L'avocat de fer de Redmadrobot Marina Buturlina a parlé de la situation où le client est prêt à commander du travail, et avec la signature du contrat, tout est compliqué et constamment reporté. Si vous voulez comprendre comment procéder pour ne rien manquer, mais que vous n'êtes pas avocat, alors ces conseils sont pour vous.
Vous et Kirill vous connaissez depuis un an. Il vous suit même sur Instagram et aime les photos. «Il ne vous laissera pas tomber avec le contrat», vous avez accepté qu'il répercutera le paiement de votre entreprise pour les services rendus. Et s'il n'y a pas de contrat? Cyril a promis.
De l'autre côté se trouve Kirill, qui vous écrit une lettre indiquant que, malheureusement, sa direction a convenu d'un budget qui ne contient pas le nom de votre entreprise et que vous devrez attendre le paiement. Et, au fait, nous n'avons pas signé de contrat, rappelez-vous donc les avocats. Fin de la communication.
Semble familier? Sinon, vous avez tout prévu à l'avance ( lire comment, signé les papiers ). Et si c'est pertinent, découvrons-le.
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D'ailleurs, de nombreuses personnes travaillent à distance, et il semble que ce sujet soit plus pertinent que jamais, car il est difficile de signer des papiers «en direct» dans les réalités actuelles.
Un accord avec un client commence rarement immédiatement par la signature d'un contrat. L'histoire commence bien «avant» - lorsque nous menons des négociations et de la correspondance. La législation et la pratique judiciaire suivent la numérisation de tout et de tout le monde, et ce n'est pas la première fois que la correspondance est reconnue comme une action juridiquement significative.
Cela signifie que tous les termes de l'accord, les délais, les discussions sur le paiement et les divers «je jure par ma mère» mentionnés dans la correspondance par e-mail peuvent depuis longtemps être reconnus comme des accords ayant force de loi même sans signature des papiers.
Travaillez sans contrat - et vous voulez, et piquez
Dans toute entreprise, en règle générale, il y a deux camps: ceux qui vendent et attirent de l'argent vers l'entreprise, et ceux qui protègent l'entreprise contre les mauvaises étapes. Le directeur (chef de projet, directeur des ventes, peut-être même le chef de produit lui-même, dépend de la structure de l'entreprise) et l'avocat sont des représentants éminents de ces camps.
Parfois, le manager est confronté à une situation où le client veut commencer à travailler le plus tôt possible et semble prêt à payer sans tarder, mais voici la malchance - l'approbation des documents de son côté prendra un mois, voire deux.
Lorsque nous travaillons selon la formule Temps & Matériel (c'est à ce moment-là que vous ne déterminez pas le coût total du travail, mais que vous fixez les tarifs des spécialistes et que vous êtes rémunéré pour le travail en fonction du nombre d'heures passées pendant la période de référence), le problème du paiement devient très aigu, puisque le travail est divisé en commandes mensuelles (ou d'autres sprints de durée) et tant que le client n'a pas accepté et payé le travail sur la commande en cours, il n'est pas rentable pour nous en tant qu'artistes de passer à la suivante. Et chaque commande doit être coordonnée.
Il y a un choix - attendre l'approbation et, éventuellement, manquer le client ou commencer à travailler sans contrat. Si vous choisissez la deuxième option, si tout se passe selon un mauvais scénario, il s'avère que le travail est terminé, vous êtes prêt à le remettre au client, et il ne s'intéresse plus à eux ou n'a aucun moyen de les payer. Comme dans l'histoire avec Kirill, où «le budget n'a pas été convenu».
L'avocat à ce moment-là ne connaît toujours pas la situation, il sera connecté plus tard, quand ils diront avec de grands yeux que le temps n'est pas mauvais dehors, il serait temps de se promener au tribunal.
Pour éviter que cela ne se produise, un gestionnaire et un avocat doivent suivre trois règles simples.
Partager des informations et parvenir à la compréhension
Ce que le gestionnaire sait ne sera pas toujours annoncé à l'avocat. Cela semble "inutile". Mais nous (les avocats) de Redmadrobot demandons toujours à nous dire:
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- ;
- , .
Tout cela peut être d'une grande importance pour l'examen juridique des accords et du futur contrat.
À son tour, tout le monde ne peut pas comprendre l'opinion juridique d'un avocat sans connaissances particulières. Demandez à vos spécialistes de traduire du juridique au russe, cela aidera les deux parties à l'avenir.
Nous essayons toujours de communiquer les uns avec les autres dans un langage universel compréhensible par les commerciaux, les analystes, les avocats et les équipes de production. Nous pratiquons également le dessin entre nous pour plus de clarté. La réflexion du projet sous la forme d'un schéma sur un A4 régulier permet parfois d'éliminer les questions plus rapidement que de longues négociations.
Par conséquent, il ne faut pas lésiner sur l'information de l'autre partie au début du projet et prononcer la position de l'entreprise entre elles dans des catégories compréhensibles.
N'oubliez pas que vous jouez pour "une équipe"
Tout le monde essaie de défendre ses intérêts d'une manière ou d'une autre. Et il y a des entreprises où il y a de la transparence dans les processus internes, tout problème peut être discuté avec le PDG ou le directeur financier, et à tout moment vous pouvez organiser une réunion avec les représentants des départements qui travaillent sur le projet.
Si la structure de votre entreprise est plus rigide et que les processus sont formalisés, essayez au moins d'exprimer ouvertement votre position par lettres et de proposer des solutions, car pour d'autres, elles ne se situent pas toujours à la surface.
Engager des négociations ensemble
Un avocat pourra suggérer comment «décorer» les lettres à un client d'un point de vue juridique (plus d'informations ci-dessous). À notre avis, l'opinion selon laquelle les avocats ne s'entendent que sur les documents est déjà assez dépassée.
Désormais dans les entreprises informatiques, engager un avocat au tout début du processus de négociation est un signe de la flexibilité et du professionnalisme de l'équipe. De nombreuses questions controversées peuvent être supprimées bien avant la signature des documents. N'oubliez donc pas de prendre place pour votre avocat à la table des négociations.
Lorsque nous avons déterminé les priorités de notre côté, nous passons au premier exercice.
Nous déterminons avec quel client nous traitons
Vous trouverez ci-dessous un diagramme pour vous aider à comprendre quels processus au sein de l'entreprise du client peuvent être rencontrés.
L'entreprise informatique moyenne rencontrera probablement les trois types. Que faut-il prévoir pour chacun d'eux.
Commencez
Petite startup ou société de service unique. Il y a un risque que l'argent s'épuise à un moment donné. Ceci, bien sûr, n'est pas nécessaire, mais cela vaut la peine d'être considéré.
Par conséquent, malgré la facilité de communication, tous les accords doivent être enregistrés. Au moins dans la correspondance.
Il ne sera pas superflu de vérifier la contrepartie: vérifier dans les sources ouvertes ( nalog.ru , juste google ) et les services payants spéciaux ( spark , glavbukh.ru , etc.) la situation financière, les dettes fiscales, la participation aux tribunaux, la chaîne de propriétaires, etc.
Clients majeurs
Kirill de notre histoire est très probablement un représentant d'une telle entreprise. Sa présence semble aider le manager à obtenir des résultats, mais elle peut affaiblir sa vigilance, disent-ils, tout ira bien, les documents - alors.
Un contact dans cette entreprise peut soudainement changer pour un nouveau. Au lieu de Kirill, il y aura Oksana, qui n'est pas au courant de vos accords précédents. Son KPI sera formé à partir d'autres entrepreneurs, vous ne serez peut-être pas là. Ici encore, vous devez sauvegarder toute la correspondance, de sorte que lorsque vous communiquez avec un nouveau gestionnaire, vous ne "reculez" pas dans les négociations, mais continuez à partir de l'étape où vous avez terminé.
État client
Quiconque a déjà joué un appel d'offres sous 223-FZ ou 44-FZ sait à quel point cette procédure est inflexible. C'est l'option la plus risquée pour commencer à travailler sans contrat, car votre client ne conclut des contrats que pour le budget alloué par l'Etat.
Et si vous avez commencé à travailler (parce que vous avez demandé tellement de choses pour commencer) et que vous n'avez pas alloué le budget, alors il n'y aura pas d'appel d'offres et personne ne signera de contrat. Le risque de ne pas être payé pour un travail effectué sans contrat est grand.
Il convient également de considérer le fait que les dispositions du Code civil sur la soi-disant «rétro-clause» ne sont pas appliquées aux relations des parties régies par 44-FZ et 223-FZ, dont nous parlerons un peu plus tard ( lettre du ministère des Finances du 01.07.2019 n ° 24- 03-07 / 48249, clause 2 de l'article 425 du Code civil de la Fédération de Russie).
Par conséquent, le cercle des preuves que vous avez commencé à travailler avant la conclusion du contrat se rétrécit sous nos yeux.
Nous écrivons des lettres
La direction a donné le feu vert pour commencer à travailler sans contrat, mais l'avocat, pour une raison quelconque, discute joyeusement de quelque chose avec ses collègues, et le directeur s'occupe d'une nouvelle machine à café.
Pourquoi tout le monde est-il si calme? Parce que les gars ont accepté d'écrire des lettres compétentes aux clients.
Passons en revue la liste de contrôle de ce qui doit être vérifié et fait:
- choisir le bon destinataire,
- décrire les termes essentiels du futur contrat,
- vous indiquer les conditions favorables,
- joindre les documents nécessaires,
- signer un NDA,
- «remettre» le travail avec compétence.
Et maintenant un peu plus de détails.
Choisir une personne autorisée
Le destinataire de la lettre qui dit «ok» doit avoir le pouvoir de prendre de telles décisions.
La personne que nous mettons comme destinataire dépend de la structure de l'entreprise du client: chef de projet, chef de produit, chef de cabinet, parfois même directeur financier ou directeur général . Nous effectuons toujours des analyses en relation avec le client et avons une idée à l'avance de qui doit écrire sur quels problèmes.
Nous prescrivons clairement les conditions de travail et / ou de services que nous commençons
Il est temps d'appeler un avocat pour obtenir de l'aide et d'indiquer les conditions suivantes dans une lettre (comme un accord).
Modèle dans Google Docs
Lorsque vient le temps de signer le contrat, il est nécessaire de refléter la clause de "rétro-clause".
Du juridique au russe - c'est à ce moment que les termes du contrat seront prolongés «en arrière», c'est-à-dire qu'ils seront valables jusqu'à sa conclusion.
Par exemple, le contrat sera daté du 1er juin 2020 et vous avez commencé à travailler sur le projet le 1er avril 2020. En précisant dans l'accord que «les dispositions de l'accord s'appliquent à la relation des parties née le 1er avril 2020», vous fixez que l'accord est valide à partir du 1er avril 2020, date à laquelle les travaux ont effectivement commencé, et par conséquent, ils doivent être payés.
Nous désignons des conditions favorables
N'hésitez pas à décrire précisément les termes d'une future offre qui vous sont favorables, l'email supportera tout. Si vous devez soudainement vous adresser au tribunal, une telle correspondance aura force de loi. Mais rappelez-vous: pour faciliter ultérieurement la justification de vos accords, indiquez tout d'abord les conditions essentielles (objet, termes, prix) dans les lettres.
N'ignorez pas les conditions douloureusement familières aux représentants de la sphère informatique:
- la période de garantie pour les fonctionnalités individuelles, les modifications logicielles, les logiciels prêts à l'emploi (afin qu'il commence exactement à la date effective de livraison de l'œuvre, sans attendre la signature du contrat);
- une description de la gradation des bogues et du moment de leur correction (si vous avez un SLA prêt à l'emploi, il est temps de l'envoyer au client);
- la procédure de déploiement du logiciel chez le client, etc.
Si vous acceptez de travailler dans des sprints courts et de fermer des emplois sur une base mensuelle, ces conditions deviennent essentielles.
Et assurez-vous d'attendre une réponse claire de l'autre côté afin que l'accord avec les conditions énumérées soit clairement exprimé. "Commencez, nous nous mettrons d'accord sur tout avec la direction pour l'instant" - ne fonctionnera pas. Non, non, nous attendrons.
Nous joignons les documents nécessaires
Si vous disposez de modèles de documents adaptés à ces travaux, il ne sera pas superflu de les remplir et de les envoyer au client.
Cela montrera que vous avez une compréhension claire de ce à quoi ressemblera le flux de travail. En outre, cela réduira considérablement l'approbation supplémentaire des documents à signer du côté du client.
Nous signons NDA
Ce document devient important au tout début des négociations avec le client. Un accord de non-divulgation (ou accord de non-divulgation, NDA) peut être conclu par les parties dans le cadre de projets futurs.
Il est souhaitable de le signer immédiatement, vous pouvez prévoir l'échange de scans signés dans le texte du NDA lui-même, cela simplifiera la vie du client et vous-même.
Dans celui-ci, vous pouvez définir:
- quelles informations sont considérées comme confidentielles,
- comment échanger ces informations,
- quelle responsabilité portera la partie fautive.
Il arrive qu'avant même le démarrage du projet, nous ayons besoin d'échanger des informations avec le client afin de réaliser des analyses ou de rédiger une proposition commerciale. Ces informations sont plus susceptibles d'être confidentielles.
Nous remettons avec compétence le travail terminé
Lorsque vient le temps de remettre le travail achevé, par exemple, dans un mois, nous agissons selon le même principe que lors de la rédaction d'une lettre sur le début des travaux.
Salut, Kirill!
Nous avons terminé les travaux pour mai 2020 dans leur intégralité, nous joignons des informations sur les heures passées.
Confirmez-vous ces résultats de travail?
Si tout va bien, nous attendons de votre part un paiement d'un montant de 560 000 roubles, incl. TVA 20%, jusqu'au 5 juin 2020. Un
fichier Excel avec des tarifs et des horaires détaillés ne sera pas superflu.
Résultat
Ainsi, nous avons appris à comprendre les clients et à leur écrire des lettres dans des situations où le contrat n'est pas encore à l'horizon. Nous avons également réalisé à quel point il est important de ne pas avoir peur d'indiquer vos conditions et de collecter les documents nécessaires.
Au nom de tous les avocats, je voudrais dire que vous ne devriez pas manquer l’occasion de nous impliquer avant même la signature du contrat, à savoir dans le processus de négociation lui-même. Cela aidera à minimiser les risques avant de commencer le travail et à économiser du temps et de l'argent. Merci à tous!
Marina Buturlina , Senior Associate chez Redmadrobot, a partagé son expérience.