Dans notre série télévisée américaine préférée, il y a souvent un épisode où une personne se faisant passer pour un coursier ou un spectateur remet au héros un paquet lourd et dit qu'il a reçu une convocation. Le visage du héros change: il comprend qu'il n'y a nulle part où aller, il a reçu une convocation. Leo Messi, pour annoncer la mauvaise nouvelle à Barcelone, a utilisé une technologie espagnole spéciale pour transmettre des messages appelée "burofax" (en fait, étant intéressés par le cas de Leo, nous avons décidé de toucher à ce sujet).
En Russie, il existe également des cas où il est nécessaire non seulement d'envoyer un document, mais aussi d'enregistrer le fait de son envoi et de sa réception. Par exemple, si vous devez informer l'employeur du licenciement, informer l'entreprise de la résiliation du contrat ou envoyer une réclamation au fabricant sur la qualité des produits. Dans de tels cas, la loi prévoit l'utilisation de messages juridiquement pertinents.
Vous pouvez trouver de nombreux mythes sur la correspondance juridiquement significative sur Internet - comme «Je n'ouvrirai pas une lettre avec une convocation, donc je ne la recevrai pas, et il n'y aura rien pour moi» ou «l'envoi d'une lettre recommandée par voie électronique n'est pas fiable». Dans cet article, nous avons rassemblé les réponses aux questions les plus courantes liées à l'échange de messages légalement importants en Russie, afin que vous sachiez exactement pourquoi, quand et comment les utiliser correctement.
Quels sont les messages légalement pertinents
Le Code civil de la Fédération de Russie considère que différents formats de transfert d'informations sont des messages juridiquement significatifs, mais ils poursuivent tous un objectif: transmettre des informations qui ont un poids juridique. En d'autres termes, pour que vous puissiez utiliser ce fait devant les tribunaux et prouver de manière convaincante que ma contrepartie a bien reçu mon message. Ces messages remplissent deux fonctions principales: ils servent de base à l'émergence, à la modification ou à la résiliation des droits et obligations, et déterminent également la date du début des conséquences juridiques.
Qu'est-ce qu'ils aiment?
Il existe de nombreux types de messages juridiquement significatifs - les avocats ont mis au point et utilisent de nombreux formats différents: déclarations, appels, notifications, exigences, permis et autres. Il est plus correct de les trier en fonction des fins pour lesquelles ils sont utilisés.
Des messages informatifs informent du changement de détails, directeur général, adresse, vous permettent de demander officiellement des informations, des documents statutaires pour vérifier la contrepartie.
Les messages réglementaires sont nécessaires pour l'échange de contrats, d'actes, d'accords supplémentaires, ainsi que pour la notification de la résiliation du contrat.
Il existe des messages juridiques: des réclamations préalables au procès liées à un défaut ou à une mauvaise qualité des marchandises, ainsi que des réclamations pour le paiement de dettes et autres.
Il est important que ces messages soient à la fois papier et électroniques. Leur principale propriété est que les conséquences juridiques surviennent très certainement au moment de la livraison. Le plus grand mythe est lié à cela.
Si je n'accepte pas la lettre du facteur ou ne l'ouvre pas dans mon compte personnel, est-il considéré que je ne l'ai pas reçue?
Si le facteur est venu et ne vous a pas trouvé, ou si vous avez refusé de le recevoir, une note est toujours mise sur l'avis que vous avez été averti. La même chose se produira si vous choisissez de ne pas ouvrir la notification par e-mail. Mais cet alignement n'est pas dans votre intérêt. Parce qu'en fait, vous n'avez pas lu la lettre, mais du point de vue de la loi, vous êtes officiellement notifié et commencez à en assumer la responsabilité. Une telle norme est établie par le Code civil. Au paragraphe 1 de l'art. 165.1 du Code civil de la Fédération de Russieil est écrit que l'envoi est considéré comme livré même dans les cas où il a été reçu par le destinataire, mais en raison de circonstances dépendant de lui (c'est important!), il n'a pas été livré ou il ne s'est pas familiarisé avec lui. Cela signifie que si vous avez indiqué la mauvaise adresse, que vous n'habitez pas là où la lettre est venue ou que vous ne la récupérez pas à la succursale, on considère toujours que vous l'avez reçue. En résumé: le destinataire est responsable de recevoir et de ne pas recevoir les messages légalement significatifs.
De même, le tribunal n'accepte pas l'argument de la boîte aux lettres cassée. On pense que le destinataire lui-même doit se soucier de la sécurité des boîtes.
Afin de ne pas manquer les lettres et notifications à leur sujet, vous pouvez activer la distribution électronique dans l'application mobile Mail... Pour ce faire, allez dans la section "Plus", sélectionnez "Paramètres" et activez le curseur dans la section "Gosmail".
Ce service est utile si vous ne vivez pas sur le lieu d'enregistrement ou si vous ne déménagez pas fréquemment, mais que vous souhaitez en même temps être au courant de tous les messages importants. Après vous être connecté, vous recevrez des courriers où que vous soyez et pourrez y répondre depuis votre compte personnel.
Si le destinataire n'entre pas dans son compte personnel pour recevoir l'EZP, alors dès que la période de stockage expire, la lettre se verra attribuer le statut «renvoyé en raison de l'expiration de la période de stockage». Comme pour les lettres papier, ce statut signifie que l'expéditeur vous a notifié.
Comment envoyer des messages légalement pertinents
Des conséquences juridiques pour le destinataire surviennent au moment de la livraison, il est donc
dans l'intérêt de l'expéditeur de transmettre le message de manière à obtenir la preuve que le destinataire l'a accepté. En cas de litige, la confirmation de signification la plus fiable sera écrite plutôt que orale.
Il existe quatre façons de transmettre un message juridiquement pertinent.
Le moyen le plus fiable est de l'envoyer par courrier recommandé avec accusé de réception. Une lettre recommandée peut être envoyée à la fois sur papier et par voie électronique (en passant, c'est la seule option possible d'interaction électronique). En plus de cela, il existe trois autres façons de transférer des documents sur papier:
- remettre personnellement;
- livrer par courrier;
- envoyer par une lettre précieuse avec un inventaire et une confirmation de réception.
Comment transmettre correctement les avis légalement importants en personne?
Évidemment, vous ne devez pas transférer de documents «de main en main» sans signature. Il sera impossible de prouver un tel service au tribunal. La signature doit être obtenue sur le deuxième exemplaire du document: la marque doit contenir le nom et les initiales du destinataire, la signature, la date de réception et le texte «document reçu». Il suffit de transmettre l'avis à la personne à qui il est adressé ou à son représentant autorisé.
Si une personne ne veut pas accepter le document et mettre une marque, il existe d'autres moyens de signifier la notification. Cela nécessitera deux témoins vivants. En leur présence, vous pouvez en laisser une copie au destinataire et faire une marque de refus sur la copie de l'expéditeur. Dans ce cas, vous devez prendre les données des témoins - nom complet, lieu d'enregistrement, détails du passeport, numéros de contact et leur demander de signer sous la marque de refus.
Si un message légalement significatif est délivré par un transporteur, les mêmes règles s'appliquent que pour un transfert personnel: il est important de consigner par écrit soit le fait du transfert, soit le refus de livraison.
Cette méthode ne garantit pas que le tribunal acceptera la marque de refus comme preuve suffisante, mais les chances de cela, sous réserve des règles de signification, sont élevées.
Mais néanmoins, l'envoi d'une lettre recommandée reste un moyen plus fiable, car il est plus facile de fixer le fait d'envoyer par le Mail que de se rendre personnellement à la deuxième partie et de rechercher des témoins en cas de refus.
La tâche d'une lettre recommandée est de confirmer que le destinataire a reçu un document important: un accord, une facture, un acte ou une réclamation. Par conséquent, les envois enregistrés ont un numéro de suivi pour le suivi et ils sont remis au destinataire personnellement sous signature ou à un représentant par procuration. Si le destinataire n'est pas là, il lui enverra une notification indiquant que la lettre est en attente par la poste. Contrairement à une lettre ordinaire, le moment où le message est transmis est la preuve officielle que le destinataire a reçu des informations de l'expéditeur.
Ici, nous avons déjà parlé de ce qu'est une lettre certifiée et de son fonctionnement, et nous allons maintenant discuter en détail de l'aspect de la signification juridique.
Comment capturer le contenu d'une lettre papier?
Pour empêcher le destinataire de leur dire que vous leur avez envoyé des feuilles de papier vierges au lieu d'un document important, vous pouvez créer un inventaire du contenu. Mais vous ne pouvez pas envoyer une lettre certifiée avec une liste de pièces jointes, donc une lettre précieuse est rédigée pour confirmer le contenu. Les lettres de valeur et les lettres recommandées sont similaires - elles ont un numéro de piste et sont remises personnellement aux mains du destinataire avec signature.
Pour rédiger une lettre de valeur avec un inventaire, prenez gratuitement le formulaire f.107 à la poste ou remplissez-le dans votre compte personnel sur le site pochta.ru .
Vous devez y entrer une liste de documents, leur numéro et leur valeur déclarée. Par exemple «Réclamation préalable au procès - 1 pièce - 100 roubles». Pour les documents sans évaluation, un tiret doit être placé dans la colonne «Valeur déclarée».
Remplissez soigneusement le formulaire - vous ne pouvez rien y corriger. Prenez vos documents avec vous en double exemplaire - vous enverrez le premier et le second restera avec vous. Remettez la lettre avec les papiers à l'employé du département sous une forme ouverte. Il vérifiera le contenu de l'enveloppe avec ce qui est indiqué sur le formulaire et signera et scellera.
Comment envoyer une lettre certifiée
Lors de l'envoi par courrier, vous pouvez choisir le type d'envoi - sur papier ou par voie électronique, via le service de lettres recommandées électroniques .
Lors du remplissage d'une lettre recommandée papier, l'employé de la Poste émettra un reçu avec un numéro de suivi unique et une impression d'un timbre calendrier confirmant la date d'envoi des documents.
Lorsque vous envoyez un e-mail enregistré, l'expéditeur - une agence gouvernementale, une entreprise ou un particulier - télécharge les lettres par voie électronique dans le système postal . Si le destinataire a activé la livraison électronique, nous lui enverrons le message en ligne, et sinon, nous l' imprimerons dans des centres d'impression hybrides et le livrerons sur papier.
Ma lettre sera-t-elle lue dans l'imprimerie?
Non. La confidentialité de la correspondance est assurée à la fois par les technologies d'impression et par les règles internes. Le processus d'impression et d'emballage des e-mails enregistrés est conçu de manière à ce qu'une personne n'ait pas accès au contenu. L'impression et la conversion dans les centres d'impression hybrides sont automatisées. Et les employés du magasin sont pénalement responsables de l'accès au contenu de la lettre dans leur contrat de travail.
Comment commencer à recevoir et envoyer des lettres recommandées sous forme électronique?
Par défaut, les lettres recommandées et les notifications les concernant arrivent dans la boîte aux lettres. Mais vous pouvez connecter un reçu électronique, puis des lettres recommandées apparaîtront dans le compte personnel zakaznoe.pochta.ru , dans l'application mobile de la poste russe et sur les services de l'État.
Pour commencer à recevoir des e-mails par voie électronique, inscrivez-vous sur zakaznoe.pochta.ru , activez la livraison des e-mails dans les paramètres et spécifiez où les lettres peuvent vous être envoyées: adresses d'inscription, de résidence et de travail. En plus des adresses actuelles, indiquez les adresses passées. Si un expéditeur a votre ancienne adresse dans la base de données, la lettre vous parviendra toujours.
Après la connexion, les messages commenceront à arriver et seront stockés électroniquement dans votre compte personnel, où ils pourront être lus à tout moment. Grâce à l'EZP, il est déjà possible de recevoir des amendes de la police de la circulation, des décisions du Service fédéral des huissiers de justice, des citations de juges de paix et d'autres départements.
Les alertes concernant les nouvelles lettres recommandées peuvent être reçues par e-mail, SMS et notifications push. Pour ce faire, saisissez votre numéro de téléphone portable et votre email dans les paramètres de votre compte personnel.
Le reçu électronique peut être désactivé à tout moment, puis les lettres recommandées arriveront à nouveau sur papier. La connexion au service et la réception de lettres sont gratuites. L'envoi d'un e-mail enregistré coûte 64 roubles 80 kopecks.
Pour envoyer une lettre recommandée électronique depuis votre compte personnel zakaznoe.pochta.ru, vous devez suivre les étapes suivantes:
- Connectez-vous à votre compte personnel zakaznoe.pochta.ru après autorisation.
- Cliquez sur le bouton «Nouvelle lettre» et choisissez à qui l'envoyer - une organisation ou un individu.
- Remplissez le nom complet ou le nom / NIF / PSRN, si la lettre est adressée à l'organisation.
- Saisissez l'adresse du destinataire et de l'expéditeur.
- Joignez un fichier PDF de 5 pages maximum, pesant jusqu'à 1 Mo. Le fichier peut contenir à la fois du texte et des images ou des photographies.
- Cliquez sur «Payer et envoyer».
Est-il possible d'envoyer une lettre juridiquement significative autre que la poste russe?
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Une lettre envoyée sous forme électronique via le service EZP est enregistrée dans les archives au format pdf, où elle peut toujours être trouvée, visualisée et, si nécessaire, imprimée pour confirmer le contenu.
En outre, les e-mails enregistrés sont signés avec une signature qualifiée améliorée, ce qui garantit que rien n'a été modifié et que le message a été créé par la personne qui l'a envoyé.
Ces lettres sont envoyées via des canaux de transmission de données sécurisés conformément aux exigences de la loi fédérale sur les données personnelles . La poste russe est responsable de la confidentialité de la correspondance conformément à l'article 63 sur le secret des communications de la loi fédérale ( 126-FZ ). Les clients reçoivent une notification de la lettre sur le site et de la manière qu'ils ont choisie lors de la connexion.
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La durée de conservation d'une lettre recommandée papier dans la poste russe est de 30 jours. Le compte à rebours commence le jour ouvrable suivant son arrivée. A l'expiration du délai, la lettre est renvoyée à l'expéditeur, qui prend en charge les frais de port. Si l'expéditeur ne récupère pas l'enveloppe dans les 30 jours, la lettre est envoyée pour stockage temporaire et détruite après 6 mois.
Si l'envoi postal est arrivé au bureau de poste le 1er octobre, la période de stockage commencera à compter du 2 octobre (à condition que ce jour dans un bureau particulier soit un travailleur), et se terminera le 31 octobre. La lettre sera renvoyée le 1er novembre.
Le destinataire peut prolonger la durée de conservation d'une lettre recommandée jusqu'à 60 jours. Pour ce faire, vous devez rédiger une demande sous forme libre ou sur un formulaire de demande de commande spéciale, qui est émis par courrier.
Une lettre recommandée électronique est stockée indéfiniment dans les archives du compte personnel zakaznoe.pochta.ru. Mais il y a des délais pour la livraison d'un e-mail: pour un régulier - 30 jours, pour judiciaire et administratif - 7 jours.
Comment la remise de la lettre est-elle confirmée?
Pour la confirmation de livraison, les lettres recommandées papier ont les statuts «remis pour livraison au département» et «livré». Dans le système électronique, ils correspondent aux statuts «livré pour livraison électronique» et «livré».
Après le passage à la livraison électronique, un compte personnel sur le site Web zakaznoe.pochta.ru ou dans une application mobile devient un analogue d'une boîte aux lettres. Par conséquent, pour les messages électroniques, la marque de livraison est apposée au moment où l'utilisateur entre dans son compte personnel.
Que faire si la lettre certifiée est perdue?
En général, les lettres sont extrêmement rarement perdues. Pour exclure le facteur humain de l'échange de lettres légalement significatives, il est préférable de les envoyer via le service EZP. Ensuite, la lettre ne sera certainement pas perdue en raison de problèmes tels qu'une boîte aux lettres ouverte. Eh bien, si vous avez envoyé une lettre certifiée sur papier et qu'elle s'est perdue, vous devez rédiger une demande de recherche ou une réclamation pour une lettre non livrée.
Que faire si le destinataire ne souhaite pas accepter un e-mail enregistré mais en a besoin sur papier?
Les EZP font partie de la correspondance écrite - c'est-à-dire qu'ils existent dans le domaine juridique au même titre que le papier ordinaire et les lettres recommandées. Ceci est confirmé par le chapitre 6 des Règles pour la fourniture de services postaux, approuvé par arrêté du Ministère des télécommunications et des communications de masse de Russie daté du 31 juillet 2014 n ° 234. Clause 10 .
Mais il y a une nuance - si la communication écrite est stipulée dans le contrat et certainement sur papier, avec une signature et un sceau en direct, alors le destinataire a le droit de ne pas accepter la lettre au format électronique, même s'il s'agit d'un EZP entièrement légal.
Comment fonctionne l'échange d'e-mails légalement importants pour le B2B
Si vous devez envoyer beaucoup de lettres aux clients, il suffit de télécharger une fois un fichier contenant un message sur votre compte personnel, et Mail se chargera de l'envoi. Pour ceux qui reçoivent des lettres par voie électronique, ils viendront sur leur compte personnel, et nous imprimerons les lettres papier, les emballerons et les livrerons en direct. Les grandes entités juridiques connectent déjà leurs systèmes d'information au service EPC et envoient des courriers au format électronique, car cela économise considérablement le budget de livraison.
Une entreprise peut non seulement envoyer des lettres par voie électronique, mais aussi les recevoir. Par exemple, les grandes entreprises associées à la logistique et à l'industrie automobile reçoivent chaque jour des milliers de lettres de la police de la circulation. Imaginez tout cela sous forme papier - impression, livraison, chaque enveloppe doit être ouverte et les données saisies dans votre système. Et grâce à l'intégration avec EZP, un tel volume de lettres est reçu et traité sous forme électronique, ce qui est beaucoup plus facile et plus pratique.
Et que devraient faire les personnes morales si leurs adresses légale et réelle sont différentes?
Mieux vaut, bien sûr, qu'ils correspondent. Mais si les adresses sont encore différentes et que les lettres arrivent à une adresse légale où vous ne vous trouvez généralement pas, alors il vaut la peine de vous assurer avec des règles spéciales dans le contrat: tout d'abord, indiquez que toute correspondance officielle ne doit être envoyée qu'à une adresse spécifique (postale), deuxièmement, ajoutez un e-mail au bloc d'adresses pour une telle correspondance.
La correspondance par e-mail est-elle juridiquement contraignante?
Pour que l'e-mail soit reconnu comme canal légal d'échange de documents ayant force de loi, plusieurs conditions préalables doivent être remplies.
Il est nécessaire de décrire directement dans le contrat que vous correspondez par e-mail, et d'indiquer l'adresse dans le contrat. Bien entendu, cette règle devra être suivie. Lorsqu'un certain e-mail est spécifié dans le contrat, il est impossible non seulement d'envoyer des documents à une autre adresse (même dans le même domaine d'entreprise), mais également d'utiliser d'autres moyens de communication électroniques non prévus par le contrat. Si l'adresse du secrétaire est spécifiée dans le contrat et que vous avez envoyé des demandes ou des factures à l'adresse e-mail du directeur ou à WhatsApp, le tribunal ne reconnaît pas ces messages comme juridiquement significatifs.
Lorsque la correspondance par courrier électronique est inscrite dans le contrat, les tribunaux d'arbitrage peuvent lui être fidèles. Dans la pratique judiciaire, de nombreux cas ont déjà été décrits lorsque le tribunal a reconnu la légalité de l'échange de documents par courrier électronique.
En quoi un e-mail enregistré est-il différent d'un e-mail?
Pour utiliser l'e-mail pour la correspondance professionnelle, vous devez d'abord vous mettre d'accord avec les partenaires. Mais il est permis d'envoyer des e-mails enregistrés de "Russian Post" sans approbation: ils sont toujours juridiquement significatifs et vous pouvez vous y référer en toute sécurité dans les litiges commerciaux et judiciaires. La correspondance par le biais du service de lettres recommandées électroniques, contrairement au courrier électronique, fonctionne sur la base d'actes législatifs réglementant spécifiquement un tel service postal, elle est donc plus fiable que le courrier électronique ordinaire.
De plus, EZP implique la présence d'un tiers - Mail, qui confirme le fait d'envoyer et de recevoir. Dans le cas d'un email, le destinataire peut dire qu'il n'a rien reçu et vous ne pourrez pas prouver le contraire. Et si vous engagez un notaire et confirmez le fait de l'envoi, il sera difficile de fournir au tribunal la preuve que la lettre a été livrée dans la boîte de réception de quelqu'un d'autre.
Ainsi, la priorité demeure avec les mailings traditionnels. Cela signifie que pour la correspondance commerciale, il est préférable de vous assurer et de formuler correctement les dispositions de l'accord sur la manière et le lieu d'envoi des notifications, y compris par e-mail.
Résultat
Le volume de correspondance papier diminue progressivement, en 2019 il a baissé de 3%. Cela est dû au fait que les expéditeurs basculent vers d'autres canaux de communication plus pratiques pour eux - le courrier électronique, les services de l'État. Nous voyons cette tendance et c'est pourquoi nous avons créé zakaznoe.pochta.ru - un outil de messagerie pratique qui accélère l'échange d'e-mails, réduit les coûts d'envoi et constitue une source plus fiable et plus fiable en cas de litige.
Avec un total de 450 millions de lettres par an, les e-mails enregistrés en ont représenté 73 millions en 2019, et nous prévoyons une augmentation à 110 millions en 2020.
Avec EZP, l'expéditeur dispose de nouveaux avantages - conception de lettre simplifiée, stockage à long terme, accès aux archives. Et aujourd'hui, seul ce format répond aux exigences légales qui s'appliquent aux envois de papier légalement importants.
Le service EZP a déjà couvert presque toute la Russie - 80 régions y sont connectées et il n'en reste que 5 pour une couverture complète. Nous travaillons maintenant sur la convivialité du service - nous voulons le simplifier, augmenter le volume de fichiers envoyés, nous travaillons pour que les utilisateurs reçoivent les lettres là où ils commodément. Par exemple, d'ici la fin de 2020, les lettres recommandées apparaîtront dans Sberbank Online.
Nous prévoyons également d'étendre la couverture du PFE afin que davantage de clients, d'expéditeurs et de destinataires, en particulier les agences gouvernementales, se connectent au service. Cela permettra aux gens d'échanger plus facilement des lettres non seulement entre eux, mais aussi avec la CRF, les impôts, la police de la circulation et d'autres services.