mentor-mentor, cela ne veut pas dire que l'un d'eux est un connard. Il y a peut-être quelque chose qui ne va pas dans le processus et quelque part cela interfère plus qu'il n'aide.