Ne sous-estimez pas les changements, car par essence tout projet est lancé pour changer quelque chose dans l'organisation. Dans cet article, je souhaite partager les méthodes de préparation au changement, nous discuterons de la raison pour laquelle le changement est un peu mort, de ce qu'est la vallée des larmes, et nous tracerons également le chemin complet de l'acceptation du changement par une personne. Ceci est très important car, en fin de compte, le succès de la mise en œuvre des changements dépend de leur intégration ou non à la nouvelle façon de penser de l'équipe.
Lorsqu'il s'agit de changement, la gestion de projet met généralement en évidence deux aspects de la gestion du changement: la mise en œuvre et le contrôle. À première vue, tout est clair avec l'introduction de changements - quelque chose doit être changé, et nous y travaillons. Mais à quoi sert le contrôle?
Il est nécessaire de contrôler les changements lorsque nous travaillons sur un projet complexe et complexe, lorsque vous avez de nombreuses tâches et parties prenantes, lorsque le projet a des procédures et des exigences d'approbation complexes, l'entreprise applique des pratiques de gestion des ressources et tout changement peut affecter de manière significative le plan de mise en œuvre du projet.
Imaginez que la NASA conçoit un module spatial. Mais soudain, un des ingénieurs suggère de remplacer une pièce par une autre, plus sûre. Quelle que soit la qualité des intentions, cela ne peut pas être fait tout de suite, car au stade de la construction, la documentation de conception est déjà prête, le budget est établi. Si des changements profonds sont amorcés, la date de départ des astronautes devra peut-être être décalée, ce qui pourrait affecter de nombreux projets connexes. Mais est-ce permis? Et comment contrôlez-vous les changements que vous apportez?
L'une des approches peut être proposée par des spécialistes du PMI (Project Management Institute). Les livres de l'institut contiennent la pratique et les connaissances accumulées par un grand nombre de professionnels, et si vous avez besoin de contrôler le changement, ils peuvent être utilisés comme un guide direct.
Le PMBOK (comme on l'appelle le corps de connaissances PMI) offre un ensemble prêt à l'emploi de meilleures pratiques pour apporter et gérer le changement dans une organisation. L'un d'eux est la création d'un Change Control Board, qui est un groupe de personnes disposant d'une autorité suffisante pour prendre des décisions.
Le conseil de décision peut ordonner des expertises et des discussions. Après les travaux du conseil, un journal des modifications proposées est créé à la sortie, une liste des demandes approuvées et, bien sûr, la documentation du projet et le plan de gestion général du projet sont mis à jour.
Je rencontre souvent aussi le contrôle du changement chez Acronis, car c'est un processus familier pour une entreprise mature avec beaucoup de développement. Par exemple, pour chaque version, une étendue est générée qui inclut toutes les fonctionnalités planifiées. Lorsque la portée est approuvée, rien ne peut être ajouté au projet - après tout, après avoir calculé tous les risques et les coûts de main-d'œuvre, nous publions la date de sortie.
Mais le monde est imprévisible et des changements critiques pour l'entreprise peuvent être demandés à tout moment. Dans ce cas, un manager inexpérimenté peut suivre l'un des scénarios suivants:
- « “”», . , , ?
- , , . .
La pratique montre que la meilleure approche dans ce cas peut être caractérisée par la phrase «ça dépend»: pour chaque cas particulier, laisser la direction prendre des décisions, après avoir préalablement procédé à une évaluation des conséquences du changement avec la participation d'experts. Après tout, la grande majorité des changements sont possibles, chacun exigera certains «sacrifices»: par exemple, de nouvelles fonctions peuvent être ajoutées si quelque chose est supprimé de la version, la date de livraison est décalée ou des sous-traitants sont embauchés (acceptant des coûts plus élevés).
Et si la décision finale d'apporter des modifications est prise, une bonne assurance pour le manager sera un document officiel signé par toutes les parties. Alors que dans quelques mois, quand on oublie beaucoup et que le leader viendra avec la question: "Pourquoi avançons-nous les délais?" il y avait quelque chose pour justifier leur position.
Bien sûr, sur les petits projets et dans les très petites entreprises, l'ensemble du processus décrit ci-dessus peut passer inaperçu, mais plus le projet est grand et plus la maturité de l'entreprise est élevée, plus les processus de mise en œuvre des changements doivent être formalisés.
Mettre en œuvre des changements
Mais si le contrôle du changement est inhérent principalement aux grandes entreprises et aux projets, la mise en œuvre des changements est un processus auquel même les startups doivent faire face.
Je suis sûr que si vous distribuiez à tous les employés de l'entreprise un court questionnaire avec une seule question «Souhaitez-vous que votre entreprise travaille plus efficacement», la grande majorité répondrait «Oui». Mais en même temps, les changements dans le travail de l'entreprise sont toujours associés à certaines difficultés: instinctivement, la plupart des employés résistent aux changements, car le changement, c'est quand « quelqu'un d'autre nous demande de faire quelque chose de nouveau».
Le degré d'inertie dans n'importe quelle équipe est excellent. Et si vous n'avez jamais mis en œuvre un nouveau processus de travail d'équipe, vous sous-estimez probablement ce pouvoir.
Les dirigeants et les gestionnaires sont souvent meilleurs que le personnel pour voir les opportunités, comprendre les stratégies et les risques. Et ce sont les managers qui ont une tâche très importante: expliquer à tout le monde pourquoi des changements sont nécessaires.
Un modèle pour comprendre les motivations humaines a été décrit par le psychologue Kurt Lewin, qui a travaillé au MIT dans les années 1940. Son modèle «Champ de la force du changement» suppose qu'un ensemble de forces opposées agissent sur chaque individu (ou organisation): impulsives et limitatives. C'est de l'équilibre de ces forces que dépend l'état actuel.
Si nous regardons un peu plus en profondeur ce modèle, nous pouvons conclure que la clé d'une mise en œuvre réussie des changements est de travailler avec les personnes, leurs motivations et leurs contraintes internes. Par exemple, une nouvelle incitation sous la forme d'un leader motivé peut sortir une organisation de la stagnation, mais avec le temps elle s'affaiblira ou se heurtera à une résistance, établissant un nouveau statu quo.
Le changement est comme la mort
Cette comparaison n'est pas accidentelle, car si l'on en croit la démarche d'Elisabeth Kübler-Ross, une personne réagit de la même manière à tout changement significatif, qu'il s'agisse d'une tragédie personnelle ou simplement de changements dans la structure organisationnelle du département. Elizabeth, en train de travailler avec des patients souffrant de maladies incurables, a identifié les étapes suivantes pour apporter des changements:
- — , “ , ”. -, - -, —
- — : “ ? ! !” , , , , -
- — , , . , ,
- — , , ,
- — , . , , . « ». , , . ,
- Solution - De nouveaux modèles de comportement ont été trouvés, ils sont en cours de développement et les meilleures pratiques sont en train de se former. À ce stade, les gens font de moins en moins d'erreurs, de nouveaux modèles se créent, l'entreprise se rapproche du statut mis à jour du Quo.
- Intégration - Si nous parlons d'introduire des changements dans une entreprise, alors après tout cela, l'intégration des changements dans la culture d'entreprise est nécessaire
Toutes ces étapes peuvent être grossièrement divisées en trois grandes catégories:
- Dégivrage - Déception avec les paramètres actuels
- Mouvement - Trouver de nouvelles approches
- Gel - Fixation des pratiques de travail
Mais comment un chef de projet doit se comporter à chaque étape, comment obtenir une acceptation maximale, avec quels employés travailler et comment accélérer la mise en œuvre des changements, je le dirai dans le prochain post. Nous nous familiariserons également avec les modèles de mise en œuvre des changements et la méthodologie d'évaluation de la probabilité de succès des changements mis en œuvre. N'oubliez donc pas de vous abonner à notre blog si vous ne l'avez pas déjà fait. Et je serai très heureux si vous parlez dans les commentaires de l'expérience de mise en œuvre des changements dans votre entreprise.