- les problèmes rencontrés et comment ils ont été résolus;
- équipement technique (que le siège social a emporté avec eux);
- communication interne et externe des équipes.
Denis, chef d'équipe du micrologiciel, déclare les
problèmes
Même avant la pandémie, les employés de Bright Box avaient la possibilité de travailler à domicile 2 jours par semaine, généralement les mardis et jeudis. Lorsque la maison est devenue un bureau, les difficultés psychologiques ont commencé en premier lieu - beaucoup ont eu du mal à recréer le contexte de travail à la maison. Les relations familiales, les habitudes, le contexte d'information ont interféré.
Tout d'abord, nous, dans l'équipe, avons été confrontés au problème d'un régime abattu, qui, sous une forme extrême, s'est transformé en insomnie. La question exigeait l'introduction d'une routine quotidienne - nous avons strictement déterminé l'heure de début du travail, les pauses et sa fin. De plus, l'équipe a pris une décision sur la nécessité de séparer les espaces de travail et non de travail. Quelqu'un a assemblé un bureau, quelqu'un a équipé une chambre, quelqu'un un balcon. Les responsables des ressources humaines et des bureaux ont pris en charge et mis à disposition des employés tout ce qui est pour le confort - poufs, lampes de table, chaises de bureau. Tout pour que le travail soit connecté à un espace spécifique, y entrer signifiait le début de la concentration sur les tâches, et la sortie signifiait la relaxation ou le passage aux tâches ménagères.
Du côté positif, nous avons remarqué que le manque de bruit au bureau augmentait la vitesse d'exécution des tâches. Et même si des réunions supplémentaires et l'organisation de nouveaux flux d'informations ont partiellement rétabli ce contexte, la productivité des employés a augmenté par rapport au bureau.
La synergie entre les membres de l'équipe a le plus souffert du passage au télétravail, et il est essentiel d'accomplir des tâches complexes plus efficacement et de trouver de meilleures solutions.
Equipement technique
Les programmeurs ont emporté avec eux les dispositifs télématiques fonctionnels de trois versions de notre produit afin de réaliser une assistance à distance et de développer de nouvelles fonctionnalités. Un ensemble approximatif d'appareils pour chacun était le suivant: 9 appareils télématiques des trois dernières versions, 4 programmeurs, un harnais pour connecter un émulateur, des émetteurs avec harnais, CAN Hacker, une alimentation de laboratoire, 3 tachygraphes, un extenseur de port USB.
Communications
La spécificité du travail de notre équipe est que nous menons des recherches sur les voitures et il est important pour nous d'avoir leur présence physique à proximité du bureau, ou l'opportunité de travailler sur le territoire du client. Écriture et débogage de code, des tests fonctionnels sont également effectués sur des voitures réelles.
Mais en raison de la pandémie, nous nous sommes concentrés sur la recherche à distance. Un employé compétent est affecté dans les bureaux locaux ou côté client. Avec l'assistance à distance de notre ingénieur, il effectue des travaux de recherche, collecte et transmet des informations pour analyse et effectue des tests minimaux. Sur cette base, l'équipe propose une solution. Cette approche est lourde de limites, mais dans la situation actuelle, elle vous permet de poursuivre une partie du travail planifié sans déménagement ni déplacements professionnels. En partie, les employés effectuent des travaux sur des véhicules personnels ou des véhicules de collègues.
Par Pavel, chef de l'équipe d'assistance technique en Russie
Problèmes
La difficulté de travailler à distance en équipe se pose principalement chez les salariés avec enfants. Selon leur âge, les enfants peuvent ne pas comprendre que le parent doit travailler toute la journée et ne peut pas jouer avec eux.
De plus, la présence physique de l'équipe fait encore cruellement défaut. Mais nous essayons également de résoudre ce problème. Pour soutenir l'esprit d'équipe et la sensibilisation des collaborateurs, un certain nombre d'événements sont organisés chaque semaine par l'équipe RH.
Matériel technique Nous
n'avons rien eu à inventer de nouveau pour notre travail. Nous utilisons tous les outils au quotidien, même en dehors de la période d'auto-isolement: téléphonie VoIP, système de suivi des incidents, services internes pour travailler avec les équipements, etc.
Les communications
Nos clients sont divisés en deux types. Clients après-vente qui ont acheté des appareils pour leurs voitures et opérateurs d'autopartage. Nous fournissons à ces derniers uniquement un support d'information. Quant aux clients après-vente, nous les aidons à distance, comme toujours. Les spécialistes du support technique ont un horaire de travail par quarts, alors il était vrai que si le quart tombait le samedi ou le dimanche, ils aidaient les clients à domicile. Les clients appellent la première ligne d'assistance, ce qui nous aide à lancer des requêtes au système d'incident, ou à écrire dans le courrier, qui lance automatiquement les mêmes requêtes. Vient ensuite l'assistance par téléphone ou par courrier.
Par Ivan, chef de l'équipe de développement de produits:
problèmes
Pour nous, la transition vers le travail à distance s'est faite de manière imperceptible, puisque notre équipe avait auparavant travaillé dans un format similaire. Nous avons toujours profité de l'occasion pour travailler à domicile les mardis et jeudis, c'est pourquoi nous avons depuis longtemps mis en place un système de communication à distance qui remplace entièrement les contacts personnels au bureau. Avec l'avènement du travail à distance, notre équipe a résolu les problèmes qui se posaient - tous les employés sont disponibles pendant les heures de travail par courrier, par téléphone, par messagerie instantanée, et il n'est pas nécessaire de les chercher dans les ruelles du bureau.
Au début de la transition, tout le monde s'inquiétait de l'incertitude. Beaucoup étaient prêts à aller travailler dans une autre ville / pays, mais n'ont pas osé, car ils pourraient devoir retourner au bureau le mois prochain. Maintenant, cette question a disparu. Nous ne retournerons pas dans nos bureaux avant la fin du mois de mars 2021, ou nous pourrions passer complètement à un format distant.
Équipements techniques
Depuis la création de l'entreprise, les outils et solutions techniques que nous utilisons dans notre travail ont été conçus pour une mobilité maximale des employés. Tout le monde a un ordinateur portable, certains en ont même deux, il n'y a donc aucun problème d'accès et le travail se déroule sans problème. Si quelqu'un casse son équipement de travail à distance, notre service informatique peut envoyer d'urgence un ordinateur portable pour un remplacement. Chacun a l'accès nécessaire aux sites techniques bureautiques ou cloud.
Les communications
Notre équipe fonctionne de manière aussi autonome que possible, de sorte que l'interaction avec les autres équipes est minimisée et, dans le cas du travail à distance, elle n'est pas critique pour l'exécution de nos tâches. Au contraire, cela nous a ouvert de nouvelles opportunités, par exemple, vous pouvez aller sur un versant de montagne ou à la mer pendant une longue période, continuer à travailler à distance et augmenter l'immunité.
Par Sergey, responsable des problèmes du bureau de gestion de projet
La transition vers le travail à distance a été assez facile et fluide. Dans un premier temps, le transfert en quarantaine était perçu comme un signe d'action. Et, pour être honnête, tout d'abord, nous avons pensé de plus en plus à la continuité de la mise en œuvre des processus d'affaires, au maintien de toutes les activités du projet. Dès que nous avons été convaincus que tous les processus continuent d'être menés au bon niveau, nous avons commencé à optimiser les communications, à résoudre les problèmes «quotidiens» et à surveiller l'état des employés distants. À ce stade, il était important de recevoir les commentaires des employés et de réagir rapidement. L'entreprise a activement aidé les employés à créer un environnement de travail confortable à la maison. Il est devenu une bonne pratique de discuter des questions liées au travail à distance lors de réunions personnelles en ligne avec les employés, ainsi que de réunions dans le cadre d'évaluations annuelles et intermédiaires régulières.Les principales difficultés ne résidaient pas dans le plan de la capacité technique à effectuer leurs tâches à distance, mais plutôt dans le domaine de l'organisation de l'espace de travail à distance et de l'intégration de la vie professionnelle dans la vie familiale.
Equipement technique
Au début de la quarantaine, chacun résolvait ses problèmes quotidiens, essayant d'équiper un lieu de travail à la maison. L'entreprise a donné la possibilité de commander au bureau la livraison de tout équipement et mobilier de bureau nécessaires. Quelqu'un a dû changer son routeur domestique pour un routeur plus puissant, et quelqu'un a dû acheter une antenne supplémentaire et changer le tarif mobile afin de fournir un canal de communication fiable dans une maison de campagne ou à la campagne. Toutes les autres ressources nécessaires au travail étaient déjà disponibles sur Internet.
Les communications
Travailler avec des employés distants n'est pas nouveau pour nous. Ce n'est pas une nouveauté pour nous, mais le transfert de tous les salariés en même temps vers ce mode de fonctionnement a posé quelques difficultés. Lorsque vous gérez une équipe distante, vous devez consacrer beaucoup plus de temps aux communications d'équipe et aux réunions individuelles. Il n'est pas surprenant qu'au début, tous les créneaux disponibles pour les appels et les réunions en ligne étaient complètement remplis 2 à 3 semaines à l'avance. Des activités complémentaires ont été menées auprès des collaborateurs nécessitant une microgestion et un suivi plus fréquent pour discuter des règles du travail à distance, du mode de disponibilité et du temps de réponse aux demandes des collègues.
De plus, pendant la période de quarantaine, nous avons signé plusieurs nouveaux contrats, y compris avec des clients existants. L'un d'eux est un projet assez important avec notre partenaire aux Emirats Arabes Unis, dans lequel de nombreux ingénieurs de Moscou ont été impliqués. Le projet a été mené par un employé du bureau hongrois et le consultant était un employé du bureau de Dubaï. Dans le cadre du projet, nous avons dû organiser le travail des employés au bureau, car nous avions besoin d'accéder au véhicule à l'étude et à des équipements spécifiques, ainsi que de coordonner un voyage d'affaires à Dubaï avec la maison mère. L'organisation du voyage s'est avérée être une quête, car malgré les déclarations officielles des autorités concernant l'ouverture de la communication aérienne avec les EAU, il était tout simplement impossible d'acheter un billet d'avion dans un premier temps. Bien sûr, tout s'est terminé avec succès, l'employé a passé tous les tests médicaux nécessaires,terminé toutes les procédures formelles du pays de l'expéditeur et du pays de destination et terminé avec succès toutes les tâches. Dans des circonstances normales, organiser un voyage d'affaires dans notre entreprise est un processus commercial bien établi qui ne nécessite absolument pas votre participation. Cependant, cette fois, toute l'équipe a suivi de près l'organisation du voyage d'affaires et les déplacements du collègue, puisque le voyage a été décisif pour clôturer une grande étape du projet.car le voyage a été décisif pour la clôture d'une grande étape du projetcar le voyage a été décisif pour la clôture d'une grande étape du projet
Depuis 2017, Bright Box fait partie du groupe d'assurance international Zurich, qui se concentre sur la santé et la sécurité des employés de toutes les entreprises qui composent sa structure. Par conséquent, nous ne sommes pas pressés d'ouvrir nos bureaux, nous n'envoyons pas de personnes en déplacement professionnel, nous indemnisons les employés pour les coûts des tests de coronavirus pour pouvoir travailler au bureau, si cela est absolument nécessaire. Et aujourd'hui, lors de l'embauche d'une équipe, nous nous concentrons moins sur les «goodies» du bureau que sur la liste des avantages réels du «travail à distance». Les voici:
- Un employé peut travailler de n'importe quel endroit en présence d'Internet;
- Nouvelle expérience de travail - nos ingénieurs ont trouvé un moyen de tester les véhicules à distance.
- Pas besoin de perdre du temps sur la route;
- En économisant de l'argent pour le déjeuner, vous pouvez vous en tenir à votre régime alimentaire et à votre régime alimentaire;
- Planifier les heures de travail comme vous le souhaitez;
- La possibilité de passer plus de temps avec votre famille;
- Augmenter le niveau d'auto-organisation et de responsabilité;
- La chaleur de l'attente de rencontrer vos collègues;
- Économiser de l'argent sur l'entretien des bureaux (achat de fournitures de bureau, thé, café, etc.) et les voyages d'affaires;
- Plus de possibilités d'apprentissage à distance. Les employés se sont engagés plus activement dans l'auto-formation et sont heureux de suivre des cours en ligne sur la plate-forme éducative du Zurich Insurance Group.
Il était une fois difficile pour nous d'imaginer qu'en un instant, toutes les entreprises passeraient à un format de travail à distance. Nous l'avons pris deux fois par semaine, nous avons donc réussi à reconstruire rapidement. Mais la plupart des employés admettent encore la nécessité de communiquer avec des collègues en direct au moins plusieurs fois par semaine. Nous ne sommes donc pas encore prêts à abandonner complètement le bureau physique, n'est-ce pas?