Le passage d'IBM Notes à Microsoft Exchange ou Office 365 offre un nombre important d'avantages pour l'organisation, mais le projet de migration lui-même semble intimidant et il n'est pas tout à fait clair par où commencer la migration. Exchange lui-même n'inclut pas d'outils natifs pour migrer complètement ou coexister Notes et Exchange. En fait, certaines tâches de migration et de coexistence sont impossibles sans produits tiers. Dans cet article, nous décrirons sept étapes clés à suivre selon les meilleures pratiques et notre expérience des migrations réussies.



Une migration réussie comprend les étapes suivantes:

1. Estimations préliminaires de la migration.
2. Établir la coexistence des notes et de l'échange.
3. Planification d'une précision de migration optimale.
4. Optimiser l'efficacité de la migration.
5. Exécution d'une migration d'essai.
6. Planifier le calendrier de la migration pour minimiser l'impact sur l'organisation.
7. Démarrez la migration et suivez sa progression.

Dans cet article, nous vous expliquerons comment préparer et terminer votre migration à l'aide de deux solutions de Quest - Coexistence Manager for Notes et Migrator for Notes vers Exchange . Quelques détails sous la coupe.

Étape 1: évaluation préliminaire de la migration

Faire un inventaire de l'environnement actuel

Une fois que vous avez décidé qu'Exchange est la bonne plate-forme pour votre organisation, il ne vous reste plus qu'à vous y déplacer. Tout d'abord, vous devez collecter des informations sur l'environnement actuel, collecter des informations d'inventaire sur les données que vous avez l'intention de migrer, déterminer ce qui peut être supprimé pour réduire l'utilisation du disque, calculer la bande passante disponible entre les environnements, etc. L'évaluation préliminaire doit inclure les questions suivantes :

• Combien de domaines Notes et de serveurs Domino existe-t-il?
• Combien de boîtes aux lettres avez-vous? Combien ne sont pas utilisés?
• Combien d'espace disque les fichiers courrier principaux occupent-ils? Combien sont dans les archives? Combien y en a-t-il dans les répliques locales?
• Où sont les archives?
• Combien d'utilisateurs utilisent le cryptage? Avez-vous besoin de transférer du contenu crypté?
• Combien de dossiers personnels y a-t-il dans l'environnement?
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Vous devez planifier soigneusement votre projet pour minimiser les temps d'arrêt et minimiser la perte de productivité.



Par exemple, il est important d'envisager la délégation entre les utilisateurs - si un utilisateur migre mais que son délégué reste sur la plate-forme d'origine, comment cela affectera-t-il son travail quotidien? Plus généralement, vous devez considérer comment le projet de migration peut affecter tous les processus commerciaux et de travail importants de l'entreprise.



Il est également important de prendre en compte les points d'interaction critiques dans Notes. Par exemple, lorsque vous travaillez avec des messages, il est important d'analyser les applications et de prendre en compte l'interaction entre le routage de la messagerie et les applications pour éviter toute interruption des processus métier pendant et après la migration. Assurez-vous de poser les questions suivantes:

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Avant de démarrer une migration, vous devez définir des critères de mesure du succès. En particulier, vous devez comprendre qu'il est déraisonnable de s'attendre à une migration de données à 100%. Tous les types d'élément Notes n'ont pas d'équivalent Exchange (Active Mail est l'exemple le plus flagrant). Par conséquent, la réalité est que tous les éléments de Notes n'existeront pas dans Exchange après la migration. Objectif atteignable et mesurable - 95% des éléments ont migré pour 95% des boîtes aux lettres. La mesure et la documentation des résultats sont essentielles pour garantir le succès de la migration, et des résultats réels ne sont possibles que si les critères de réussite ont été définis au début du projet de migration des e-mails.

Étape 2: faire coexister Notes et Exchange

Pour la plupart des organisations, la migration est un processus et non un événement. Par conséquent, les migrations de boîtes aux lettres et les migrations d'applications doivent suivre un calendrier mieux adapté aux activités et aux opérations et non basé sur des exigences techniques.

Développer une stratégie de coexistence

Pour ajouter de la valeur à la migration, un plan de coexistence complet doit être élaboré et mis en œuvre dès le début du processus de migration. La définition de la «coexistence» peut varier d'une organisation à l'autre. Certaines organisations utilisent activement les données de disponibilité, d'autres n'utilisent pas du tout cette fonctionnalité. Certains se concentrent sur la migration des données de calendrier, tandis que d'autres se concentrent sur l'élaboration minutieuse d'une migration d'un annuaire d'utilisateurs complet. Il est important de travailler avec chaque partie prenante pour avoir une image claire de ce qui compte vraiment et pour aider chacun à comprendre l'importance d'une stratégie de coexistence efficace.



Le passage de Notes à Exchange et Office 365 nécessite la planification de la migration des boîtes aux lettres et des applications en même temps. La fonctionnalité actuelle des applications Notes doit être conservée pour tous les utilisateurs, quelle que soit leur plate-forme de messagerie actuelle. En tant qu'utilisateurs ayant migré vers Exchange et Office 365, ils doivent pouvoir accéder aux applications Notes et les utiliser dans leurs flux de travail existants. Cette fonctionnalité doit continuer jusqu'à ce que les applications Notes soient migrées vers SharePoint ou une autre plate-forme.



Outre la coexistence d'applications, l'interaction entre les utilisateurs sur différentes plates-formes doit être mise en œuvre avant de lancer la migration. Cela inclut le routage et la mise à jour automatiques des répertoires, les statuts de disponibilité et les calendriers pour tous les utilisateurs, quelle que soit leur plate-forme actuelle.



Enfin, vous devez considérer la collaboration non seulement du service de messagerie, mais également des calendriers et des ressources partagées telles que les salles de conférence. Les utilisateurs doivent pouvoir télécharger des informations sur les horaires des réunions. Cela comprend les rendez-vous ponctuels et récurrents. Que les rendez-vous aient été planifiés avant la migration ou créés pendant la migration, la précision des données de calendrier doit être maintenue tout au long du projet. Vous devez vous assurer que les utilisateurs peuvent, par exemple, modifier la salle de conversation d'une réunion à venir à partir de rendez-vous récurrents ou annuler une réunion sans provoquer de conflits et de confusion lors des réunions suivantes.

Étape 3: Planification d'une précision de migration optimale

La planification de la migration de Notes vers Exchange ou Office 365 nécessite de comprendre un certain nombre de différences spécifiques entre les plates-formes.

Adresses mail

Les données Notes contiennent généralement des adresses propriétaires qui apparaissent à plusieurs endroits: dans les en-têtes de message, incorporées dans les archives, les contacts personnels et les listes distribuées. Dans le cadre du processus de migration, ces adresses propriétaires doivent être mises à jour en adresses SMTP pour bénéficier de toutes les fonctionnalités dans un environnement Exchange. De nombreuses organisations choisissent également de mettre à jour leur domaine SMTP ou leur norme d'adressage pendant la migration. Lorsqu'il s'agit de votre organisation, il est important de comprendre que certaines solutions de migration mettent automatiquement à jour les instances de l'adresse SMTP historique pour chaque utilisateur.

Structure des dossiers

Dans de nombreuses organisations, les utilisateurs utilisent leurs boîtes aux lettres et archives, il est donc important de préserver ces données. La possibilité pour les utilisateurs d'afficher la structure complète de leurs dossiers affecte également l'expérience utilisateur à la suite de la migration. Il est important de sélectionner des solutions et des transitoires qui maintiennent l'intégrité du dossier et des structures de données.

Répliques et archives locales

Afin de contrôler les coûts de stockage et de mieux gérer la croissance des données, de nombreuses organisations définissent des quotas de boîtes aux lettres. La conséquence involontaire de cette politique est souvent une augmentation du nombre et de la taille des archives. Ces sources de données supplémentaires doivent être évaluées et leur migration mérite d'être prise en compte lors de la planification d'une migration. Vous pouvez fournir aux utilisateurs un composant en libre-service qui leur permettra de migrer uniquement les données importantes. Pour optimiser le stockage Exchange, nous vous recommandons d'utiliser un autre produit Quest - Archive Manager for Exchange , qui a, en particulier, des fonctionnalités utiles pour la déduplication des pièces jointes, analogue à DAOS dans Notes.

ACL et délégation

Les listes de contrôle d'accès autorisé (ACL) et la délégation sont des éléments clés dans la salle d'opération dans Notes, et sont également essentiels à la protection de l'intégrité. Par conséquent, il est important de convertir avec précision les droits associés et les droits d'accès en droits équivalents dans Exchange Server et Office 365. Idéalement, cela se fait automatiquement, ce qui accélérera le processus et éliminera l'erreur humaine. Pour maintenir l'efficacité de la protection des actifs informationnels de votre organisation, la transformation d'ACL et de délégation doit être effectuée en même temps que les données de messagerie. Certaines organisations essaient d'attribuer des droits équivalents manuellement ou à l'aide de scripts une fois la migration des données terminée. Cependant, cette approche peut avoir un impact négatif sur les performances et ajouter des failles de sécurité aux données de l'organisation.

Contenu propre aux notes

Le même Active Mail. Un autre problème courant lors de la migration à partir d'IBM Notes rencontre beaucoup de texte enrichi. Exchange et Office 365 ne prennent pas en charge les tableaux à onglets intégrés, les boutons, les formulaires enregistrés et tout autre contenu propriétaire dans Notes. En conséquence, vous devrez soit vous préparer à la perte de cette fonctionnalité, soit investir dans une solution de migration capable de convertir ces éléments en un format portable. Disons tout de suite que les solutions de Quest ne le convertissent en aucune manière et ne peuvent transférer ces lettres que sous forme de pièces jointes afin que l'utilisateur puisse ensuite les ouvrir via le client Notes.

Groupes et carnets d'adresses personnels

De nombreuses organisations utilisent largement les listes de diffusion publiques pour la

communication interne et externe. De plus, les utilisateurs Notes trouvent souvent important de conserver des contacts professionnels dans leurs carnets d'adresses personnels. Ces sources de données sont essentielles aux opérations commerciales et doivent être efficacement transformées lors de la transition vers la plate-forme Microsoft. Par conséquent, il est important de préparer automatiquement les groupes pour la migration vers Active Directory et de convertir efficacement toutes les adresses personnelles, même celles stockées sur les postes de travail de l'utilisateur.

Interaction avec les applications Notes

Les points d'intégration entre les applications et le service postal, tels que les processus de réconciliation, sont importants lors de la planification et de la planification des migrations. IBM Notes a une intégration plus étroite entre la messagerie électronique et les applications que les autres plates-formes. Ces intégrations peuvent tout inclure, des simples liens doc aux processus métier.

Ressources et bases de données de messagerie

De nombreuses organisations utilisent des bases de données de réservation de ressources, des bases de données de messagerie et d'autres bases de données courantes dans Notes. En conséquence, ces bases de données jouent un rôle important dans le fonctionnement de l'organisation. Pour assurer la continuité des activités et la productivité des employés, il est très important de considérer l'approche et le calendrier de livraison pour:

• Créer des boîtes aux lettres de ressources dans l'environnement cible;
• Transfert de données de la base de données de sauvegarde vers Exchange;
• S'assurer que les utilisateurs des deux systèmes peuvent collaborer et utiliser les ressources dans Notes et Exchange.

Étape 4: maximiser l'efficacité de la migration

En plus d'assurer l'exactitude des données, il est également important de garantir la migration la plus efficace possible, en tenant compte des exigences de l'organisation. L'efficacité de la migration dépend directement non seulement des coûts directs, mais également du degré d'impact sur l'entreprise.

Architecture de la solution de migration

L'architecture de la solution de migration est l'un des facteurs les plus importants influençant l'efficacité. Il est très important de choisir une solution avec une architecture multithread qui permet à un serveur de migration de transporter plusieurs utilisateurs en même temps. L'architecture multithread réduit les exigences matérielles pour la migration et augmente la vitesse de migration, réduisant considérablement le coût global du projet. Ne vous laissez pas berner par les solutions de migration qui prétendent être multithread mais qui ne migrent en réalité qu'un utilisateur à la fois et nécessitent l'ajout de postes de travail pour migrer plus d'utilisateurs à la fois. En fonction de la configuration et de l'environnement, les vraies solutions multithreads sont 30 à 5 000% plus efficaces lors de la migration de données vers Exchange et Office 365.

Processus de migration

La migration implique de nombreuses étapes et les processus doivent se dérouler au bon moment pour garantir une transition en douceur. Pour minimiser les perturbations commerciales et maximiser les avantages de la migration, tous les processus doivent être intégrés et contrôlés par une seule application capable de terminer chaque étape de la migration en temps opportun.

Flexibilité et libre-service

Certains utilisateurs et services devront s'écarter du processus de migration standard. Par exemple, le service juridique peut avoir des exigences de stockage différentes, ou les cadres peuvent avoir besoin de migrer la boîte aux lettres entière et toutes les archives. Par conséquent, il est important de choisir une solution de migration flexible qui permet à l'équipe de migration de s'adapter facilement à ces exigences. L'un des moyens les plus efficaces d'atteindre cette flexibilité est d'utiliser le libre-service pour un sous-ensemble d'utilisateurs. Par exemple, certains utilisateurs peuvent être autorisés à migrer des données supplémentaires à partir de leurs fichiers de messagerie principaux ou des données locales pour les convertir en une archive personnelle sur le serveur.

Étape 5: exécuter une migration d'essai

Une fois l'évaluation pré-migration terminée, la stratégie de coexistence finalisée et les plans d'optimisation identifiés, il est très important d'obtenir la validation de la stratégie à travers une ou plusieurs migrations pilotes.



Le but de la migration pilote est de valider les procédures développées et d'identifier les problèmes pouvant survenir après le début d'une migration complète, permettant de les résoudre avant de commencer une migration de combat. En conséquence, il faut s'attendre et même accueillir des problèmes lors de la migration pilote.

Détermination du volume de migration pilote

Une migration pilote doit être suffisamment importante pour collecter un échantillon représentatif de données et répondre aux questions pertinentes qui peuvent être rencontrées lors d'une migration de combat. Si vous migrez plusieurs milliers de boîtes aux lettres, l'exemple devrait être suffisant. Pour les très grandes migrations, le pourcentage peut être inférieur.

Choix des données et des systèmes

Il est important d'utiliser les données de combat et les systèmes de combat pendant le processus de migration pilote. Ceci est très important pour plusieurs raisons:

• Vous devez comprendre comment l'environnement de combat se comportera. L'environnement généré synthétiquement ne sera pas représentatif de l'environnement de combat.
• Vous pouvez obtenir plus d'informations sur les messages chiffrés, la fréquence des types de messages introuvables dans Exchange et les exigences de stockage basées sur des exemples de données.

Définition des attentes

Le processus de migration pilote offre également une excellente occasion de tester les critères de succès définis pour le projet et de calibrer les attentes pour la migration restante. Si des ajustements sont nécessaires, ils doivent être documentés et pris en compte lors de la migration de combat.

Étape 6: planifier les temps de migration pour minimiser l'impact sur l'organisation

Regroupement d'utilisateurs

Pour minimiser l'impact sur les utilisateurs et l'organisation dans son ensemble, vous devez migrer simultanément les utilisateurs qui travaillent ensemble. Les principaux facteurs à prendre en compte lors de la création de ces groupes incluent la délégation. Recherchez une solution qui peut recommander des collections pour la migration en fonction des informations de relation utilisateur dans l'environnement source.

Chronologie de la migration

Une fois la migration de groupe terminée, assurez-vous d'inclure dans votre planification les heures auxquelles l'

impact sur ces utilisateurs est minime. Cela peut signifier la planification d'une fenêtre de migration à des moments spécifiques de la journée pour éviter les migrations pendant les heures de bureau, à la fin du mois de l'année ou pendant les fenêtres de maintenance. Par exemple, les équipes commerciales ne devraient probablement pas migrer vers la fin du trimestre, et les services comptables et juridiques sont susceptibles d'avoir des délais pour leur migration.

Étape 7: démarrer la migration et suivre sa progression

Avec des approches de migration de données validées par des pilotes, les migrations de combat devraient devenir des événements de routine. Il y aura probablement des ajustements mineurs tout au long du processus pour répondre aux besoins de groupes spécifiques. Un suivi attentif restera nécessaire pour garantir que toutes les éventualités sont prises en compte pendant la phase de planification et pilote. Cependant, le processus devrait devenir de plus en plus automatisé. Il est important de documenter et de rendre compte des progrès de l'ensemble de l'organisation pour respecter le calendrier de migration de combat afin de garantir que les attentes sont satisfaites. Le suivi et la rétroaction restent des aspects clés d'une migration réussie tout au long du processus.

Conclusion

Nous avons couvert les éléments à prendre en compte lors de la migration de votre service de messagerie. Si vous êtes actuellement en train de choisir une solution de migration ou si vous y réfléchissez simplement, il est important de considérer tout cela. Nous travaillons avec les solutions de migration Quest et sommes prêts à les recommander comme les plus efficaces pour réduire le nombre d'étapes manuelles et augmenter la quantité de données transférées à la suite de la migration.



Si vous souhaitez en savoir plus sur les approches efficaces de la migration, laissez une demande dans le formulaire de commentaires sur notre site Web ou appelez simplement, et vous pouvez également étudier des documents supplémentaires en utilisant les liens ci-dessous:



Article Habr: Migration d'IBM Lotus Notes / Domino vers Microsoft Exchange



Quest Migrator pour Notes à échanger sur le Gals



Quest Coexistence Manager pour Notes sur le site Gals



Quest Migrator for Notes to Exchange Quest



Quest Coexistence Manager for Notes Quest