Signaler à nouveau? Combien pouvez-vous?

Bonjour, Habr!



De nombreux employés de grandes entreprises, je pense que presque tout le monde, doit faire et soumettre des rapports. L'écrasante majorité de ce type d'activité provoque une réaction négative. Jetons un coup d'œil à ce que sont les rapports, pourquoi ils sont nécessaires et, surtout, combien coûte un tel plaisir.

Pourquoi avez-vous besoin de rapports?

Pour prendre des décisions significatives, vous avez besoin d'informations. Dans le cas le plus simple, lorsque vous êtes personnellement directement impliqué dans le processus ou que vous êtes physiquement dans la même pièce, toutes les informations nécessaires vous parviennent automatiquement via les canaux audiovisuels, même si vous ne le souhaitez pas vraiment. Vous savez ce que fait le junior, à quelle fréquence et sur quels problèmes l'ennemi est tiré, combien de fois par jour et à quel point la femme de ménage lave le sol, vous pouvez voir pourquoi le code ralentit dans le profileur directement sur votre machine et vous savez combien de souris de rechange sont dans le placard. Il n'y a pratiquement pas besoin de rapport formel dans ces situations. Vous verrez immédiatement le problème et pourrez le résoudre. Cela fonctionne très bien dans les entreprises où il y a plusieurs employés et où tout est physiquement dans la même pièce. Tout change radicalement en présence d'une barrière physique ou,lorsque l'entreprise grandit et que vous ne pouvez pas participer personnellement à tous les processus. Mais la responsabilité ne disparaît nulle part. Étant dans une autre pièce, vous ne voyez plus directement ce qui se passe, mais vous devez prendre les bonnes décisions en temps opportun. Sur la base des exemples ci-dessus, vous souhaiterez probablement recevoir régulièrement des informations comme celle-ci:

• Combien de tâches avons-nous dans la file d'attente, qu'est-ce qui est en développement, combien sont fermées pour la période?
• Combien d'appels ont été passés au helpdesk, quel type, combien ont été clôturés avec succès?
• Programme de nettoyage.
• Journaux de votre application à partir de la machine utilisateur.

Certaines de ces informations seront générées manuellement (il est logique de clôturer le système de comptabilité de nettoyage uniquement pour une grande entreprise de nettoyage). Certains se présentent sous la forme de données brutes non structurées (journaux de périphérique). Mais les informations de base seront requises sous la forme de rapports sous forme de tableaux ou de graphiques pratiques et reflétant le plus clairement et de manière fiable la réalité. (Des exemples de graphiques qui ne reflètent pas clairement et de manière inexacte la réalité sont donnés dans ce merveilleux article ). Seulement à temps pour apprendre que l'employé du helpdesk joue le fouest très surchargé, des mesures adéquates peuvent être prises (nous élargissons le personnel, payons une prime pour le travail de choc, essayons d'éliminer la cause des appels de masse). Sans le savoir, il est impossible d'organiser le processus normalement. Cela ne s'applique pas uniquement aux dirigeants. Les développeurs, devops ont également besoin de savoir ce qui se passe localement pour les utilisateurs, comment le réseau est chargé, les serveurs, le nombre de requêtes au microservice par unité de temps, etc. En fait, ce sont les mêmes rapports et sans eux, il est impossible de résoudre leurs problèmes.

Exigences de base pour les rapports

Formulons les exigences de base pour les rapports:

1. Visibilité et facilité de perception.
   
   
   
   Il n'y a guère de sens directement à partir de 5 Go de journaux bruts, ils devront être traités et agrégés au moins avant que nous sachions quelque chose d'utile.
2. , .
   
   
   
   « 19/20 ». ! , 19 « », 20 . «» , .
3. .
   
   
   
   . IP , % , . .
4. Opportunité.
   
   
   
   Il sera désagréable de savoir que la chaîne a commencé à ralentir il y a une semaine et que la moitié des utilisateurs l'ont déjà larguée, laissant des critiques en colère. Et le problème pourrait être résolu en 30 secondes en branchant le cordon de raccordement. Et les souris de l'entrepôt se sont épuisées, elles n'ont pas acheté à temps. Une bagatelle, mais aussi désagréable.
5. Coût de création et d'utilisation acceptable.

Arrêtons-nous sur le dernier point en détail. Si pour les précédents, je peux en partie à juste titre être appelé "Captain Obvious", alors pour une raison quelconque par rapport à lui, il y a souvent un mépris total de la réalité. Arrachons les voiles!

Tout coûte de l'argent

Encore une fois, un peu de capital. Dans notre monde, pratiquement rien n'est gratuit. Les petits pains ne poussent pas sur les arbres, le Père Noël n'existe pas . Tout travail nécessite de l'argent, du temps et d'autres ressources. Si vous avez besoin d'un rapport sur le nombre de vers de terre par mètre carré. mètre, alors nous pouvons estimer sa valeur. Estimons les coûts:

1. Créature. Coûte de l'argent C. Ici, nous allons également inclure diverses améliorations, modernisations - nous désignerons C _m
   
   
   
   Cela peut être l'écriture d'un code qui génère un rapport à partir de la base de données. Venir avec un formulaire dans Excel pour le remplissage manuel. Enseigner à un employé stupide et doué comment insérer correctement des nombres dans une cellule et enregistrer un fichier.
2. Préparation régulière. Cela coûte P argent / jour (enfin, ou une autre période, pas le point).
   
   
   
   Un employé doit prendre une pelle et creuser quelques mètres carrés de terre. Comptez les vers détectés et insérez les données dans la plaque
3. Durée de vie utile (amortissement). T jours. Cela comprend également la quantité de révision qui sera utilisée, la modernisation - T _m .

Vous pouvez utiliser un rapport sans modifications pendant plusieurs années, ou vous pouvez proposer de nouveaux indicateurs et modifier le formulaire d'affichage chaque jour.



Au total, ce rapport coûte par jour

$$

$$/T+ / T+$$

Prenons un exemple. Qu'il en coûte 10 000 crédits galactiques pour développer le rapport. Il sera utilisé pendant environ un an et demi sur Terre (prenons 500 jours pour la simplicité), puis ils proposeront quelque chose de fondamentalement nouveau. Aussi, pendant cette période, une révision mineure de 1000 crédits sera requise. La saisie manuelle quotidienne des données (tout ne peut pas être obtenu automatiquement à partir de la base de données) coûte 100 crédits. Au total, nous avons:

10000/500 + 1000/500 + 100 = 122. S'il y a 243 jours ouvrables par an, c'est-à-dire que cela nous coûte environ 30 000 jours par an.La formule est généralement simple. Les personnes intéressées peuvent insérer les données dans une feuille de calcul et jouer avec les paramètres. Si vous créez de nouvelles colonnes, que vous devez changer la couleur du graphique chaque semaine ou que le rapport lui-même est fait manuellement pendant une demi-journée, il est facile d'obtenir des centaines de milliers de coûts. À ce stade, cela vaut la peine de réfléchir sérieusement: cette information est-elle vraiment si importante et vaut-elle l'argent?

Un exemple de rapport très inefficace issu d'une expérience personnelle à long terme

Situation. La société a deux directions principales qui ne se chevauchent pas dans un même bureau: le commerce de gros de céréales (nous achetons aux agriculteurs de la région) et la vente de groupes électrogènes diesel (les principaux clients sont des pétroliers dans des régions très éloignées). A cette époque, personne n'avait vraiment de téléphone portable. Tout le monde a appelé sur des téléphones filaires ordinaires. Les appels vers la région (zone tarifaire <100 km) étaient très bon marché. Et dans le territoire de Krasnoïarsk, en Extrême-Orient, etc., c'est assez cher. L'entreprise fonctionnait avec de bons bénéfices, mais les coûts de communication étaient également assez importants. Bien que la principale source de coûts soit claire pour tout le monde, le PDG a exigé une ventilation par département. Nous n'avions aucun journal PBX. Electrosvyaz (aujourd'hui Rostelecom) savait comment envoyer des informations sous forme de rouleau de papier. Au total, mon collègue a pris plus d'une semaine de temps de travail,pour analyser tout cela et générer le rapport requis. La réunion au cours de laquelle ils étaient censés examiner ce rapport et tirer des conclusions ressemblait à ceci:



Général: "Yura (chef des vendeurs de groupes électrogènes), qu'avez-vous dit?"

Yura: "Eh bien, nous travaillons!"

Général: "Oh, bien, bien joué!"



C'est, en fait, qu'ils n'ont rien appris de nouveau et d'utile à un prix élevé. La situation ressemble à





Pour obtenir des conseils adéquats, vous devez disposer d'informations sous forme de rapports. Si le rapport n'est pas pratique, vous devez réfléchir à la façon de l'améliorer, peut-être ajouter des informations manquantes. Mais en même temps, il faut bien comprendre que cela coûtera de l'argent. Peut-être beaucoup d'argent. La bonne question devrait être: "L'obtention d'informations X vaut-elle la somme de Y?"



Exemples:



"Vaut-il la peine de connaître la couleur des souris dans l'entrepôt (colonne du rapport) 5000 roubles?" (la réponse est plutôt négative, car cette information est si rarement requise et peu utile que son coût est proche de zéro)



«La connaissance de la complexité des tâches effectuées dans la dernière version et prévues dans les 50 000 roubles actuels vaut-elle? (La réponse est plutôt positive, car il faut comprendre le plus tôt possible qu'il y a un risque de ne pas être à l'heure. Dans ce cas, on peut trouver une solution en discutant du problème avec le chef d'équipe et le client ou en engageant un pigiste pour certaines tâches).



Il y a aussi un point important: l'information peut perdre de sa pertinence. Autrement dit, le destinataire ne s'y intéresse plus en tout ou en partie, mais nous continuons à générer des rapports. Cependant, le destinataire n'a aucune motivation particulière pour les annuler.



Si le bon sens ne suffit pas, au niveau de l'entreprise, le processus peut être efficacement structuré comme suit. Le destinataire de chaque rapport doit les «financer» dans le cadre du budget de l'unité. Autrement dit, si vous avez besoin de rapports 1, 2, 3, 4, 5 d'une valeur totale de X roubles, les coûts de la comptabilité de gestion sont répartis en conséquence. Dans ce cas, bon gré mal gré, vous devrez vous tenir dans le cadre et ne demander vraiment que des informations vraiment pertinentes, sans aucun doute rejetant des informations inutiles.