Optimisation du travail à distance
En migrant vers un site distant en mars de l'année dernière , Figma, comme de nombreuses autres entreprises, a commencé à rechercher des moyens d'organiser la collaboration et de transférer en ligne les processus et les flux de travail hors ligne. Comme nous avons de plus en plus utilisé Figma comme une maison virtuelle pour divers processus, du brainstorming et de la recherche au team building, puis nous avons développé une hypothèse sur les moyens de changer l'environnement: si nous développons, organisons et implémentons des modèles de collaboration créés spécifiquement pour le travail à distance, alors l'efficacité de la collaboration augmentera, et cela ne s'applique pas seulement à la conception. Cette augmentation prévue de l'efficacité de la collaboration signifierait que les modèles facilitent le travail à distance et pourraient potentiellement soulager certains des problèmes dont nos utilisateurs (et nous-mêmes!) Se sont plaints.
Le service de développement a rapidement créé un «sélecteur de modèles» qui permet aux utilisateurs de créer de nouveaux fichiers à partir de préréglages vides ou de modèles pour divers échantillons de travail à distance. Nous avons mené une expérience sur un sous-ensemble de notre base d'utilisateurs, offrant un sélecteur de modèles à notre groupe expérimental. Le défi était de voir comment les équipes utiliseraient ces modèles (le cas échéant) et d'évaluer leur impact ultime sur la collaboration.
Le sélecteur de modèles utilisé dans l'expérience
Nos découvertes
Nous avons constaté que les utilisateurs qui ont reçu le sélecteur de modèles avaient un taux de collaboration 5% plus élevé. Il est mesuré comme le pourcentage d'utilisateurs qui apportent des modifications ou des commentaires au fichier partagé. De plus, nous avons remarqué qu'avec le sélecteur de modèles, les utilisateurs ont découvert de nouvelles fonctionnalités: 10% d'utilisateurs en plus ont découvert des préréglages d'images et 90% d'utilisateurs en plus ont utilisé les fichiers de la communauté Figma dans leur processus de création. Cela s'appliquait à la fois aux concepteurs et à leurs collègues non concepteurs - les fichiers les plus populaires comprenaient à la fois des modèles de conception spécialisés (pour organiser des sprints de conception à distance) et des modèles plus généraux, par exemple, des modèles de tableau blanc et de consolidation d'équipe.
Même si l'expérience a été menée avec une partie de notre base d'utilisateurs, elle n'est pas passée inaperçue. Nous avons reçu des commentaires positifs sur les médias sociaux et des demandes d'ajout de modèles de documents pour d'autres cas d'utilisation au sélecteur. Les équipes de travail ont non seulement utilisé ce contenu, mais l'ont également remercié. L'objectif principal de Figma Community est de rassembler les utilisateurs afin qu'ils puissent partager, apprendre et communiquer. C'était l'exemple parfait de la façon dont nous pouvons trouver des moyens de collaborer dans un monde où le télétravail est devenu si important, en s'appuyant sur le travail de chacun.
Cependant, la découverte la plus importante était que nous savions déjà que la collaboration allait bien au-delà des limites du design. Et plus les gens entrent dans le courant de la collaboration dans la conception de produits et l'expérience utilisateur, plus ils sont susceptibles d'améliorer la qualité de leur collaboration dans d'autres situations également.
Carte de coopération
Notant la réponse positive de la communauté, nous avons décidé de quantifier les changements et les modèles de correspondance entre les entreprises et les régions, d'autant plus que plus de 80% des utilisateurs de Figma sont situés en dehors des États-Unis. Le monde évolue vers le travail à distance et nous constatons une collaboration accrue entre les pays et les fuseaux horaires. L'image ci-dessous montre les invitations et les échanges de fichiers entre les utilisateurs de différents pays. Chaque lien représente un échange et chaque pays est coloré en fonction du degré de coopération internationale - plus le pays est sombre, plus il y a de collaboration.
En savoir plus sur ce que nous avons trouvé:
Entre les régions
En 2020, l'Europe était la région avec la croissance la plus active en matière de coopération internationale: en février 2021, le nombre d'échanges de fichiers a doublé par rapport au même mois l'année dernière. À l'échelle mondiale, le nombre de fichiers traités ensemble dans différents fuseaux horaires en février 2021, par rapport au même mois l'année dernière, a été multiplié par 3,5 (et pour tous les fichiers en général, l'augmentation a été de 2,6 fois).
Entre les designers et leurs pairs
Au sein des équipes, nous constatons une tendance de plus en plus de non-concepteurs à rejoindre les espaces de travail de conception de leurs équipes et à faire partie du processus de conception. Dans les équipes professionnelles et les organisations, le ratio de designers par rapport aux non-designers a augmenté de février 2020 à février 2021, et il y a 25% de non-designers en plus pour chaque designer de l'équipe. Avec le besoin croissant de communication asynchrone, les concepteurs partagent leurs fichiers en mode lecture seule avec leurs pairs pour obtenir des commentaires en temps réel. Cette tendance se traduit à la fois par une augmentation du nombre de fichiers que les designers partagent avec leurs collègues non designers (+ 140%) et par une augmentation du ratio éditeur / spectateur (+ 12%) au cours de l'année écoulée.
Dans le processus de conception
Nous avons également remarqué que davantage d'équipes ont commencé à collaborer dans Figma plus tôt dans le cycle de vie des fichiers. Pendant 90 jours, nous avons mesuré la métrique «délai de collaboration», mesurée comme le nombre de jours écoulés entre la date de création du fichier et la première ouverture du fichier par un autre employé (et non par la personne qui a créé le fichier). Le délai moyen de coopération a diminué de 11% entre la période précédant la pandémie COVID et le deuxième trimestre de l'année (lorsque la plupart des entreprises ont commencé à travailler à distance), et est resté stable jusqu'à la fin de 2020.
Transfert de processus hors ligne vers en ligne
En étudiant les données obtenues (en plus de notre expérience du travail à distance à Figma), nous avons remarqué que les concepteurs partageaient de plus en plus des fichiers avec leurs collègues d'industries connexes, et que cette collaboration s'était coulée avec plus de souplesse dans les structures des organisations et des équipes. Nous avons contacté Atlassian et Dropbox pour examiner leurs observations et comparer les statistiques de collaboration pré-COVID post-COVID.
Collaboration entre personnes de différentes professions chez Atlassian
Début mars 2020, Atlassian a commencé à utiliser activement Figma juste après la fermeture de ses bureaux en raison de la pandémie. Le designer Jake Miller nous a dit qu'aller travailler sur un dossier à Figma lui rappelait fortement le sentiment de travailler dans un bureau avec des collègues. «Regarder les curseurs bouger vous donne un sentiment de collaboration, pas seulement de remettre un travail», dit Jake. "Le processus de conception devient socialisé." Et ce niveau de collaboration va au-delà de l'équipe de conception, il est interdisciplinaire. Grâce à l' utilisation des fichiers Figma dans Confluence , «tout le monde fait partie du processus de conception», déclare Jake. "Personne ne reste exclu du cycle."
Plus important encore, pouvoir collaborer sur le même fichier ressemble moins à un travail à distance qu'à un travail d'équipe. «Nous n'avons même pas réalisé ce que nous perdions dans le processus de conception. Grâce à cela, le travail à distance est redevenu un travail d'équipe. "
Graphique de collaboration de l'équipe Atlassian dans Figma avant et après COVID
Asynchrone d'abord dans Dropbox
Dans le cadre du passage à un modèle de travail virtuel, Dropbox a intégré l' expérience de collaboration des réunions à un flux de travail basé sur des fichiers, en optant pour le modèle asynchrone par défaut.
«Bien que les employés aient naturellement tendance à résoudre les problèmes de travail par le biais d'appels vidéo, cela a entraîné une fatigue de Zoom, une surcharge de communication, un contact constant et un manque de temps pour se concentrer sur le travail stratégique et créatif», a déclaré Alistair Simpson, vice-président du design chez Dropbox.
Le graphique de collaboration de l'équipe Dropbox chez Figma avant et après COVID
Plutôt que de s'appuyer sur des réunions, l'équipe de conception de Dropbox a transféré l'essentiel de son travail vers des fichiers collaboratifs. Alistair affirme que cette nouvelle façon de travailler permet d'économiser les ressources les plus importantes de l'équipe: temps et énergie. «Lorsque vous travaillez de manière asynchrone, les pauses entre les messages et la communication verbale sont non seulement acceptables mais également préférables. Ils créent un espace d'amélioration et ajoutent de la valeur au temps passé ensemble », déclare Alistair.
L'équipe s'efforce également d'obtenir l'échange le plus ouvert possible, ce qui conduit à la démonstration de l'œuvre à un public plus large. «Au lieu d'avoir une grande réunion, nous avons commencé à enregistrer les résultats de l'analyse de conception et à les partager par le biais de notes que les employés peuvent consulter au moment où ils le souhaitent», explique Alistair. «Des pratiques comme celle-ci nous permettent d'égaliser les règles du jeu et de devenir des concepteurs plus flexibles.»
Au cours de l'année écoulée, de nombreuses entreprises ont fondamentalement changé leur façon de travailler, voire fondamentalement changé leur modèle commercial. Si le télétravail était définitivement une amélioration dans une certaine mesure, nous espérons que certains de ces changements - communication ouverte, plus grande implication des employés dans les processus et échanges entre les différentes équipes - perdureront après.