Salut, je suis Olya - hr dans une petite entreprise de jeux vidéo à Saint-Pétersbourg. Nous travaillons à domicile depuis plus de trois mois maintenant. Dans ce texte, je souhaite résumer l'expérience acquise à la suite de l'observation de nos équipes pendant la période d'auto-isolement et partager nos cas.
Quelle est la différence entre une planche à repasser et une table de travail? La différence entre le travail à domicile et le «télétravail»
Imaginez: vous travaillez constamment dans un bureau. Mais le courrier, qui est censé livrer le canapé à votre domicile, a appelé le matin et a dit que ce ne serait pas samedi, mais aujourd'hui pendant la journée. Vous avez averti l'équipe / Team Lead / hr que vous devez travailler de chez vous aujourd'hui. Lorsque vous travaillez à domicile, vous respectez les processus de bureau normaux. Il n'y a qu'une seule différence: votre présence aux réunions et la communication avec vos collègues deviennent virtuelles. Le canapé sera livré et vous serez de retour au bureau demain.
Ce jour-là, lorsque vous êtes obligé de travailler à la maison, vous pouvez vous en tirer avec un ordinateur portable sur vos genoux. C'est tout autre chose si le bureau devient indisponible pendant une longue période, par exemple, pendant quelques mois. Tôt ou tard, vous vous rendrez compte que vous avez besoin de quelque chose de plus confortable que les genoux.... Et s'il n'y a aucun moyen de mettre un bureau et un fauteuil, vous commencez à proposer des «solutions de béquilles». Ils rempliront leurs fonctions pendant un certain temps, mais cela est improductif et peu pratique. La même chose se produit dans la communication et les processus.
Le travail à distance, par opposition à un ou deux jours de travail à domicile, consiste à effectuer des tâches de travail à distance constante du territoire de l'employeur. Dans ce cas, toute votre communication se fait également par les moyens de communication, mais les processus, en règle générale, sont configurés un peu différemment depuis le début (vous avez même équipé à l'avance le même lieu de travail pour vous-même).
En général, l'histoire du virus nous a donné à tous une bonne occasion de tester nos processus. Si, lors d'un travail à court terme à domicile, les processus ne fonctionnent pas aussi bien que vous le souhaiteriez, il est fort probable qu'ils ne soient tout simplement pas débogués. Au bureau, c'était moins perceptible, mais maintenant vous avez commencé à voir en détail les inconvénients et les points à corriger.
Si nous parlons de l'exemple de notre entreprise, alors même avant la pandémie, il y avaitLa plupart de nos processus ont été initialement réalisés en mode «bureau numérique». Cela ne nous a pas demandé beaucoup d'efforts pour nous rendre au travail à domicile. Oui, la communication dans les chats a augmenté, toutes les réunions ont commencé à avoir lieu dans le zoom. Nous avons légèrement décalé les heures d'ouverture. Nous avons déplacé les cours d'anglais, les sports et les fêtes en ligne. Nous avons ramené du matériel et du mobilier chez les employés qui le voulaient. Toutes les deux semaines, des packs étaient envoyés à tous les membres de l'équipe avec quelque chose d'agréable (goodies, mini-cadeaux sous forme de masques de marque et d'écouteurs sans fil, et même d'alcool). Il semble que nous nous sommes adaptés très rapidement et avec succès, et les processus n'ont pas beaucoup changé. Mais à la fin du deuxième mois de travail à domicile, certaines transformations dans le domaine des communications ont commencé à être visibles.
Au total, j'ai 9 équipes, chacune a son propre chef d'équipe, il y a un chef de projet qui surveille les délais et les ressources. Nous effectuons toujours des tâches dans le tracker de tâches. Chaque équipe a un stand-up quotidien. Il y a des réunions d'équipe et inter-équipes pour la synchronisation. Toutes les équipes sont cool et cool, mais chacune est unique. Du point de vue des communications internes, ils peuvent être divisés en trois types.
K - Équipe
Des gens qui partagent des valeurs communes. En règle générale, l'équipe a un objectif commun que tout le monde connaît et vise sincèrement. Cet objectif peut être formulé de différentes manières, mais le sens est le même: un produit rentable de haute qualité.
Les membres de ces équipes connaissent et comprennent profondément leur produit, font des efforts et s'en inquiètent sincèrement. La motivation des employés consiste le plus souvent à influencer le projet et à voir comment le résultat de leurs propres efforts est réalisé et donne des résultats (popularité du produit / retour positif des utilisateurs du produit / produit rentable, etc.).
Typique pour de telles équipes:
- transparence;
- haut niveau de confiance mutuelle;
- conscience des gens;
- beaucoup de communications.
Chaque membre de l'équipe a accès à toutes les informations sur le projet. Cela ne signifie pas que tout le monde regarde et se connecte de manière chaotique à n'importe quel problème. Mais chacun connaît son domaine de responsabilité et peut accéder librement aux informations nécessaires pour résoudre ses problèmes sans «blocages». De plus, c'est la prévention du « facteur bus »: les membres de l'équipe peuvent facilement assumer les tâches de l'un des employés s'il ne peut soudainement pas travailler.
À première vue, ça a l'air parfait. De nombreux cadres et RH s'efforcent de créer ce type d'environnement de travail. C'est génial si ça marche. C'est vraiment difficile à réaliser. Mais - et ici tout dépend de vos objectifs - parfois de telles équipes ne sont pas nécessaires à l'entreprise. Cela est particulièrement vrai dans les cas où vos tâches peuvent être décomposées et réparties entre les interprètes.
Commande K sur la "télécommande"
Cela s'est avéré être le plus difficile pour de telles équipes. La confiance et les partenariats sont le fruit du travail quotidien de chacune des équipes. Le but de nombreuses communications entre pairs est de maintenir une compréhension mutuelle, une valeur et une compréhension du projet. Cela demande du temps et des efforts. Dans un environnement de bureau, de telles communications sont beaucoup plus faciles à créer qu'en ligne. Vous voyez des collègues, il vous est plus facile de trouver un moment commun, de boire un café ensemble, d'entamer une conversation et de réfléchir à une nouvelle fonctionnalité pour un projet, ou de voir une solution plus simple à un problème. Au bureau, il sera plus facile de remarquer si quelque chose est arrivé à quelqu'un - vous pouvez immédiatement demander et aider.
Dans un environnement en ligne, maintenir une relation aussi forte est possible, mais il faut plus d'énergie et encore plus de temps pour communiquer. Vous pourriez finir par être tellement submergé par une quantité incroyable de rendez-vous à synchroniser que vous n'avez pratiquement pas le temps d'effectuer des tâches.
Dans notre cas, le désir des employés d'investir dans le projet a conduit les gars au fait qu'ils ont commencé à se surmener et à rattraper les tâches en dehors du temps de travail. Il y a plusieurs inconvénients que nous avons rencontrés:
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Vous savez probablement qui dans votre équipe se noie le plus pour la communication - avec un degré élevé de probabilité, ces mêmes personnes se noient pour le travail de bureau. Donnez-leur plus de temps. Le plus dur pour eux est de s'adapter à la nouvelle réalité. Dirigez leurs activités sociales dans la bonne direction.
Soyez prêt au fait que tôt ou tard, les personnes qui sont des «moteurs de la communication» auront encore le sentiment qu'il y a moins de communication et que la signification des anciennes valeurs s'est un peu affaiblie. Cela les mettra mal à l'aise. Les employés individuels commenceront à penser que «l'ère est révolue», et de telles pensées peuvent les amener à rechercher une nouvelle équipe.
Mixte
Voici des personnes rassemblées qui ont des valeurs déclarées communes. Quelqu'un les divise, mais pour quelqu'un, ils «sont juste». Une histoire similaire avec un objectif commun. Les gens accomplissent leurs tâches, communiquent entre eux à un assez bon niveau, se synchronisent au besoin. Mais leur motivation est la performance de haute qualité de leurs tâches et les commentaires positifs du chef d'équipe / manager, leur propre croissance professionnelle.
On peut dire qu'il s'agit d'un «modèle mixte». Il y a des gens avec des tendances de communication différentes, et en général ils se complètent dans l'équipe. Quelqu'un s'efforce de maintenir un grand nombre de communications, quelqu'un établit un cadre pour leur nombre.
Équipes distantes mixtes
Moins significatif ici, c'est que les employés ont commencé à manquer de communication entre eux. Mais la charge de chef d'équipe a considérablement augmenté. S'il n'y avait pas assez d'informations / de compréhension, les gars avaient besoin de son attention et le temps n'était tout simplement pas suffisant pour tout le monde. En fait, l'équipe manquait à certains moments d'indépendance, car de nombreux problèmes pouvaient être résolus sans la participation du chef. Mais l'équipe n'a pas tout à fait compris cela au début.
Que faire?
Nous avons agi très simplement et peut-être durement. Nous avons quitté l'équipe pour résoudre le problème sans chef d'équipe. Bien sûr, il a observé le processus de côté et a fourni une assurance. Mais il n'intervenait pas dans le processus, s'il n'y avait pas de situation critique. Peu à peu, le manque d'indépendance a commencé à disparaître. En réalité, il n'y a pas eu de changements radicaux dans l'équipe mixte. Ceci n'est qu'un bon exemple de l'importance de l'équilibre et des personnes qui se complètent.
Groupe de travail
Bien sûr, nous nous efforçons de garantir que les valeurs sont et sont maintenues dans chaque équipe. Mais pour ce type d'équipe, la motivation est avant tout l'accomplissement des tâches à temps et efficacement. Le plus important pour les gens:
- processus rationalisés, rétroaction en temps opportun sur leur travail;
- des termes de référence clairs du chef d'équipe ou d'un client interne et la décision reçue de leur part à temps est «acceptée»;
- des tâches non triviales et la possibilité de développer votre expérience, votre portefeuille.
Il existe une certaine verticale qui décompose les tâches et divise l'équipe en interprètes, donnant à chacun d'eux ses savoirs traditionnels. Les employés ne passent pas beaucoup de temps à communiquer et à bâtir des partenariats en équipe. Le point de travail pour eux est de terminer la tâche à un bon niveau, pour donner un résultat de haute qualité. Vient ensuite la tâche du chef d'équipe / chef, comment intégrer ce résultat dans le projet.
Ces groupes de travail sont constitués le plus souvent lorsqu'un nombre important de tâches ne sont pas des tâches d'équipe et qu'un seul intervenant est nécessaire pour les résoudre.
Groupes de travail à distance
Peut-être que ce modèle est initialement le mieux adapté pour le travail à distance. Nos membres d'une telle équipe n'ont pas réellement remarqué la différence lorsqu'ils se sont isolés. Et ils ne sont pas pressés de retourner au bureau.
Cependant, même dans de tels groupes de travail, nous avons parfois des tâches pour toute l'équipe. Et cela implique une synchronisation entre tous les participants au processus. Dans les conditions de travail à domicile, c'était difficile pour les gars de faire ça. Ils ont continué à effectuer la tâche en mode «Je fais mon travail, le reste n'a pas d'importance».
Imaginez: Sasha, une personne introvertie qui aime travailler seule, a une tâche d'équipe. Il est contraint de se retrouver dans une situation où l'on ne peut se passer de synchronisation avec d'autres collègues. Auparavant, au bureau, Sasha se tournait simplement doucement vers son collègue le plus proche. Et déjà avec lui, petit à petit, je sortais pour communiquer avec toute l'équipe. Et maintenant, tout est également loin, et le Sasha conditionnel peut avoir un obstacle social au bon moment.
Les raisons du blocage peuvent être différentes, par exemple le sentiment que tout le monde est occupé, la faible implication des collègues dans des processus communs, etc. Il est plus difficile de surmonter ce blocage à distance. Peut-être que Sasha est un bon gars et le peut. Mais que se passerait-il si son introversion décidait de sortir d'échelle pour le temps de «remote»? Bien sûr, nous allons envoyer un ping à Sasha. Mais vous devez réserver du temps pour le fait que vous devrez découvrir quel est le bloqueur pour Sasha et l'aider. En fait, le problème est résolu simplement par du temps supplémentaire pour la communication, quelques réunions d'équipe et un bon facilitateur.
Que faire?
L'homme est un être social. Et malgré le fait qu'il n'y a pas beaucoup de communications dans de telles équipes, chacun de vos employés a besoin d'une sorte de satisfaction de ses besoins sociaux afin de se sentir important et nécessaire dans le projet. Soyez sûr: vos gars, en raison du manque de tâches communes, mettent en œuvre ces besoins à leur manière et séparément de l'équipe. Quelqu'un joue à des jeux vidéo à la maison, quelqu'un se concentre sur la communication avec des amis, quelqu'un aide des enfants en Afrique. Et quelqu'un a de nouvelles expériences et satisfait ses besoins sociaux en voyageant, car ce sont les gens qui travaillent constamment à distance qui voyagent souvent.
Il est important de s'assurer que chaque collaborateur de l'équipe a la possibilité de réaliser ces désirs, si ce n'est dans l'équipe, puis dans l'entreprise, peut-être lors de la communication avec des collègues d'autres équipes. Tôt ou tard, cela jouera un rôle positif pour l'employé et son équipe.
Quel est le résultat?
Les premiers changements clairs au sein des équipes ont pu être observés à la fin du deuxième mois d'auto-isolement. À ce moment, la différence entre le travail à domicile et le «télétravail» est devenue claire. Après trois mois hors du bureau, nous pouvons dire que nous avons déjà entamé un «travail à distance» forcé et à part entière. Ailleurs, des changements sont toujours en cours.
En fait, la solution pour toutes les équipes semble assez simple: trouver un équilibre. Là où les employés oublient la nécessité de se synchroniser lors de la réalisation d'un projet commun, mettez un bon facilitateur et tenez des réunions régulières avec l'adjand. Lorsqu'il y a beaucoup de communication non professionnelle, indiquez clairement à l'équipe que la communication extérieure doit rester en dehors du périmètre des tâches.
Par exemple, nous avons fait une «cuisine en ligne». Auparavant, les employés pouvaient socialiser de manière informelle dans la cuisine pendant le déjeuner. En l'absence d'une telle opportunité, ils peuvent entraîner des rassemblements de travailleurs, les utilisant pour la communication non professionnelle, afin de se demander comment ils vont. Par conséquent, nous avons organisé une réunion éternelle, à laquelle tout le monde pouvait se joindre à tout moment, et avons exhorté tout le monde à avoir des conversations informelles dans le Floodilka. La communication informelle est importante pour tout le monde - de cette façon, nous apprenons à mieux nous connaître et prédisons le comportement de nos collègues dans certaines situations.
Et bien sûr, il est important d'écouter les sentiments des membres de l'équipe. Cela vous permet de remarquer à temps que quelqu'un n'est pas inspiré par les changements dans l'équipe et de réagir rapidement à cela.
Pour nous-mêmes, nous avons décidé de conserver notre travail au bureau. Et nous l'ouvrons déjà en douceur pour ceux qui sont très fatigués de l'environnement familial et se sentent plus à l'aise au bureau. Pour le moment, nous avons encore la possibilité de travailler là-bas et là-bas.
Au début, 13% des personnes souhaitaient retourner au bureau. Mais seulement 4% sont sortis. Les principales raisons de cette baisse (si l'on exclut les raisons associées au coronavirus) sont deux:
- Autodiscipline. Certains ont indiqué qu'ils avaient déjà l'habitude de travailler à domicile et qu'il leur était difficile de se forcer à aller au bureau.
- Absence d'autres employés au bureau - beaucoup voient le bureau comme une opportunité de communication en direct, et jusqu'à ce qu'au moins la moitié des collègues le visitent, il n'y a pas de raison de venir. Cela montre que la communication est une bonne raison de choisir un bureau, et cet aspect ne peut être ignoré.
C'est cool si vous parvenez à survivre au long régime forcé du «travail à domicile» avec l'équipe. Vous pourriez même être tenté de passer à ce mode de façon permanente. Mon conseil est de prendre en charge les communications internes, qui seront très différentes lorsque vous travaillez à distance de ce à quoi vous êtes habitué lorsque vous travaillez à domicile. N'oubliez pas que mettre toutes les communications en ligne n'est pas le seul changement qui vous attend en cours de route.