La possibilité de travailler à distance pour le secteur informatique n'a jamais été quelque chose de spécial et a même été un avantage.
Aujourd'hui, pendant la période de sortie de la quarantaine et de retour au régime habituel, une attitude légèrement déformée est perceptible et une compréhension pas tout à fait claire du fait que la soudaine contrainte de travailler sans se rendre au bureau et une approche systématique pour organiser un processus de travail à distance sont des choses fondamentalement différentes.
Les tendances et le battage médiatique de la mode, qui ont commencé à être perçus comme une opportunité de réduire considérablement un certain nombre de frais de bureau, ne peuvent être une réalité ultimatum pour aucune équipe. En effet, le passage au travail à distance n'est pas toujours une simple décision et des économies, en fait, c'est un processus assez sérieux, mais, en fait, un projet qui devrait être mis en œuvre avec l'implication active des RH, des chefs de projet et des équipes.
1. Analysez les opportunités:
1) Assurez-vous que chaque employé est prêt en discutant directement avec chaque membre de l'équipe, et ayez une présentation personnelle au leader, en vous fiant à vos propres sentiments.
Il faut garder à l'esprit que chacun a sa propre approche de l'auto-organisation et des opportunités de travailler en dehors du bureau. Pour certains, cela peut être une excellente opportunité, mais pour d'autres, cela peut être un processus extrêmement inconfortable avec une perte d'efficacité correspondante.
2) L'espace de travail en dehors du bureau (principalement à la maison), ce n'est pas seulement un endroit physique où vous pouvez vous asseoir pour le travail, ce qui signifie:
A. Il est nécessaire de clarifier avec l'employé s'il est possible d'attribuer un endroit pour un travail confortable à la maison, s'il existe des facteurs gênants et interférants, si le travail à domicile créera de l'inconfort, tant pour lui que pour les autres.
Un lieu de travail confortable est un outil nécessaire et une condition de travail:
- Quelqu'un a besoin d'un ordinateur portable pour travailler, mais les équipes de développement ont souvent besoin d'un PC à part entière ou d'un ensemble ordinateur portable-moniteur.
- Ergonomie du lieu de travail - que l'employé dispose d'un bureau, d'une chaise de bureau ou d'un fauteuil confortable ou qu'il ait besoin d'un soutien supplémentaire
- Disponibilité des communications - casque ou casque, webcam.
- Disponibilité de la communication (Internet, communication mobile).
- Accès facile aux systèmes internes.
Après avoir évalué l'ensemble des possibilités et des besoins, il est possible de comprendre si un tel format de travail est réellement possible pour toute l'équipe ou de manière sélective, et également de fournir les conditions nécessaires si nécessaire.
2. Le travail à distance à part entière diffère considérablement du format habituel au bureau et nécessite de nouvelles approches en matière de communication et de processus:
1) L'un des principaux problèmes est la détermination de la durée de la journée de travail, qui est obtenue par un contrôle de base et des règles simples d'auto-organisation.
Salutations matinales dans le groupe général au début du travail, comme nous le faisions tous au bureau.
Informer du fait de «partir» pour une pause ou de la nécessité de partir pour affaires, ce qui contribuera grandement à simplifier le moment de sentiment de régime de travail constant, et il est encore plus facile de déjeuner tranquillement lorsque personne ne vous écrit, n'appelle pas et n'attend pas une solution urgente à votre problème de travail.
Terminer la journée de travail «dire au revoir» et, éventuellement, résumer un bref résumé dans le groupe général, formant ainsi la fin effective de la période de travail.
Un cas intéressant a été partagé par des collègues d'une équipe produit, lorsque chaque jour à 18h30, lui et sa femme ont commencé à regarder la série sur l'un des services vidéo, mettant ainsi fin à la journée de travail virtuelle de manière assez claire.
2) Une communication régulière, toujours avec vidéo, crée un sentiment de stand-up familier au bureau, s'adapte aux processus de travail, ne vous permet pas de vous détendre et rappelle les rituels habituels du travail de bureau. Dans ce mode, il est très bon de ressentir l'état de l'ambiance dans l'équipe, à la fois dans les succès, et vice versa, dans les problèmes.
Dans certaines équipes, ce format a reçu un format encore plus avancé, des appels thématiques, qui a donné encore plus d'implication et de positivité au processus.
3) Une communication individuelle périodique pour comprendre l'humeur de chacun, la franchise dans la discussion des problèmes éventuels et évaluer si tout dans l'équipe est normal ou nécessite une élaboration séparée.
4) Chats, appels, communication vidéo - à peu près dans cet ordre de popularité, nous utilisons des canaux de communication. Il est important que de nombreuses tâches et questions puissent être simplement identifiées avec du texte, fixant ainsi leur essence, puis facilement transférées vers des tâches ou un backlog. Les questions plus détaillées sont mieux résolues rapidement par la voix. Pour une communication individuelle, il est plus pratique d'utiliser une connexion téléphonique, un appel vocal vers un télégramme ou une vibration.
5) Les problèmes, les points importants ne doivent être résolus que par la voix, il est extrêmement important de transmettre et de comprendre l'ambiance, de donner un message clair sans distorsion et de ne pas laisser de malentendus.
Pour discuter de problèmes avec la participation de plusieurs personnes, il est assez simple et abordable d'organiser un appel de groupe en utilisant une communication téléphonique régulière (que beaucoup n'utilisent pas).
6) Pour les discussions et présentations collectives - partage d'écran par l'orateur, lors de discussions à l'aide d'outils en ligne, comme l'analogue d'un paperboard hors ligne.
7) Il est particulièrement important pour les chefs de projet / d'équipe de prêter attention aux commentaires et d'utiliser activement les communications personnelles pour la motivation, en particulier dans les problèmes problématiques.
3. Communication informelle, habitudes et besoins, une part importante dans la communication d'équipe:
1) OpenSpace / Cuisine / Fumoir est un espace familier pour tout le monde pour discuter, à la fois du travail et des sujets d'intérêt distraits.
Peut être fourni par divers outils en ligne tels que des salles virtuelles sur discord.com (effet de cuisine / fumoir, salles de loisirs, ambiance et fond d'espace ouvert).
2) Communication Tet-a-Tete, qui peut être activement développée et stimulée.
Par exemple, un robot de télégramme a été développé pour l'équipe de Vodafone Ukraine - un projet situationnel pour le développement de communications en ligne au sein de la société Vodafone pendant la quarantaine.3
) Développement d'activités en ligne - jeux, quêtes, vues communes, etc.
4) Organisation de réunions régulières hors ligne.
Les conclusions de la situation actuelle, l'analyse des étapes nécessaires et des exemples existants dans la transition vers le travail à distance partiel ou complet peuvent être les suivantes:
1. Travail d'équipe à distance ou au bureau - ce sont deux, différentes dans leurs approches, formats qui ont lieu.
Le travail de bureau n'est pas une vieille croyance ou un manque de compétences managériales, comme cela semble parfois imprudent, mais un format d'interaction en équipe qui fonctionne bien.
2. Le format de travail à distance en équipe, en tout ou en partie, peut être mis en œuvre avec la compréhension d'une telle possibilité ou selon les besoins, mais nécessite dans tous les cas une élaboration, une analyse, une préparation et une mise en œuvre étape par étape réfléchie, sans suivre les tendances ou la «mode».
L'option la plus efficace est et sera toujours la flexibilité et la variabilité des approches, la réflexion et le sens de toute décision.